Assistenz- und Sekretariatskraft (w/m/d), Wsb

Landeshauptstadt Wiesbaden - Tiefbau- und Vermessungsamt & Straßenverkehrsbehörde (Amt 66); Wiesbaden; Vor Ort; EUR 36.000 - 48.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Entgeltgruppe 8 TVöD

Jahressonderzahlung

betriebliche Altersversorgung

flexible Arbeitszeitgestaltung

Jobticket im RMV-Gebiet

Zusammenfassung

Landeshauptstadt Wiesbaden – Tiefbau- und Vermessungsamt sucht eine Assistenz- und Sekretariatskraft (w/m/d) zur Unterstützung des Amtsleitungs-Teams in der Abteilung Verwaltung. Sie übernehmen das Vorzimmer, verwalten Termine und unterstützen das operative Tages- und Projektgeschäft.

Ihre Aufgaben umfassen die Organisation des Terminkalenders, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Dokumentations- und Ablagemanagement sowie die Erstellung von Auswertungen und Präsentationen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich, bevorzugt Kaufmann/-frau für Bürokommunikation bzw. Büroorganisation.
• Berufserfahrung in Sekretariats- oder Assistenztätigkeiten vorteilhaft.
• Souveräner Umgang mit Ansprechpartnern.
• Organisationstalent und ganzheitlicher Blick.
• Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Organisieren des Vorzimmers der Abteilungsleitung
• Verwalten des Terminkalenders
• Organisieren und Koordinieren von Terminen inkl. Vor- und Nachbereitung
• Führen des Krankenstandes der Abteilung
• Dokumentations- und Ablagemanagement sowie Mitwirken bei relevanten Prozessen
• Steuern der amtsweiten Untersuchungen im Hinblick auf Arbeitsschutz
• Unterstützen des operativen und administrativen Tages- und Projektgeschäftes
• Steuern des fristgebundenen Schriftverkehrs
• Selbständiges Erstellen von Auswertungen und Präsentationen
• Vertreten der Assistenz der Amtsleitung

Kenntnisse

Organisationstalent

Zuverlässige Arbeitsweise

Deutschkenntnisse

Teamfähigkeit

Kunden- und Ansprechpartnerkontakt

Ausbildung

Ausbildung im Sekretariat/Verwaltung

Tools

MS Office

Datev/Office-Management

Jobbeschreibung

Das Tiefbau- und Vermessungsamt der Landeshauptstadt Wiesbaden sucht eine Assistenz- und Sekretariatskraft (w/m/d) Über 47.000 Adressen, 26 Ortsbezirke, ca. 350 Brücken und ca. 2.100 Straßen mit zahlreichen Verkehrszeichen werden durch das Tiefbau- und Vermessungsamt geplant, verwaltet, errichtet und unterhalten. Die Abteilung Verwaltung ist innerhalb des Amtes zentraler Servicepartner für viele spannende Themenbereiche, wie IT, Personal und Organisation. Darüber hinaus befassen wir uns mit diversen Fachthemen wie Verträgen und Forderungen, Schadensfällen, Flächenmanagement und Adressvergabe. Sie halten unserem Team den Rücken frei, bringen Struktur in die vielfältigen Themen und sorgen dafür, dass bei uns alles rund läuft. Suchen Sie eine abwechslungsreiche und spannende Aufgabe? Dann sind Sie bei uns richtig.

Ihre Aufgaben

• Organisieren des Vorzimmers der Abteilungsleitung
• Verwalten des Terminkalenders
• Organisieren und Koordinieren von Terminen inkl. deren Vor- und Nachbereitung
• Führen des Krankenstandes der Abteilung
• Dokumentations- und Ablagemanagement sowie Mitwirken bei den hierfür relevanten Prozessen und Projekten
• Steuern der amtsweiten betriebsärztlichen Untersuchungen mit den besonderen Anforderungen eines technischen Amtes (auch hinsichtlich Arbeitsschutz)
• Aktives Unterstützen des operativen und administrativen Tages- und Projektgeschäftes in der Abteilung
• Steuern des fristgebundenen Schriftverkehrs
• Selbständiges Erstellen von verschiedenen Auswertungen und Präsentationen
• Vertreten der Assistenz der Amtsleitung

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich, vorzugsweise Kauffrau/-mann für Bürokommunikation bzw. -management, Fachangestellte/r für Bürokommunikation oder Bürokauffrau/-mann
• Berufserfahrung in Sekretariats- oder Assistenztätigkeiten
• Souveräner Umgang im Kontakt mit verschiedenen Ansprechpartnern
• Organisationstalent mit ganzheitlichem Blick
• Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Unser Angebot

• Eine unbefristete und abwechslungsreiche Tätigkeit, durch die Sie unmittelbar an der Gestaltung der Landeshauptstadt Wiesbaden beteiligt sind und mit der Sie einen wichtigen Beitrag zum Gemeinwohl leisten
• Bezahlung nach Entgeltgruppe 8 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD) einschließlich aller im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen, wie z.B. Jahressonderzahlung (sog. Weihnachtsgeld) sowie zusätzliche betriebliche Altersversorgung
• Gute Möglichkeiten der Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen unserer Servicezeiten mit Gleitzeit und digitaler Zeiterfassung
• Umfassende freiwillige soziale Leistungen zur Gesundheitserhaltung und -förderung (z.B. Vergünstigungen für Fitnessstudios), die bereits mehrfach mit dem Corporate Health Award ausgezeichnet wurden, sowie ergonomische Arbeitsplätze (z.B. höhenverstellbarer Schreibtisch)
• Ein umfangreiches Fortbildungsprogramm für die persönliche sowie fachliche Weiterbildung sowie eine systematische Einarbeitung durch erfahrene Kolleginnen und Kollegen
• Freie Fahrt mit unserem Job‑Ticket Premium mit dem öffentlichen Personennahverkehr im gesamten RMV‑Gebiet
• Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt

Kontakt

Für weitere Informationen steht Ihnen Frau Bilo (0611)31‑2752 gerne zur Verfügung.