Assistenz der Geschäftsstellenleitung (m/w/d)

SFB 1313 | University of Stuttgart; Baden-Württemberg; Hybrid; EUR 42.000 - 54.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Homeoffice / Remote

Betriebliche Altersvorsorge

Verkehrsmittelzuschuss

Weiterbildung

Zusammenfassung

Universität Stuttgart – Institut für Siedlungswasserbau, Wassergüte- und Abfallwirtschaft sucht eine Assistenz der Geschäftsstellenleitung (m/w/d) in Stuttgart. Die Stelle ist unbefristet, TV-L Entgeltgruppe 9a, sowohl in Vollzeit als auch in Teilzeit möglich.

Sie unterstützen das Team in Controlling, Personalmanagement und Administration, bearbeiten Reisekosten und koordinieren Termine. Homeoffice/Remote wird nach Absprache ermöglicht; SAP-Kenntnisse sind wünschenswert.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung (z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement oder Verwaltungsfachangestellte/r).
• Erste Berufserfahrung in Verwaltung, idealerweise im Hochschul- oder öffentlichen Dienst.
• Sicherer Umgang mit MS Office; SAP-Kenntnisse wünschenswert, Deutsch verhandlungssicher, Englischkenntnisse vorteilhaft.

Aufgaben

• Mitwirkung im Controlling von Drittmittelprojekten, Budgetüberwachung und Unterstützung bei der Mittelbewirtschaftung.
• Unterstützung im Personalmanagement, insbesondere bei der Vorbereitung und Abwicklung von Personaleinstellungen.
• Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen.
• Allgemeine Verwaltungstätigkeiten im Institutsbetrieb.
• Klassische Bürotätigkeiten (Korrespondenz, Terminkoordination, Ablage- und Dokumentenorganisation).
• Organisatorische Mitwirkung bei Tagungen, Kolloquien und Instituts-Events, einschließlich Vor-Ort-Betreuung.

Kenntnisse

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Organisation

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

SAP

MS Office

Jobbeschreibung

Assistenz der Geschäftsstellenleitung (m/w/d) - Stuttgart

Universität Stuttgart - Institut für Siedlungswasserbau, Wassergüte- und Abfallwirtschaft

Raum Stuttgart

Dein Job

Assistenz der Geschäftsstellenleitung (m/w/d)

Entgeltgruppe 9a TV-L | Unbefristet | Vollzeit/Teilzeit möglich

Das Institut für Siedlungswasserbau, Wassergüte- und Abfallwirtschaft (ISWA) der Universität Stuttgart forscht und lehrt zu Fragen der Wasser-, Abwasser- und Abfallwirtschaft. Die Geschäftsstelle verantwortet die administrative Steuerung des Instituts – von der Projektabrechnung über das Personalwesen bis zur Organisation institutsweiter Veranstaltungen. Zur Verstärkung des Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Assistenzkraft.

Ihre Aufgaben

• Mitwirkung im Controlling von Drittmittelprojekten, einschließlich Budgetüberwachung und Unterstützung bei der Mittelbewirtschaftung
• Unterstützung im Personalmanagement, insbesondere bei der Vorbereitung und Abwicklung von Personaleinstellungen
• Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen
• Allgemeine Verwaltungstätigkeiten im Institutsbetrieb
• Klassische Bürotätigkeiten (Korrespondenz, Terminkoordination, Ablage- und Dokumentenorganisation)
• Organisatorische Mitwirkung bei Tagungen, Kolloquien und Instituts-Events, einschließlich Vor-Ort-Betreuung

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r) oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrung in der Verwaltung, idealerweise im Hochschul- oder öffentlichen Dienst von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office; SAP-Kenntnisse wünschenswert
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise und Freude an der Organisation
• Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie Serviceorientierung

Wir bieten

• Eine unbefristete Stelle in einem kollegialen, interdisziplinären Team
• Vergütung nach TV-L, Entgeltgruppe 9a
• Alle Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes sowie eine attraktive Altersvorsorge (VBL)
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten nach Absprache
• Fort‑ und Weiterbildungsmöglichkeiten der Universität Stuttgart
• Ein Arbeitsplatz im Grünen Vaihingen/Büsnau mit guter ÖPNV‑Anbindung

Die Universität Stuttgart möchte den Anteil der Frauen erhöhen.

Frauen werden deshalb ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert.

Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt.

Die Einstellung erfolgt durch die Zentrale Verwaltung.

Bewerbungsfrist: 29.09.2026

Deine Benefits

• Flexible Arbeitszeiten
• Verkehrsmittelzuschuss
• Weiterbildung
• Homeoffice / Remote
• Betriebliche Altersvorsorge