Leitende administrative Koordination (m/w/d)

Technische Universität Dresden Arbeitsstätte Dresden; Dresden; Vor Ort; EUR 70.000 - 90.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

TV-L Tarifvertrag

Familienfreundliches Umfeld

Zusammenfassung

Die Technische Universität Dresden sucht eine leitende administrative Koordination (m/w/d) am Exzellenzcluster Physics of Life (PoL). Sie verantworten strategische Führung, Ressourcen- und Prozessoptimierung sowie die interdisziplinäre Zusammenarbeit innerhalb der TU Dresden.

Sie arbeiten eng mit dem PoL-Leitungsteam und externen Fördermittelgebern zusammen.

Qualifikationen

• Wissenschafts- oder Verwaltungsbackground mit Führungsverantwortung.
• Kenntnisse in Hochschul- und Drittmittelverwaltung.
• Teamführung, Organisations- und Projektmanagement.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Strategische Weiterentwicklung des PoL und Ressourcensteuerung.
• Aufbau und Optimierung administrativer Strukturen und Prozesse.
• Führung von Verwaltungsmitarbeiterinnen und -mitarbeitern; Personalplanung und -entwicklung.
• Budgetverantwortung und Finanzcontrolling; Berichterstattung an Partner.

Kenntnisse

Leitungserfahrung

Teamfähigkeit

Organisationsfähigkeit

Kommunikationsfähigkeiten

Verhandlungssichere Deutsch/Englisch

Ausbildung

Masterabschluss

Promotion von Vorteil

Tools

Budgetverwaltung

Personalmanagement

Forschungsdatenmanagement

Jobbeschreibung

Die Technische Universität Dresden (TUD) zählt als Exzellenzuniversität zu den leistungsstärksten Forschungseinrichtungen Deutschlands. 1828 gegründet, ist sie heute eine global bezogene, regional verankerte Spitzenuniversität, die innovative Beiträge zur Lösung weltweiter Herausforderungen leisten will. In Forschung und Lehre vereint sie Ingenieur- und Naturwissenschaften mit den Geistes- und Sozialwissenschaften und der Medizin. Diese bundesweit herausragende Vielfalt an Fächern ermöglicht der Universität, die Interdisziplinarität zu fördern und Wissenschaft in die Gesellschaft zu tragen. Die TUD versteht sich als moderne Arbeitgeberin und will allen Beschäftigten in Lehre, Forschung, Technik und Verwaltung attraktive Arbeitsbedingungen bieten und so auch ihre Potenziale fördern, entwickeln und einbinden. Die TUD steht für eine Universitätskultur, die geprägt ist von Weltoffenheit, Wertschätzung, Innovationsfreude und Partizipation. Sie begreift Diversität als kulturelle Selbstverständlichkeit und Qualitätskriterium einer Exzellenzuniversität. Entsprechend begrüßen wir alle Bewerberinnen und Bewerber, die sich mit ihrer Leistung und Persönlichkeit bei uns und mit uns für den Erfolg aller engagieren möchten.

Leitende administrative Koordination (m/w/d)

Am Exzellenzcluster Physics of Life (PoL) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle für die Leitende administrative Koordination (m/w/d) (bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen E 14 TV-L) zunächst für 2 Jahre befristet zur Führung auf Probe gemäß § 31 TV-L, mit der Möglichkeit einer Verlängerung bei Bewährung bis zum 31.12.2032 gemäß § 14 (1) TzBfG, zu besetzen.

Als leitende administrative Koordinatorin bzw. leitender administrativer Koordinator des Exzellenzclusters PoL übernehmen Sie eine zentrale Rolle bei der strategischen, fachlichen und operativen Führung sowie der Weiterentwicklung des Exzellenzclusters mit dem Ziel, die enge interdisziplinäre Vernetzung innerhalb und außerhalb der TUD weiter auszubauen. Sie werden von einem gut eingespielten und erfahrenen Team unterstützt, das Sie aktiv bei der Umsetzung Ihrer Aufgaben und der Weiterentwicklung von PoL begleitet.

Aufgaben

• strategische Weiterentwicklung des PoL und Sicherstellung des optimalen Ressourceneinsatzes, einschließlich Kostenkontrolle, Steuerung des Personaleinsatzes und regelmäßiger Berichterstattung an die beteiligten Institutionen und Fördermittelgeber
• Konzeption, Weiterentwicklung und Implementierung der wissenschaftsunterstützenden administrativen Strukturen und Prozesse innerhalb des Clusters sowie Definition entsprechender Schnittstellen
• Personal- und Finanzverwaltung, einschließlich der Budget-/Bewirtschaftungsverantwortung
• fachliche und disziplinarische Führung direkt unterstellter Verwaltungsmitarbeiterinnen und Verwaltungsmitarbeiter; dazu gehören arbeitsrechtliche Belange und Fürsorgepflicht, Personalplanung und -entwicklung sowie die Durchführung von Jahresgesprächen
• Konzeption zur Verstetigung des Clusters, einschließlich Verwaltungsprozessen, Einbettung des PoL in die universitären Strukturen und langfristiger finanzieller Stabilität
• Steuerung organisatorischer und strategischer Entwicklungsprozesse durch kontinuierliche Analyse und Optimierung interner Strukturen, Prozesse und Schnittstellen zu Partnern unter besonderer Berücksichtigung von Effizienz- und Wirtschaftlichkeitsaspekten
• Akquise und Koordination von Fördermitteln (SFB, EXC usw.), Sponsoring und anderer großangelegter Investitionen (z. B. Anschaffung von Großgeräten usw.) zur Unterstützung von PoL
• Kontrolle und Überwachung des Projektfortschritts, Evaluation im Hinblick auf die Zielvorgaben im Projekt, Umsetzung von Qualitätssicherungsmaßnahmen und -standards, unter anderem in den Bereichen Forschungsdatenmanagement und Forschungsdokumentation
• Erstellung und Bereitstellung von Berichten für die PoL-Leitung zu allen administrativen und strategischen Aspekten von PoL
• Identifizierung und Prüfung der Umsetzungsmöglichkeiten neuer digitaler Lösungen und KI-gestützter Tools zur Automatisierung und Verbesserung von Arbeitsabläufen

Voraussetzungen

• wiss. Hochschulabschluss (Master, Universitätsdiplom, Staatsexamen) in einer für die Tätigkeit geeigneten Fachrichtung z. B. Verwaltungs-, Rechtswissenschaften, BWL, Business Administration oder mit fachlichem Bezug zum Cluster; Promotion von Vorteil
• Leitungserfahrung im Verwaltungs- und Wissenschaftsmanagement, idealerweise im universitären Umfeld oder in vergleichbaren wissenschaftlichen Einrichtungen
• fundierte Kenntnisse der nationalen und internationalen Forschungslandschaft, Hochschulstrukturen und Drittmittelverwaltung, inkl. Personal-, Finanz- und Projektmanagement
• Kenntnisse der relevanten Regelungen und Gesetze des Haushalts-, Verwaltungs- und Hochschulrechts (SächsHSG, HSDAVO, Vergabevorschriften VOL/A etc.)
• Kenntnisse im Arbeitsrecht und in arbeitsrechtlichen Vorschriften sowie Erfahrung in deren Umsetzung
• ausgeprägte Fähigkeit zum eigenverantwortlichen strukturierten und strategisch-konzeptionellen Arbeiten
• sehr gute Team-, Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten, insbesondere im Hinblick auf die zielorientierte Zusammenarbeit in einem vielfältigen, kooperativen und interdisziplinären Forschungsumfeld
• verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir suchen eine Führungspersönlichkeit, die sich durch Engagement, Flexibilität, Eigeninitiative, Entscheidungssicherheit und Loyalität auszeichnet. Sie verfügen über ein hohes Maß an strategischem Denken sowie über die Fähigkeit zur Umsetzung von Veränderungsprozessen und ausgeprägte Moderations- und Konfliktlösungsfähigkeiten.

Wir bieten

• eine verantwortungsvolle und vielseitige Führungsposition in einem exzellenten wissenschaftlichen Umfeld
• die Möglichkeit, die strategische Entwicklung des PoL maßgeblich mitzugestalten
• die Möglichkeit, Dresden aktiv als internationalen Forschungsstandort voranzubringen und einen wesentlichen Beitrag zur Realisierung herausragender Forschungsprojekte zu leisten
• ein dynamisches, internationales und interdisziplinäres Arbeitsumfeld mit engagierten Kolleginnen und Kollegen sowie die Möglichkeit zur Zusammenarbeit mit renommierten Expertinnen und Experten aus der Wissenschaft
• eine Vergütung gemäß dem Tarifvertrag der Länder (TV-L) sowie attraktive Konditionen und Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes

Die TUD strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen an und bittet diese deshalb ausdrücklich um deren Bewerbung. Die Universität ist eine familiengerechte Hochschule. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind besonders willkommen. Bei gleicher Eignung werden diese oder ihnen kraft SGB IX von Gesetzes wegen Gleichgestellte bevorzugt eingestellt.

Bewerbung

08.10.2026

Die TUD ist Gründungspartnerin der Forschungsallianz DRESDEN-concept e.V.

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