Medical Affairs Operations Coordinator (gn) in Berlin - Jetzt bewerben!

Gi Group Germany GmbH; Berlin; Vor Ort; EUR 42.000 - 56.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Standortsicherheit Berlin

Hoher Home-Office Anteil

37,5 Std./Woche

Einsatz bis 31/12/2027

Zusammenfassung

Gi Group Germany GmbH vermittelt Einstieg als Pharmakant (gn) in Berlin bei einem weltweit führenden Pharmaunternehmen.

Zu den Aufgaben gehören Vertragsmanagement, Dokumentation, Compliance, Budgetkontrollen und SAP-basierte Berichte. Die Position bietet StandortBerlin mit hohem Home-Office-Anteil und Vollzeit.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation mit Berufserfahrung im Vertragsmanagement.
• Erste Erfahrungen im Projektmanagement (Koordination, Planung, Umsetzung).
• Sehr gute Kenntnisse der globalen Compliance-Richtlinien und EFPIA-Anforderungen.
• Fundierte Kenntnisse der genannten IT-Systeme (CLMS, LPC X, YourDocs, IQVIA Transparency, SAP, Smartbuy, CONCUR).

Aufgaben

• Unterstützung bei Vorbereitung, Dokumentation und Archivierung von Standard- und Nicht-Standard-Verträgen gemäß geltenden Compliance-Vorschriften.
• Koordination der vertragsbezogenen Logistik mit dem Projektleiter (Global Marketing/Medical Affairs), mit der Legal & Compliance Funktion sowie mit externen Vertragspartnern.
• Eigenständige Erstellung von Checklisten für Reisebuchungen und Einholung der Genehmigungen durch Compliance-Funktionen.
• Pflege der Contract Management Datenbank (Stammdaten Vertragspartner, Vertragsdaten).
• Sicherstellung des EFPIA Reportings durch Bestellanforderungen und Transfer of Values.
• Prüfung eingehender Rechnungen und Klärung mit Vertragspartnern; Weiterleitung an Rechnungseingang.
• Budgetmanagement auf Basis von SAP Buchungen und datenbankbasiertes Reporting an das Management.

Kenntnisse

Projektmanagement

Compliance-Kenntnisse

Deutsch-Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

RA-Fachangestellte

Tools

CLMS

LPC X

YourDocs

IQVIA Transparency

SAP

Smartbuy

CONCUR

Jobbeschreibung

ab sofort in Vollzeit in Berlin

Einsatzort

Berlin

Branche

Life Sciences

Abteilung

Life Science

Produkt / Dienstleistung

Medizinische Geräte

Vertragsart

Vollzeit

Vertragsdetails

unbefristet

Die Gi Group ist ein international agierender Personaldienstleister mit mehr als 500 Standorten in 40 Ländern.Unser Kunde: Ein international tätiges Life‑Science‑Unternehmen mit starker Ausrichtung auf Forschung, Entwicklung und Produktion in den Bereichen Gesundheit und Agrarwissenschaften. Das Unternehmen verfolgt eine innovationsgetriebene Strategie, investiert kontinuierlich in F&E und modernisiert Produktionsprozesse durch digitale Lösungen. Qualität, Compliance (inkl. GMP‑Standards) und Nachhaltigkeit sind zentrale Leitprinzipien.

Deine Aufgaben

• Unterstützung bei der Vorbereitung, Dokumentation und Archivierung von Standard- und Nicht-Standard-Verträgen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen und entsprechenden globalen und lokalen Compliance-Vorschriften
• Verantwortung für die zeitnahe Koordination der gesamten vertragsbezogenen Logistik zusammen mit dem Projektleiter (Global Marketing / Medical Affairs), mit der Legal & Compliance Funktion sowie mit externen Vertragspartnern
• Selbstständige Erstellung von Checklisten für Reisebuchungen und jeweilige Einholung der erforderlichen Genehmigungen vom globalen und lokalen Compliance Funktionen. Übernahme von Reisebuchungen inklusive direkter Kommunikation mit den HCPs und Travel Board
• Pflege der Contract Management Datenbank (Stammdaten Vertragspartner, Vertragsdaten)
• Sicherstellung des EFPIA Reportings durch Bestellanforderungen und/oder Transfer of Values
• Sicherstellung des Bayer Science Collaboration Explorer Reportings
• Prüfung aller eingehenden Rechnungen als auch ggf. Klärung mit den Vertragspartnern. Weiterleitung an die Rechnungseingangsstelle, sowie Überwachung von Zahlungsausgängen
• Budgetmanagement auf Basis von SAP Buchungen sowie datenbankbasierendes Reporting an das Management

Dein Profil

• Kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung im Bereich Vertragsmanagement, idealerweise RA-Fachangestellte oder auch Profile, die im Bereich Vertragserstellung in der Pharmabranche Erfahrungen vorweisen können
• Erste Erfahrungen im Projektmanagement (Koordination, Planung, Ausführung und Steuerung)
• Sehr gute Kenntnisse der globalen Compliance-Richtlinien sowie EFPIA-Anforderungen
• Fundierte Kenntnisse der Bayer IT Systeme: CLMS, LPC X, YourDocs, IQVIA Transperency, SAP, Smartbuy, CONCUR
• Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit Drittdienstleistern (Medical Societies, Health Care Organisations, Agenturen) und Meinungsbildnern
• Anpassungsfähigkeit an ein sich schnell bewegendes und internationales Arbeitsumfeld
• Teamplayer (m/w/d) mit ergebnisorientierter, engagierter und selbstständiger Arbeitsweise
• Sehr gute Deutsch - und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Unser Angebot

• Einstieg als Pharmakant (gn) bei einem weltweit führendenPharmaunternehmen
• Angenehmes Arbeitsumfeld in einem hochprofessionellen Team
• Standortsicherheit in Berlin
• Hoher Home-Office Anteil
• 37,5 Std./Woche, Montag – Freitag
• Einsatz bis 31/12/2027

Unsere Stellenangebote richten sich an Arbeitssuchende jeglichen Geschlechts. (gn) = geschlechtsneutral.