Assistenz (m/w/d) des Verwaltungsdirektors

Duale Hochschule Baden-Württemberg Mannheim; Mannheim; Vor Ort; EUR 32.000 - 42.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Mensa auf dem Campus

Flexible Arbeitszeitregelungen

Betriebliche Altersvorsorge

Arbeitsklima Hochschulumfeld

Mitarbeiterförderung/Weiterbildung

Zusammenfassung

Die DHBW Mannheim sucht eine Assistenz des Verwaltungsdirektors in Teilzeit (50%). Sie koordinieren eigenständig das Sekretariat, unterstützen den Verwaltungsdirektor bei allen administrativen Belangen, übernehmen Terminplanung, Korrespondenz und Reiseorganisation.

Sie arbeiten zuverlässig, strukturiert und diskret, bringen eine kaufmännische Ausbildung mit und verfügen über hervorragende Deutschkenntnisse sowie MS-Office-Kenntnisse.

Qualifikationen

• Berufserfahrung im Sekretariat oder Office-Management idealerweise an einer Hochschule.
• Strukturierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise ist gefragt.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).

Aufgaben

• Koordination und Organisation des Sekretariats des Verwaltungsdirektors.
• Unterstützung bei administrativen Belangen des Direktors.
• Terminplanung, Raumbuchung, Korrespondenz und Reiseorganisation.
• Empfang von Gästen und Organisation von Besprechungen.
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Mitwirkung im Gremienmanagement.

Kenntnisse

Sekretariat

Office-Management

Deutschkenntnisse

Zuverlässigkeit

Diskretion

Ausbildung

kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

DAS DUALE HOCHSCHULSTUDIUM MIT ZUKUNFT.

Die Duale Hochschule Baden-Württemberg (DHBW) ist mit rund 33.000 Studierenden an neun Studienakademien und drei Campus sowie dem Center for Advanced Studies die größte Hochschule Baden-Württembergs. Gemeinsam mit 9.000 ausgewählten Unternehmen sowie sozialen und gesundheitsnahen Einrichtungen sorgt die DHBW für einen in Theorie und Praxis exzellent qualifizierten Fach- und Führungskräftenachwuchs in den Bereichen Wirtschaft, Technik, Sozialwesen und Gesundheit.
Seit 1. Januar 2023 ist sie Teil der dualen European University EU4Dual.

Werden Sie Teil der DHBW Mannheim und lassen Sie uns gemeinsam daran arbeiten, junge Menschen dazu zu befähigen, beruflich und persönlich nachhaltig erfolgreich zu sein. Mit unseren 50 berufsintegrierten Studienangeboten in den Fakultäten Wirtschaft, Technik und Gesundheit bieten wir mehr als 5.500 Studierenden die Möglichkeit, sich zum Fach- und Führungskräftenachwuchs zu entwickeln. Diesen Auftrag erfüllen wir mit rund 1.900 Dualen Partnern aus allen Wirtschaftsbereichen – überregional und aus der Metropolregion Rhein-Neckar.

Es ist folgende Stelle zu besetzen:

Assistenz (m/w/d) des Verwaltungsdirektors

Stellenbeginn: 01.01.2027 (ggf. früher)

Arbeitsort: Mannheim

Stellenumfang: 50 %

Dauer: unbefristet

Vergütung: E 6 TV-L

Verfahrensnummer: 21AVD/26

Ihre Aufgaben:

Sie führen eigenständig die Koordination und Organisation des Sekretariats des Verwaltungsdirektors und unterstützen ihn bei allen administrativen Belangen, die seine Tätigkeit umfassen. Dazu zählen zum Beispiel:

• Administrative Unterstützung für das Gremienmanagement der Hochschule durch z. B. Vor- und Nachbereitung der Sitzungen des örtlichen Rektorats, des örtlichen Senats und des Hochschulrats inklusive Unterstützung bei der Durchführung von Hochschulwahlen
• Terminplanung, Kalenderpflege, Fristenmanagement, Raumbuchung sowie Koordination von Besprechungen für und mit dem Verwaltungsdirektor
• Telefonische und schriftliche Korrespondenz im Namen des Verwaltungsdirektors
• Unterstützung des Verwaltungsdirektors bei internen Abstimmungen und Kommunikationsprozessen sowie Umsetzung operativer Aufgaben
• Empfang von Gästen und Organisation der Bewirtung inklusive Organisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und sonstigen Veranstaltungen
• Organisatorische Unterstützung bei Beteiligungsverfahren der Personal- und Interessenvertretung
• Unterstützung bei Reiseorganisation inklusive Planung, Buchung und Abrechnung
• Bearbeitung der (elektronischen) Ein- und Ausgangspost
• Führung des landeseinheitlichen Aktenplans
• Übernahme allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben

Ihr Profil:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Sekretariat oder Office-Management (bestenfalls einer Hochschule)
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Strukturierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise
• Freundliches und professionelles Auftreten
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein

Unser Angebot:

• Vergütung bis zur Entgeltgruppe 6 TV-L (bei Vorliegen der tariflichen und persönlichen Voraussetzungen)
• Interne und externe Weiterbildungsangebote ermöglichen Ihre individuelle Entwicklung
• „Open-door-policy“ und flache Hierarchien
• Angenehmes Arbeitsklima im Hochschulumfeld
• Moderne Arbeitsplatzumgebung und Infrastruktur
• Ausgewogene „Work-Life-Balance“
• Zusätzliche Altersversorgung (VBL)
• Eine vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeit
• Flexible Arbeitszeitregelungen und die Möglichkeit (tageweise) zu mobiler Arbeit
• Arbeitgebersubventionierte Mensa auf dem Campus
• Sehr gute Verkehrsanbindung & Zuschuss zum JobTicket BW / JobBike BW / kostenloser Parkplatz
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Zertifiziert als familiengerechte Hochschule unterstützen wir die Vereinbarkeit von Familie und Beruf

Wir erwarten die üblichen Bewerbungsunterlagen wie Anschreiben, Nachweis des Berufsabschlusses, Lebenslauf und Arbeitszeugnisse.

Das Beschäftigungsverhältnis richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Die durchschnittliche wöchentliche Arbeitszeit einer Vollzeitkraft beträgt derzeit 39,5 Std./Woche.

Eine Änderung des Aufgabengebietes bleibt vorbehalten.

Sie haben Fragen?
Ansprechperson (fachlich):
Name: David Wolf
Tel.: [phone]

Ansprechperson (Leitung Personal):
Name: Sylke Machlitt
Tel.: [phone]

Das Bekenntnis der DHBW zu Vielfalt und Inklusion ist für unseren Erfolg von zentraler Bedeutung. Als Hochschule mit weltweiten Hochschulpartnerschaften und international tätigen Dualen Partnern wissen wir, dass unsere Studierenden und Mitarbeitenden ihr Potential nur dann voll ausschöpfen können, wenn sie die Freiheit haben, sie selbst zu sein.

Menschen mit Schwerbehinderung und diesen gleichgestellte Personen werden bei gleicher fachlicherEignung vorrangig berücksichtigt. Die Grundsätze des AGG werden beachtet.

Informationen zur Erhebung von personenbezogenen Daten finden Sie unter:
https://www.dhbw.de/datenschutz