Office Manager Munich

Edelman Smithfield; München; Vor Ort; EUR 17.000 - 21.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Apple- oder Microsoft-Produkte

DEI-freundliches Arbeitsumfeld

Weiterbildungsmöglichkeiten

CALM-App Premium-Zugang

Überstunden in Freizeit

Zusammenfassung

Edelman Smithfield in München sucht eine engagierte Office Managerin bzw. einen Office Manager (m/w/d) in Teilzeit (15 Stunden pro Woche). Du bist das Organisationstalent, das Termine koordiniert, den Büroalltag strukturiert und das Team unterstützt.

Präsenz im Büro ist gewünscht; Homeoffice ist in Ausnahmefällen möglich. Zu deinen Aufgaben gehören Postein- und -ausgang, Vorbereitung von Meetings, Buchhaltungsunterstützung, Veranstaltungsorganisation, Reisemanagement und Empfang.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder erste Erfahrung im Office Management.
• Kommunikationsstärke auf Deutsch und Englisch, freundlich und souverän.
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen und Adobe Acrobat.
• Organisationsstärke, strukturiertes, selbstständiges Arbeiten und Teamgeist.
• Präsenz im Büro; Homeoffice ist in Ausnahmefällen möglich.

Aufgaben

• Büroorganisation und -verwaltung: Termine, Postein- und -ausgang, Office Supplies, reibungsloser Büroalltag.
• Vorbereitung von Meetings: Räume, Termine und Unterlagen koordinieren.
• Unterstützung der Buchhaltung: Rechnungen/Belege im Blick.
• Teamassistenz: organisatorische und administrative Unterstützung.
• Organisation von Team-Events: interne Veranstaltungen planen.
• Nachhaltigkeit im Büro: Beiträge im Green Team einbringen.
• Empfang und Betreuung von Gästen: Besucher freundlich willkommen heißen.
• Technische Fragen: Ansprechpartner bei Problemen, Koordination externer Dienstleister.
• Reisemanagement: Geschäftsreisen buchen und abrechnen.
• Schnittstelle zur Hausverwaltung: Bürogebäude-Angelegenheiten klären.
• Telefonzentrale: Anrufe auf Deutsch/Englisch entgegennehmen und weiterleiten.

Kenntnisse

Kaufmännisches Know-how

Kommunikationsstärke

Organisationstalent

Teamgeist

Präsenz im Office

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Word

Excel

PowerPoint

Adobe Acrobat

Jobbeschreibung

Edelman is a voice synonymous with trust, reimagining a future where the currency of communication is action. Our culture thrives on three promises: boldness is possibility, empathy is progress, and curiosity is momentum. At Edelman, we understand diversity, equity, inclusion and belonging (DEIB) transform our colleagues, our company, our clients, and our communities. We are in relentless pursuit of an equitable and inspiring workplace that is respectful of all, reflects and represents the world in which we live, and fosters trust, collaboration and belonging.

Wir bei Edelman sind die Trust Maker. Wir sind eine globale, inhabergeführte Kommunikationsagentur, die Vertrauen zwischen Menschen, Marken, Unternehmen und Organisationen auf- und ausbaut. Unsere 6.000 Mitarbeitenden in mehr als 60 Niederlassungen entwickeln Kommunikationsstrategien, die unseren Kund:innen das Vertrauen ihrer Stakeholder geben und sie in die Lage versetzen, mit Überzeugung zu führen und zu handeln. Unsere Office Manager:innen sind die Heldinnen und Helden im Bürodschungel. Sie halten mit einer gehörigen Portion Humor und Tatendrang unsere Büros auf Trab.

Wenn du ein Organisationstalent bist und den Büroalltag mit einem Lächeln meisterst, bist du bei uns genau richtig! Wir suchen nämlich zum nächstmöglichen Zeitpunkt an unserem Standort in München eine:n Office Manager (m/w/d) in Teilzeit (15 Stunden pro Woche).

Das bringst Du mit:

• Kaufmännisches Know-how: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder bereits erste Erfahrung im Office Management gesammelt.
• Kommunikationsstärke: Du trittst freundlich und souverän auf und kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch.
• Sicherer Umgang mit gängigen Tools: MS Word, Excel, PowerPoint und Adobe Acrobat gehören für Dich zum Arbeitsalltag.
• Organisationstalent und Teamgeist: Du arbeitest strukturiert, selbstständig und zuverlässig, behältst den Überblick und unterstützt Dein Team dort, wo Du gebraucht wirst.
• Präsenz im Office: Du bist gerne vor Ort, hältst die Fäden zusammen und sorgst dafür, dass im Büro alles rundläuft.
• Homeoffice ist aber auch für Dich in Ausnahmefällen in Ordnung.

Das erwartet Dich bei uns:

• Büroorganisation und -verwaltung: Du koordinierst Termine, hast den Postein- und -ausgang im Blick, kümmerst dich um Nachschub bei den Office Supplies und sorgst allgemein für einen reibungslosen Büroalltag.
• Vorbereitung von Meetings: Du organisierst Räume, Termine und Unterlagen und stellst sicher, dass alle Beteiligten zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.
• Unterstützung der Buchhaltung: Du behältst Rechnungen und Belege im Blick und unterstützt bei vorbereitenden buchhalterischen Aufgaben.
• Teamassistenz: Du unterstützt Deine Kolleginnen und Kollegen bei organisatorischen und administrativen Themen.
• Support bei der Organisation von Team-Events: Du planst interne Veranstaltungen mit und sorgst dafür, dass aus guten Ideen gelungene Events werden.
• Nachhaltigkeit im Büro: Als Teil des Green Teams bringst Du eigene Ideen ein und unterstützt uns dabei, den Büroalltag nachhaltiger zu gestalten.
• Empfang und Betreuung von Gästen: Du heißt Besucherinnen und Besucher herzlich willkommen und sorgst dafür, dass sie sich bei uns gut aufgehoben fühlen.
• Unterstützung bei technischen Fragen: Du bist erste Ansprechperson bei kleineren technischen Themen und koordinierst bei Bedarf externe Dienstleister.
• Reisemanagement: Du organisierst Geschäftsreisen von der Buchung bis zur Abrechnung und behältst dabei alle Details im Blick.
• Schnittstelle zur Hausverwaltung: Du koordinierst Anliegen rund um das Bürogebäude und sorgst dafür, dass offene Themen schnell geklärt werden.
• Telefonzentrale: Du nimmst Anrufe auf Deutsch und Englisch professionell entgegen und leitest sie an die richtigen Ansprechpersonen weiter.

Was wir Dir bieten:

• Du kannst im Rahmen unserer Überstundenguideline Deine Mehrarbeit in Freizeit ausgleichen.
• Wähle frei zwischen Apple- oder Microsoft-Produkten.
• Ein LGBTIQ+ freundliches Arbeitsumfeld mit globalem Netzwerk und deutlicher Positionierung.
• Nachhaltigkeit ist ein fester Bestandteil unserer Unternehmensstrategie, vorangetrieben durch unser Citizenship Team.
• Eine Vielfalt von Initiativen u.a. zu den Themen DEI (Diversity, Equity & Inclusion) und Female Empowerment.
• Unser umfangreiches Weiterbildungsangebot beinhaltet neben diversen Onsite-Trainings auch unsere digitale Trainingsplattform mit Kursen und Informationen zu Themen wie Community & Culture, Leadership & Management uvm.
• Um nach der Arbeit einen guten Ausgleich zu schaffen, nutze unser kostenloses Premium Abo der CALM-App mit zahlreichen Meditationsangeboten uvm.

We are dedicated to building a diverse, inclusive, and authentic workplace, so if you’re excited about this role but your experience doesn’t perfectly align with every qualification.

It started with one man’s passion to make an impact through stories… 70 years later, we are the world’s largest communications firm, which fosters an environment where people feel empowered to take the kind of bold action that makes careers, reshapes industries, and creates the unexpected.

We are one global team, over 6,000 strong across 60 offices, grounded by our shared values. We promise an experience where our employees see that boldness is possibility, empathy is progress, and curiosity is momentum.

Since Dan Edelman founded the firm in 1952, we have remained an independent, family‑run business, and our culture is one that brings understanding, collaboration, and respect to our work and to each other.

Diversity, equity, inclusion, and belonging (DEIB) transform our colleagues, our clients, and our communities, and propel us forward as a company. At Edelman, we are in relentless pursuit of a fair and inspiring workplace that is respectful to all, reflects and represents the world in which we live, and fosters trust and collaboration.

Each day and on each project, we strive to ensure that our colleagues feel a sense of true inclusion and belonging and can bring their best to their work— taking action and shaping impactful moments and movements within our company, on behalf of our clients, and within communities around the globe.

The relentless pursuit of excellence, the freedom to be constantly curious, the courage to do the right thing and the commitment to positively impact society.

We grow our people, invite and celebrate differences, and our reputation is our brand. We’re global, yet local. We offer more than just a career – we offer a place to grow, make a meaningful impact, and help drive change alongside some of the brightest minds in the industry.