Mitarbeiter*in Administration und Business Support

VDI Media GmbH; Düsseldorf; Hybrid; EUR 38.000 - 46.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Mobile working

Corporate Benefits Program

Airport Düsseldorf discounts

Zusammenfassung

VDI Media GmbH sucht eine engagierte Büro-/Verwaltungsfachkraft zur strukturierten Verwaltung von Verträgen und Dokumenten sowie eigenständigen Bearbeitung von Anfragen.

Sie übernimmt die Abrechnung von Lizenzgebühren, koordiniert die Zusammenarbeit mit externen Zahlungsdienstleistern und bereitet Auswertungen sowie Monatsberichte effizient vor.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in einer administrativen oder kaufmännischen Funktion.
• Affinität zu Zahlen, sorgfältig, strukturiert, hoher Qualitätsanspruch.
• Aufgaben eigenverantwortlich organisieren, Prioritäten setzen, zuverlässig.
• MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel; PowerPoint von Vorteil.

Aufgaben

• Du sorgst für eine strukturierte Verwaltung unserer Verträge und Dokumentenablage.
• Du bearbeitest Anfragen von Versicherungen, Vereinen und Verbänden – z. B. zu Unternehmenskennzahlen – eigenständig.
• Du übernimmst die Verwaltung und Abrechnung von Lizenzgebühren.
• Du fungierst als Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung und koordinierst die Zusammenarbeit mit externen Zahlungsdienstleistern.
• Du bereitest Auswertungen, Präsentationen und Monatsberichte übersichtlich auf.

Kenntnisse

Zahlenaffinität

Organisationsvermögen

Kommunikationsstärke

Zuverlässigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Excel

PowerPoint

Jobbeschreibung

VDI

VDI Media bündelt die Kompetenzen von VDI Verlag und VDI Fachmedien unter einer gemeinsamen starken Marke. Als führendes Medienhaus für Ingenieur*innen sowie technische Fach- und Führungskräfte bietet das Unternehmen ein umfassendes Informations- und Wissensangebot über digitale und gedruckte Medien sowie persönliche Veranstaltungsformate.

Das erwartet dich

• Du sorgst für eine strukturierte Verwaltung unserer Verträge und Dokumentenablage.
• Du bearbeitest Anfragen von Versicherungen, Vereinen und Verbänden – beispielsweise zu Unternehmenskennzahlen – eigenständig.
• Du übernimmst die Verwaltung und Abrechnung von Lizenzgebühren.
• Du fungierst als Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung und koordinierst die Zusammenarbeit mit externen Zahlungsdienstleistern.
• Du bereitest Auswertungen, Präsentationen und Monatsberichte übersichtlich und adressatengerecht auf.
• Du kümmerst dich um die Administration der Tankkarten und Bahncards im Rahmen unserer Mobilitätsservices.
• Du unterstützt das Team bei vielfältigen administrativen Aufgaben und sorgst mit deinem Organisationstalent für strukturierte Abläufe.

Das bringst du mit

• Du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation durch mehrjährige Berufserfahrung.
• Du bringst mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in einer administrativen oder kaufmännischen Funktion mit.
• Du hast eine ausgeprägte Affinität zu Zahlen und arbeitest sorgfältig, strukturiert und mit einem hohen Qualitätsanspruch.
• Du organisierst deine Aufgaben eigenverantwortlich, setzt die richtigen Prioritäten und arbeitest zuverlässig.
• Du gehst sicher mit den gängigen MS-Office-Anwendungen um – insbesondere mit Excel. Kenntnisse in PowerPoint sind von Vorteil.
• Du überzeugst durch Serviceorientierung und Kommunikationsstärke und gehst diskret mit sensiblen Informationen um.
• Du siehst Veränderungen als Chance, bringst dich aktiv in neue Prozesse ein und behältst auch in dynamischen Situationen den Überblick.

Darauf kannst du dich verlassen

• Sinnstiftende Arbeit mit echtem Impact und Gestaltungsmöglichkeit.
• Eine Unternehmenskultur, die geprägt ist von Fairness, Seriosität und konstruktiver Streitkultur – mit einem ambitionierten Streben nach Exzellenz durch kontinuierliche Verbesserung.
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie: Möglichkeit des mobilen Arbeitens und ein lösungsorientierter Umgang mit familiären Herausforderungen.
• Für dein Wohlbefinden und deine Gesundheit bieten wir Gesundheits-Checks und z. B. Impfmöglichkeiten
• Zusätzlich bieten wir attraktive Vergünstigungen: Nutze z.B. die Möglichkeit zu vergünstigtem Einkaufen am Flughafen Düsseldorf und besuche den Crew Shop, wo Du von attraktiven Rabatten im Rahmen des Corporate Benefits Programms profitierst.

Ansprechperson

Stefanie Pathmanathan (she/her)
Talent Attraction Managerin

Der VDI ist ein moderner Arbeitgeber, darum geben wir jedem Menschen eine faire Chance. Unser Ziel ist es, mit unseren Mitarbeitenden die Vielfalt der Gesellschaft abzubilden und ein attraktiver Arbeitgeber für jeden Menschen zu sein. Wir freuen uns darauf, dank dir noch vielfältiger zu werden.