Office Manager (w/m/d) auf geringfügiger Basis bzw. in Teilzeit

Almirall, S.A; Hamburg; Vor Ort; EUR 20.000 - 31.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Vielfältige Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung

Engagiertes Team und innovative Arbeit

Flexible Arbeitszeiten

Zusammenfassung

Ein internationales pharmazeutisches Unternehmen in Hamburg sucht einen Office Manager (w/m/d) auf geringfügiger Basis oder Teilzeit. Die Aufgaben umfassen die Besetzung des Empfangs, allgemeine Verwaltungsaufgaben, die Organisation der Mailkorrespondenz sowie die Unterstützung der lokalen Teams. Erforderlich sind mehr als fünf Jahre Erfahrung im Büromanagement und eine kaufmännische Ausbildung. Wir bieten eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen Team.

Qualifikationen

• Mindestens fünf Jahre Erfahrung im Büromanagement und in kundenorientierten Funktionen.
• Erfahrung in multinationalen Umgebungen.
• Erfahrung in multinationalen Umgebungen.

Aufgaben

• Besetzung des Empfangs an Freitagen sowie bei Urlaub/Krankheit.
• Erledigung allgemeiner Empfangsaufgaben.
• Organisation der Mailkorrespondenz für den medizinischen Bereich.
• Bearbeitung eingehender Kundenanfragen.

Kenntnisse

Multitasking

Organisatorische Fähigkeiten

Zeitmanagement

Kommunikationsfähigkeit

Diskretion

Deutsch/Englisch

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Ausbildung

Tools

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft Outlook

MS Teams

Jobbeschreibung

Wir kümmern uns. Durch pharmazeutische Innovation und ein starkes Engagement für globale Partnerschaften im Gesundheitswesen setzen wir uns für die Bereitstellung von Hilfsmitteln, Wissen und Wissenschaft ein, um die Gesundheit von Patient:innen weltweit zu verbessern. Wir erforschen, entwickeln, produzieren und vermarkten unsere eigenen Medikamente sowie ein Portfolio von lizenzierten Produkten, die auf die Bedürfnisse verschiedener Therapiebereiche zugeschnitten sind. Heute zählen wir knapp 2000 Mitarbeitende und haben ein Portfolio von über 100 Produkten in mehr als 90 Ländern.In Deutschland haben wir ein klares Mandat daraus abgeleitet, medizinisches Fachpersonal noch besser in die Lage zu versetzen, Patient:innen bestmöglich zu versorgen und uns als „One-Stop-Shop“ in der Dermatologie zu positionieren. Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir einen **Office Manager (w/m/d) auf geringfügiger Basis bzw. in Teilzeit**.## **Aufgaben und Zuständigkeiten*** Besetzung des Empfangs an Freitagen (in der Regel 8.00 Uhr bis 16.00 Uhr) sowie bei Urlaub / Krankheit* Erledigung allgemeiner Empfangsaufgaben wie Begrüßung von Gästen, Verwaltung des allgemeinen Posteingangs, allgemeine Verwaltungsaufgaben sowie Pflege der internen Adress- und Verteilerlisten* Organisation der Mailkorrespondenz für den medizinischen Bereich* Bearbeitung eingehender Kund:innenanfragen (bezüglich Produktverfügbarkeit), Schnittstelle zum Kundenservice und weiteren Abteilungen* Tägliche organisatorische und administrative Unterstützung der lokalen Teams, Unterstützung bei der Organisation von Besprechungen, einschließlich Catering und IT-Einrichtung* Verwaltung des Büromaterialbestands durch Überprüfung der Lagerbestände zur Ermittlung des Lagerbestands; Vorausplanung des Bedarfs; Bewertung neuer Büroprodukte; Bestellung und Beschleunigung von Lieferungen; Überprüfung des Wareneingangs* Unterstützung von P&C bei lokalen Engagement-Aktivitäten sowie bei internen Kommunikationselementen## **Ausbildung*** Kaufmännische Ausbildung oder vergleiche Ausbildung## **Erfahrung*** Mehr als fünf Jahre Erfahrung im Büromanagement und in kundenorientierten Funktionen* Erfahrung in multinationalen Umgebungen## **Spezielle Kenntnisse*** Proaktive Fähigkeit zum Multitasking und zu selbstständigem Arbeiten, Bearbeitung von Aufgaben aus verschiedenen Bereichen* Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, Prioritätensetzung und Zeitmanagement* Angemessener und diskreter Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen* Effektive Kommunikation in Wort und Schrift in Deutscher und Englischer Sprache* Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Word, Excel, Outlook, MS Teams und anderen Unternehmensanwendungen## **Werte und Kompetenzen*** Dynamisch, flexibel und pragmatisch* Serviceorientierung und Teamfähigkeit* Fürsorglichkeit, Engagement und Dynamik## **Das bieten wir*** Eine abwechslungsreiche und sinnstiftende Tätigkeit in einem innovativen und zukunftsorientierten Unternehmen.* Vielfältige Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung.* werden Sie Teil eines engagierten Teams, das durch starke cross-funktionale Zusammenarbeit und Innovation die Zukunft der Dermatologie gestaltet!* Und darüber hinaus so viel, dass wir es im Folgenden für Sie zusammengefasst haben:We are a **people-centric company** where employees are at their best, patients and customer are at the heart of every decision, and our focus and agility allow us to deliver greater impact for all.Additionally, for the 17th year in a row, we have been certified as Top Employer Spain, and also Top Employer Germany for the first time.This strengthens our commitment to create a **unique work environment that helps our employees to develop their skills to fullest** and grow both professionally and as individuals.We are delighted to have a great team that is proactive, innovative, and eager to transform the world of people with skin conditions.We are **proud of each one of our employees**, their development, and growth: they are the success of the company.*Our purpose*"Transform the patients' world by helping them realize their hopes & dreams for a healthy life".*Our values** **Care:** we listen & empathize, we value diverse perspectives & backgrounds and we help each other succeed.* **Courage:** we challenge the status quo, we take full ownership and we learn from our success & failures.* **Innovation:** we put the patient and customer at the center, we create novel solutions and we empower entrepreneurial mindsets.* **Simplicity:** we act decisively and avoid over-analysis, we understand why before we act and we are agile & keep things simple.At Almirall, it’s all about people!**#wearealmirall**