Administrative Assistenz (m/w/d)

Fisher Investments GmbH; Rodenbach; Vor Ort; EUR 40.000 - 52.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Erholungsurlaub und bis zu 10尊

Betriebliche Altersvorsorge

Monatlicher Mitarbeiter-Gutschein

Mitarbeiterevents und Weiterbildungen

Arbeitsplatz in Deutschland

Zusammenfassung

Fisher Investments GmbH in Deutschland sucht einen Client Operations Administrator (m/w/d) zur Unterstützung im Dokumentenmanagement, Posteingang und Archivierung. Sie scannen Unterlagen, leiten sie weiter und bereiten Akten für die Ablage vor.

Sie arbeiten eng mit der Abteilung Client Operations zusammen, erstellen Berichte und unterstützen Projekte. Erwartet wird eine kaufmännische Ausbildung, gute MS-Office Kenntnisse, fließendes Englisch und eine serviceorientierte, lösungsorientierte

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Vergleichbares.
• Gute Kenntnisse mit MS-Office Programmen.
• Ein positives und serviceorientiertes Auftreten mit Eigeninitiative.
• Vorausschauende und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Herausragende Organisationsfähigkeit, Flexibilität und Einsatzbereitschaft.
• Fließende Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Sortieren von Paketen und Unterlagen; Scannen und Weiterleiten digitaler und physischer Dokumente.
• Unterlagen für Ablage vorbereiten und archivieren; Posteingang und -ausgang unterstützen.
• Elektronische Dokumente und Anhänge mit Softwareanwendungen bearbeiten.
• Sendungen und Unterlagen klassifizieren und Empfänger zuordnen.
• Dokumente digitalisieren und im internen System speichern.
• Versandvorbereitung an externe Personen/Unternehmen.
• Berichte zur Benachrichtigung externer Stellen erstellen.
• Projekte zur Dokumentenrecherche, -prüfung und Ablage durchführen.
• Dokumentenvorlagen codieren und intern verwenden.
• Kontinuierliche Mitarbeit an gruppen- oder unternehmensweiten Projekten.

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Vergleichbares

Tools

MS-Office

Jobbeschreibung

In der Rolle des Client Operations Administrator (m/w/d) übernehmen Sie vielfältige Aufgaben. Dazu gehören unter anderem das Sortieren von Paketen und Unterlagen, das Scannen sowie die Weiterleitung physischer und elektronischer Dokumente, die Vorbereitung von Unterlagen für die Ablage und Archivierung sowie die Pflege von Dokumenten. Darüber hinaus unterstützen Sie den Posteingang und -ausgang. Bei Bedarf werden Sie als Administrator im Bereich Client Operations zudem in weitere Projekte der Abteilung eingebunden.

• Bearbeitung und Aufbereitung elektronischer Dokumente und Anhänge unter Verwendung verschiedener Softwareanwendungen
• Sichtung eingehender Sendungen und Unterlagen zur Klassifizierung nach Gruppen und Empfängern
• Digitalisierung von Unterlagen mittels Scanner zur Speicherung im internen System
• Öffnen und Sortieren der täglichen Posteingänge von verschiedenen Post- und Kurierdiensten
• Identifizierung der vorgesehenen Empfänger, Prüfung auf Dringlichkeit und Einleitung der Weiterleitung
• Vorbereitung des Versands von Unterlagen an externe Personen und Unternehmen
• Erstellung von diversen Berichten zur Benachrichtigung externer Stellen
• Durchführung von Projekten zur Dokumentenrecherche, -prüfung und -ablage auf Anfrage
• Pflege der Codierung von Dokumentenvorlagen für den internen Gebrauch
• Kontinuierliche Mitarbeit an gruppen- oder unternehmensweiten Projekten
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Vergleichbares
• Gute Kenntnisse mit MS-Office Programmen
• Ein positives und serviceorientiertes Auftreten verknüpft mit einer hohen Eigeninitiative sowie erste Erfahrungen im Kundenkontakt sind wünschenswert
• Vorausschauende und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Herausragende Organisationsfähigkeit, Flexibilität und Einsatzbereitschaft
• Fließende Englischkenntnisse

Übersicht

In der Rolle des Client Operations Administrator (m/w/d) übernehmen Sie vielfältige Aufgaben. Dazu gehören unter anderem das Sortieren von Paketen und Unterlagen, das Scannen sowie die Weiterleitung physischer und elektronischer Dokumente, die Vorbereitung von Unterlagen für die Ablage und Archivierung sowie die Pflege von Dokumenten. Darüber hinaus unterstützen Sie den Posteingang und -ausgang. Bei Bedarf werden Sie als Administrator im Bereich Client Operations zudem in weitere Projekte der Abteilung eingebunden.

The Day-to-Day

• Bearbeitung und Aufbereitung elektronischer Dokumente und Anhänge unter Verwendung verschiedener Softwareanwendungen
• Sichtung eingehender Sendungen und Unterlagen zur Klassifizierung nach Gruppen und Empfängern
• Digitalisierung von Unterlagen mittels Scanner zur Speicherung im internen System
• Öffnen und Sortieren der täglichen Posteingänge von verschiedenen Post- und Kurierdiensten
• Identifizierung der vorgesehenen Empfänger, Prüfung auf Dringlichkeit und Einleitung der Weiterleitung
• Vorbereitung des Versands von Unterlagen an externe Personen und Unternehmen
• Erstellung von diversen Berichten zur Benachrichtigung externer Stellen
• Durchführung von Projekten zur Dokumentenrecherche, -prüfung und -ablage auf Anfrage
• Pflege der Codierung von Dokumentenvorlagen für den internen Gebrauch
• Kontinuierliche Mitarbeit an gruppen- oder unternehmensweiten Projekten

Ihre Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Vergleichbares
• Gute Kenntnisse mit MS-Office Programmen
• Ein positives und serviceorientiertes Auftreten verknüpft mit einer hohen Eigeninitiative sowie erste Erfahrungen im Kundenkontakt sind wünschenswert
• Vorausschauende und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Herausragende Organisationsfähigkeit, Flexibilität und Einsatzbereitschaft
• Fließende Englischkenntnisse

Unser Angebot

Die globale Fisher Organisation zeichnet sich dadurch aus, dass sie die KundInnen in den Mittelpunkt stellt, einen exzellenten Service bietet und einen persönlichen Anlageansatz verfolgt. Unsere KundInnen können sich darauf verlassen, dass wir mit einer transparenten Gebührenstruktur sowie anerkannten europäischen Depotbanken die besten Interessen unserer KundInnen verfolgen.

Benefits

• 30 Tage Erholungsurlaub und bis zu 10 bezahlte Feiertage pro Jahr, bundesland- und kalenderabhängig
• Bis zu 10,000 US$* für familienbildende Maßnahmen
• Eine betriebliche Altersvorsorge mit einem Zuschuss von 100% zu deinen Beiträgen zur betrieblichen Altersvorsorge (maximal 2% der BBG/DRV im Jahr 2025) sowie ein zusätzlicher Altersvorsorgeplan mit einem Beitrag des Arbeitgebers von 5% deines Grundgehalts bis zur Beitragsbemessungsgrenze und 9% deiner Gehaltsbestandteile, die über der Beitragsbemessungsgrenze liegen
• Gesundheits-App mit Zugang zu unbegrenzten und vertraulichen On-Demand-Ressourcen für emotionale Gesundheit rund um die Uhr
• Bis zu 90€ monatliche Erstattung der Fahrtkosten von deinem Wohnort zur Arbeit
• Bis zu 75€ monatliche Erstattung der Kosten für Mahlzeiten
• Ein monatlicher Gutschein über 20€ bei diversen Einzelhändlern
• Ein kollegiales Umfeld mit kontinuierlichen Schulungs- und Weiterbildungsangeboten sowie regelmäßigen Veranstaltungen zur Wertschätzung unserer Mitarbeitenden
• Mitarbeitende mit Wohnsitz außerhalb der USA haben einen Anspruch auf den Gegenwert von 10.000$ in ihrer Landeswährung

DIE FISHER INVESTMENTS GmbH IST EIN ARBEITGEBER DER CHANCENGLEICHHEIT