Executive Assistant in München (m/w/d)

emplify GmbH; München; Hybrid; EUR 55.000 - 75.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Be you at IU

Hybrid-Arbeit

Flexible Arbeitszeit

Weiterbildung und Studiengänge

DeutschlandTicket

JobRad

30 Urlaubstage + Geburtstag frei

Zusammenfassung

IU Internationale Hochschule in München sucht ab sofort eine Executive Assistant (m/w/d) für die IU Group. Die Stelle ist in Vollzeit (40 Std./Woche) hybrid mit 3‑4 Tagen im Office und 1‑2 Tagen im Homeoffice.

Du unterstützt bis zu drei C-Level im operativen und strategischen Tagesgeschäft, koordinierst Termine, Reisen und Meetings, bereitest Unterlagen vor und nutzt moderne Tools sowie KI zur Effizienzsteigerung.

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion auf Top-Management- oder Vorstandsebene.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Hohe digitale Affinität; sicher im Umgang mit MS Office sowie modernen Tools.

Aufgaben

• Direkte Unterstützung der C-Level; Koordination und Priorisierung administrativer Aufgaben.
• Organisation von Terminen, Reisen und Events; Planung interner Veranstaltungen.
• Vorbereitung von Präsentationen und Entscheidungsunterlagen; Nutzung von KI-Tools zur Effizienzsteigerung.
• Professionelle Korrespondenz mit internen und externen Stakeholdern; Schnittstellenmanagement.
• Eigenständiges Management kleiner Projekte und Optimierung von Backoffice-Prozessen.

Kenntnisse

Top-Management-Unterstützung

Deutsch & Englisch

Digitale Affinität

MS Office

KI-Tools

Organisationstalent

Durchsetzungsstärke

Serviceorientierung

Tools

MS Office

KI-Tools

Jobbeschreibung

München 06.08.2026 IU Internationale Hochschule

Schließe Dich unserer Mission an, Bildung für alle zugänglich zu machen.

Verstärke ab sofort in Vollzeit (40 Std./Woche) als Executive Assistant (m/w/d) für die IU Group unser Team in München – hybrid mit 3-4 Tagen im Office und 1-2 Tagen im Homeoffice.

Deine Aufgaben

In dieser Rolle unterstützt du bis zu drei unserer IU Group C-Level im operativen und strategischen Tagesgeschäft. Du sorgst dafür, dass Abläufe effizient funktionieren und die Führungsebene optimal arbeiten kann.

• Direkte Unterstützung der C-Level: Du bist zentrale Ansprechperson für deine C-Level, koordinierst und priorisierst administrative und organisatorische Aufgaben und sorgst für reibungslose Tagesabläufe
• Organisation von Terminen, Reisen & Events: Du planst und koordinierst Meetings, interne Veranstaltungen und Dienstreisen und stellst eine reibungslose Durchführung sicher
• Inhaltliche Vorbereitung & digitale Unterstützung: Du unterstützt bei der Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsunterlagen und nutzt moderne Tools sowie KI-Anwendungen zur Effizienzsteigerung
• Kommunikation & Schnittstellenmanagement: Du übernimmst die professionelle Korrespondenz mit internen und externen Stakeholdern und baust Arbeitsbeziehungen auf
• Projekt- und Office Management: Du übernimmst eigenständig kleinere Projekte, optimierst Prozesse (auch mithilfe digitaler Tools und KI) und sorgst für ein funktionierendes Backoffice – stets diskret im Umgang mit sensiblen Themen

Dein Profil

• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion auf Top-Management- oder Vorstandsebene, idealerweise im Umfeld von Beratung, oder Unternehmensführung
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Hohe digitale Affinität, sicher im Umgang mit MS Office sowie modernen Tools und KI-Anwendungen
• Strukturierte, eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise mit klarem Blick für Prioritäten
• Offenes, freundliches Auftreten sowie starke Kommunikations- und Netzwerkfähigkeiten
• Verbindlichkeit und Durchsetzungsstärke, um Themen aktiv voranzutreiben
• Ausgeprägte Serviceorientierung und Freude daran, Führungskräfte effektiv zu entlasten
• Diskretion, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit auch in anspruchsvollen Situationen
• Flexibilität und Bereitschaft, dich auf wechselnde Anforderungen einzustellen

Was wir bieten

• Be you at IU: Wir unterstützen und ermutigen Dich darin, Deine persönlichen und beruflichen Ziele zu erreichen. Schließlich ist Deine Zufriedenheit ein wesentlicher Bestandteil einer positiven und produktiven Umgebung.
• Das Beste aus beiden Welten: Arbeite dort, wo Du am meisten bewegen kannst. Im Office profitierst Du von persönlichem Austausch, kurzen Abstimmungswegen und einer modernen Arbeitsumgebung, die Zusammenarbeit leicht macht. Gleichzeitig genießt Du die Flexibilität, einen Teil Deiner Arbeitszeit remote zu gestalten – ganz so, wie es zu Deinem Arbeitsalltag passt.
• … und zeitlich flexibel: Es ist Dein Job: Wir vertrauen Dir und geben Dir den größtmöglichen Freiraum, Dich selbst zu organisieren.
• Bring Dein Wissen auf ein neues Niveau: Wo, wenn nicht bei uns? Profitiere von kostenlosen Weiterbildungen, Sprachkursen und vergünstigten Studiengängen. Bei uns gibt es immer etwas Neues zu lernen.
• Nachhaltig ans Ziel: Wir subventionieren Dir Dein DeutschlandTicket, sodass Du monatlich nur 13,45 € zahlst. Du bist lieber mit dem Rad unterwegs? Dann wäre ein JobRad vielleicht etwas für Dich. So bist Du sowohl beruflich als auch privat mobil und tust der Umwelt gleich noch was Gutes.
• 33 Tage Erholung: Auszeiten sind wichtig! Neben 30 frei wählbaren Urlaubstagen pro Jahr schenken wir Dir zusätzlich einen freien Tag an Deinem Geburtstag sowie freie Tage an Heiligabend und Silvester.

IU Internationale Hochschule (IU) ist Deutschlands größte Hochschule – und wir sind nicht nur zum Studieren eine hervorragende Wahl, sondern auch ein ausgezeichneter Great Place to Work! Als Edutech-Unternehmen setzen wir auf modernste Technologie und datenbasierte Ansätze. Daher sind KI-gesteuerte Sprachassistenzen und generative KI-Systeme längst in unserem Arbeitsalltag angekommen und helfen uns dabei, den Fokus auf die spannenden Projekte legen zu können. Hier an der IU arbeiten über 4.000 Mitarbeitende, die wirklich was bewegen wollen.

Auf Worte folgen Taten: Wir nehmen unsere “Culture Of Everyone” sehr ernst und möchten an dieser Stelle nochmal ausdrücklich darauf hinweisen, dass Du herzlich bei uns willkommen bist, ganz unabhängig davon welche Herkunft, Religion, Geschlecht, Alter, sexuelle Orientierung oder Beeinträchtigung Du mitbringst. Wir freuen uns auf ein vielfältiges Miteinander hier an der IU!