Assistenz / Referent mit Projektaufgaben (m/w/d)

GOLDBECK Deutschland GmbH; Bielefeld; Vor Ort; EUR 42.000 - 62.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Inflationsausgleich & Gewinnbonus

Unternehmensanteile

Jobticket / Fahrtkostenzuschuss

Mitarbeitendenvergünstigungen

Altersversorgung

Vermögenswirksame Leistungen

Zusammenfassung

GOLDBECK Deutschland GmbH in Bielefeld sucht eine engagierte Assistenzperson zur Unterstützung der Abteilungsleitung im Strategischen Tiefbau. Sie koordinieren Termine, bereiten Inhalte strukturiert vor und sichern eine reibungslose Zusammenarbeit im Team.

Zu Ihren Aufgaben gehören Bewerbermanagement, Onboarding, Erstellung von Präsentationen und Reports sowie die Weiterentwicklung agiler Arbeitsweisen. Flexible Arbeitsmodelle, starkes Teamumfeld und attraktive Benefits erwarten Sie.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium.
• Erfahrung in Assistenz/Office-Management oder koordinierender Rolle.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, Copilot, Outlook, Word, Excel, PowerPoint.
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Organisierte, serviceorientierte Arbeitsweise.
• Teamfähig und zuverlässig.

Aufgaben

• Termine, Besprechungen, Reisen und Veranstaltungen professionell vorbereiten.
• Protokolle erstellen, Nachverfolgung von Aufgaben sicherstellen.
• Bewerbermanagement organisatorisch begleiten.
• Onboarding neuer Mitarbeitender organisieren.
• Dokumente, Prozessunterlagen und Normen pflegen.
• Präsentationen, Reports und Informationsvorlagen erstellen.
• Unterstützung der Teamleitungen bei organisatorischen Themen.
• Mitwirkung in bereichsübergreifenden Arbeitsgruppen.

Kenntnisse

Organisation

Kommunikation

Projektmanagement

Koordination

Teamarbeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Universitätsabschluss / Studium

Tools

Microsoft 365

Copilot

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Jobbeschreibung

Bei GOLDBECK gestalten wir die Zukunft des Bauens. Für unseren Bereich Strategischer Tiefbau | Civil & Environmental Engineering suchen wir eine Persönlichkeit, die Organisation, Kommunikation und Projektarbeit souverän verbindet und unsere Abteilungsleitung sowie die Teamleitungen wirksam unterstützt. In dieser Rolle übernimmst du eine zentrale Schnittstellenfunktion in einem dynamischen Fachbereich. Du koordinierst Termine, Prozesse und Informationen, bereitest Inhalte strukturiert auf und bringst dich aktiv in Projekte, Sonderthemen und die Weiterentwicklung unserer Arbeitsweisen ein.

Verantwortlichkeiten Assistenz und Office-Management

• Du koordinierst, organisierst und bereitest Termine, Besprechungen, Geschäftsreisen und Sonderveranstaltungen professionell vor und nach
• Du unterstützt bei wichtigen Terminen durch strukturierte Vorbereitung, Unterlagen, Protokolle und konsequentes Nachhalten von Aufgaben
• Du begleitest das Bewerbermanagement organisatorisch, von der Terminabstimmung über Unterlagen bis zur administrativen Unterstützung von Auswahlgesprächen
• Du organisierst das Onboarding neuer Mitarbeitender und sorgst dafür, dass Ausstattung, Systeme, Einarbeitung und Termine reibungslos zusammenlaufen
• Du erstellst, pflegst und strukturierst Dokumente, Prozessunterlagen, Regelwerke, Normen und Literaturlisten Referenten-, Analyse- und Projektaufgaben
• Du erstellst Präsentationen, Reports, Vorträge sowie Informations- und Entscheidungsvorlagen für interne und externe Themen
• Du bereitest strategische und operative Fragestellungen strukturiert auf und unterstützt bei der Ableitung von Entscheidungsgrundlagen
• Du unterstützt die Teamleitungen bei organisatorischen und methodischen Themen, unter anderem bei der Weiterentwicklung agiler Arbeitsweisen
• Du arbeitest in bereichsübergreifenden Arbeitsgruppen mit und unterstützt die Weiterentwicklung zentraler Wissens- und Informationsplattformen

Profil

• Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
• Du bringst Erfahrung in einer Assistenzfunktion, im Office-Management oder in einer vergleichbaren koordinierenden Rolle mit. Erfahrung mit Projekt- oder Referentenaufgaben ist von Vorteil
• Du hast Interesse an technischen Zusammenhängen und digitalen Werkzeugen
• Du arbeitest sicher mit Microsoft 365, insbesondere Copilot, Outlook, Word, Excel und PowerPoint
• Du bist gut organisiert, verbindlich und hast ein ausgeprägtes Verständnis für serviceorientierte Zusammenarbeit
• Du arbeitest strukturiert, selbstständig und lösungsorientiert und behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick
• Du überzeugst durch Loyalität, Diskretion und ein freundliches, souveränes Auftreten
• Du kommunizierst klar, arbeitest gerne im Team und sorgst dafür, dass Themen konsequent nachgehalten und abgeschlossen werden
• Du verfügst über gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Vergütung & Prämien

• Inflationsausgleich & Gewinnbonus
• Unternehmensanteile
• Jobticket / Fahrtkostenzuschuss
• Mitarbeitendenvergünstigungen
• Altersversorgung
• Vermögenswirksame Leistungen

Urlaub & Flexibilität

• 32 Urlaubstage
• Mobiles Arbeiten
• Arbeitszeitanpassung
• Sabbatical
• Altersteilzeit

Familie & Beruf

• Kinderbetreuung
• Betreuungskostenzuschuss
• Familienunterstützung

Gesundheit & Nachhaltigkeit

• JobRad-Leasing
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Sportangebot
• Vorsorge und Zusatzangebote

Team & Kultur

• Veranstaltungen & Events
• Female Empowerment
• Frauennetzwerk

Onboarding & Karriere

• Einarbeitungsprogramm
• Weiterbildung mit über 900 Trainings und Seminaren der GOLDBECK-Academy
• Förderung von Karrierewegen
• Auslandsentsendungen

Bitte beachten, dass die Benefits von Standort oder Position abhängig sind.

Wir gestalten die Lebensräume der Zukunft. Mit: Menschlichkeit, Vertrauen, Verantwortung, Leistung und Pioniergeist

Mehr Infos zu den GOLDBECK Benefits

GOLDBECK realisiert zukunftsweisende Immobilien in Europa. Wir verstehen Gebäude als Produkte und bieten alle Leistungen aus einer Hand: vom Design über den Bau bis zu Services im Betrieb. Aktuell beschäftigt unser Familienunternehmen rund 14.000 Mitarbeitende an über 100 Standorten bei einer Gesamtleistung von über 6,3 Mrd. Euro. Unser Anspruch 'building excellence' steht dabei für Spitzenleistungen beim Planen, Bauen und Betreiben sowie die Weiterentwicklung unserer Talente – Zukunftsfähigkeit inklusive.