Assistenz der Einrichtungsleitung (m/w/d)

Altenheime Aachen; Düsseldorf; Vor Ort; EUR 20.000 - 27.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Altersvorsorge

Vermögenswirksame Leistungen

Kooperationen-Vorteile

Zusammenfassung

Die Haus St. Josef in Düsseldorf-Unterrath sucht eine Assistenz der Einrichtungsleitung in einer unbefristeten Teilzeitstelle (ca. 19,5 Std./Woche).

Sie unterstützen die Leitung, koordinieren Abläufe und sorgen dafür, dass Entscheidungen gut vorbereitet werden. Zu Ihren Aufgaben gehören Terminüberblick, Fuhrparkmanagement, Dokumentation im Qualitätsmanagement, Mitarbeit an Projekten und Organisation von Veranstaltungen.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung oder Studium – entscheidend ist Professionalität, Organisationsgeschick und Prioritätenliste.
• Berufserfahrung im Assistenzbereich wünschenswert.
• Eigenverantwortliches oder teambasiertes Arbeiten; strukturiert, engagiert, lösungsorientiert.
• Diskretion, Kommunikationsstärke und schnelle Auffassungsgabe.
• Mitdenken, Weiterentwickeln und Prozesse optimieren; sicherer Umgang mit MS Office und Ablagestrukturen.

Aufgaben

• Überblick über Termine und laufende Themen.
• Fuhrparkmanagement: Organisation und Koordination der Fahrzeuge, Wartungsüberwachung.
• Unterstützung im Qualitätsmanagement durch Dokumentation und Vorgaben.
• Mitarbeit an Projekten; Protokolle erstellen; Kommunikation mit Projektbeteiligten.
• Organisation gemeinsamer Aktivitäten und Veranstaltungen.
• Vorbereitung von Präsentationen, Reports und Unterlagen für Termine.

Kenntnisse

Organisationstalent

Prioritäten setzen

Teamfähigkeit

Diskretion

Kommunikationsstärke

MS Office

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder Studium

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Ordentlichestelle – Ab sofort unbefristet in Teilzeit (19,5 Wochenstunden)

Sie geben Situationen Struktur und Menschen das Gefühl, gut aufgehoben zu sein. Mit einem klaren Blick für Prioritäten schaffen Sie Orientierung und bieten Verlässlichkeit – auch dann, wenn vieles gleichzeitig passiert. Die Kunst, Menschen und Anliegen mit zugewandter Kommunikation zusammenzuführen und Prozesse stimmig zu gestalten, gehört zu Ihren besonderen Stärken.

Als Assistenz (m/w/d) der Einrichtungsleitung agieren Sie vorausschauend, koordinieren souverän, halten die Fäden verantwortungsvoll zusammen und schaffen damit den Raum, in dem Entscheidungen gut vorbereitet werden können.

Was Ihnen noch fehlt, ist ein Umfeld, das zu Ihnen passt: Mit Haltung und gelebter Wertschätzung. In den Ordenswerken des Deutschen Ordens – und damit auch im Haus St. Josef in Düsseldorf‑Unterrath – sind Sie uns wichtig: Wir sehen Stärken, fördern Engagement und persönliche Entwicklung.

Wenn Sie sich in unseren Anforderungswünschen wiederfinden, freuen wir uns über Ihre Bewerbungsunterlagen und darauf, Sie schon bald persönlich kennenzulernen.

Unsere Anforderungswünsche an Sie

• Ob kaufmännische Ausbildung oder Studium – entscheidend ist, dass Sie in dieser Position unsere Einrichtungsleitung mit Professionalität, Organisationsgeschick und einem Gespür für Prioritäten unterstützen.
• Idealerweise verfügen Sie über Berufserfahrung im Assistenzbereich.
• Ob eigenverantwortlich oder im Team – Sie gehen motiviert, strukturiert und engagiert an Ihre Aufgaben heran und meistern Herausforderungen zielgerichtet, zuverlässig und lösungsorientiert.
• Sie überzeugen durch Diskretion, Kommunikationsstärke und eine schnelle Auffassungsgabe.
• Mitdenken, Weiterentwickeln und Prozesse optimieren gehören für Sie ebenso dazu, wie ein routinierter Umgang mit MS Office und digitalen Ablagestrukturen.

Unser Wertschätzungsangebot an Sie

ORDENTLICHE STELLE

Unbefristeter Dienstvertrag mit tariflicher Vergütung nach AVR (Caritas).

Eine abwechslungsreiche, sinnstiftende Teilzeitstelle (ca. 19,5 Std./Woche) in der Sie Strukturen mitdenken, Impulse setzen und Zusammenarbeit aktiv mitgestalten können.

Geregelte Arbeitszeiten: Montag bis Freitag in der Regel am Nachmittag sowie ggf. in Vertretung auch vormittags.

Ein christliches Leitbild, das unter dem Motto HELFEN UND HEILEN den Menschen ins Zentrum stellt.

ORDENTLICHE AUFGABEN

• Überblick über Termine und laufende Themen.
• Fuhrparkmanagement: Organisation und Koordination unserer derzeit sechs Fahrzeuge, Terminüberwachung für Wartungen sowie Pflege der Fahrzeugunterlagen.
• Unterstützung im Qualitätsmanagement durch Pflege der Dokumentation und Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben in der Eingliederungshilfe.
• Unterstützung bei verschiedenen Projekten: Mitwirkung bei der Planung, Organisation und Umsetzung, Erstellung von Protokollen sowie Kommunikation mit allen Projektbeteiligten.
• Organisation und Koordination gemeinsamer Aktivitäten und Veranstaltungen, z.b. Sommerfeste oder Weihnachtsfeiern.
• Vorbereitung und Erstellung von Präsentationen, Reports und Unterlagen für interne und externe Termine.
• Proaktive Optimierung von Prozessen und Abläufen innerhalb der Assistenz und für das Haus St. Josef.
• Pflege und Weiterentwicklung einer strukturierten Ablage – digital und analog – für einen verlässlichen und transparenten Informationsfluss.
• Kontaktpflege zu Angehörigen, Betreuern, Kirchengemeinde, Stadt, Kirchengemeinde und externer Kooperationspartner.

ORDENTLICHE ZUSCHÜSSE

• Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Betriebliche dienstgeberfinanzierte Altersvorsorge
• Vermögenswirksame Leistungen und Jubiläumsprämien
• Vorteile bei externen Kooperationspartnern in den Bereichen Mode, Technik, Reisen, uvm.

ORDENTLICHE FÖRDERUNG

• Individuelle Fortbildungen
• Förderung eigenverantwortlicher Projekte
• Mitgestaltung des eigenen Arbeitsbereichs

ORDENTLICHE ABSICHERUNG

• Beihilfeanspruch und Höherversicherung in der Krankenversicherung
• Nutzung des Beamten-Tarifs in der privaten Kfz-Versicherung
• Attraktive Berufsunfähigkeitsversicherung mit Dienstgeberzuschuss

ORDENTLICHE GESUNDHEIT

• Betriebliches Gesundheitsmanagement mit individuellen Sport- und Gesundheitsangeboten
• Betriebliches Eingliederungsmanagement
• Auf Wunsch unterstützende Begleitung durch unser modernes und mobiles Seelsorgeteam
• Attraktive Angebote für persönliche Auszeiten wie Gruppenreisen, Exkursionen und Einkehrtage

ORDENTLICHE UNTERNEHMENSKULTUR

• 30 Tage Urlaubsanspruch im Rahmen einer 5‑Tage‑Woche
• Unternehmens- und Führungskultur – gekennzeichnet durch Respekt und gegenseitiges Vertrauen, Transparenz, Angstfreiheit und offenen Umgang
• Regelmäßige Veranstaltungen und Feiern zur Förderung eines wechselseitigen, wertschätzenden Miteinanders

ORDENTLICHE BESONDERE WOHNFORM

Im Haus St.Josef leben über 200 Menschen mit geistigen und komplexen Beeinträchtigungen in vielfältigen, altersgerechten Wohn‑, Beschäftigungs‑ und Freizeitbereichen. Auf unserem parkähnlichen Gelände in Düsseldorf‑Unterrath schaffen wir einen Ort, der persönliche Entwicklung ermöglicht. Wir begleiten Kinder, Jugendliche und Erwachsene individuell und verlässlich – mit dem Ziel, Selbstbestimmung zu stärken, Teilhabe zu ermöglichen und ein Leben nach eigenen Wünschen und Vorstellungen zu unterstützen. Unser Haus umfasst verschiedene Wohnbereiche, Außenwohngruppen sowie vielfältige Beschäftigungs‑ und Begegnungsorte. Dazu gehören unter anderem unser Kunstatelier Studio111, eine Tee‑Stube, ein kleiner Laden und unterschiedliche tagesstrukturierende Angebote.

ORDENTLICHE DIENSTGEBER

Der Deutsche Orden engagiert sich mit seinen Ordenswerken bundesweit in über 60 sozialen Einrichtungen. Rund 3.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kümmern sich täglich um die Bedürfnisse und Wünsche der ihnen anvertrauten Menschen in Häusern, Kliniken und Zentren für Seniorinnen und Senioren, Kinder und Jugendliche, Suchtkranke und Menschen mit Behinderungen.

Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Sie erreichen Severin Kuhn, Geschäftsbereichsleitung Alten- und Behindertenhilfe, unter der Telefonnummer [phone].