Assistent:in der Geschäftsführung

Gebäudemanagement Hamburg GmbH; Hamburg; Vor Ort; EUR 28.000 - 38.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristete Stelle

60% Home Office

Zentrale Lage in Hamburg

Deutschlandticket-Zuschuss

Jobrad-Leasing

EGYM Wellpass

Zusammenfassung

GMH | Gebäudemanagement Hamburg sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung zur Unterstützung in Organisation, Terminmanagement und Dokumentation. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung und internen Abteilungen sowie externen Partnern zusammen.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Vorbereitung von Meetings, Erstellung von Briefings und Agenden, sowie professioneller Schriftverkehr auf Deutsch (in Einzelfällen auch Englisch).

Qualifikationen

• Fundierte Erfahrung im Bereich Assistenz, Sekretariat, Projektmanagement oder in einer vergleichbaren organisatorischen Funktion.
• Sichere Kommunikation in Deutsch (Englisch in Einzelfällen) und professionelle Korrespondenz.

Aufgaben

• Sie strukturieren, koordinieren und optimieren interne Abläufe.
• Sie steuern das Terminmanagement der Geschäftsführung, setzen Prioritäten und Fristen.
• Sie bereiten Termine inhaltlich vor und erstellen Briefings, Präsentationen und Agenden.
• Sie dokumentieren Besprechungsergebnisse und verfolgen Aufgaben und Deadlines nach.
• Schnittstellenmanagement als zentrale Ansprechpartnerin für interne Bereiche, Partner, Kunden und Dienstleister.

Kenntnisse

Organisation & Prozesse

Terminmanagement

Terminvorbereitung

Dokumentation & Nachverfolgung

Schnittstellenmanagement

Professionelle Kommunikation

Digitale Kompetenz

Zuverlässigkeit

Tools

Microsoft 365

Google Workspace

Jobbeschreibung

Gemeinsam im Team mit zwei weiteren Assistenzkräften unterstützen Sie unsere Geschäftsführung insbesondere in den folgenden Bereichen:

• Organisation & Prozesse:Sie strukturieren, koordinieren und optimieren eigenverantwortlich unsere internen Abläufe und sorgen so für effiziente und verlässliche Strukturen.
• Terminmanagement:Sie steuern vorausschauend die Termine und Kalender der Geschäftsführung, setzen Prioritäten und sorgen dafür, dass wichtige Themen und Fristen zuverlässig im Blick bleiben.
• Terminvorbereitung:Sie bereiten Termine inhaltlich und organisatorisch vor, erstellen Briefings, Präsentationen und Agenden und schaffen damit die Grundlage für effiziente Gespräche.
• Dokumentation & Nachverfolgung:Sie dokumentieren Besprechungsergebnisse und behalten vereinbarte Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Deadlines zuverlässig im Blick.
• Schnittstellenmanagement:Sie sind zentrale:r Ansprechpartner:in für unsere internen Bereiche sowie für externe Partner, Kunden und Dienstleister.
• Professionelle Kommunikation:Sie übernehmen unsere geschäftliche Korrespondenz (auf Deutsch, in Einzelfällen auch auf Englisch)
• Berufserfahrung:Fundierte Erfahrung im Bereich Assistenz, Sekretariat, Projektmanagement oder in einer vergleichbaren organisatorischen Funktion
• Organisation & Überblick:Strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, auch bei mehreren parallel laufenden Aufgaben den Überblick zu behalten
• Kommunikationsstärke & Teamorientierung:Professionelles, freundliches und verbindliches Auftreten sowie sichere Kommunikation in Wort und Schrift
• Digitale Kompetenz:Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen wie Microsoft 365 oder Google Workspace sowie Offenheit für digitale Tools und neue Technologien
• Persönliche Stärken: Zuverlässigkeit, Diskretion, Loyalität, Eigeninitiative und eine lösungsorientierte Arbeitsweis

Unser Angebot

• Sicherer Job:Unbefristete Stelle mit 30 Wochenstunden in einem öffentlichen Unternehmen der Stadt Hamburg
• Work-Life-Balance:Flexibel gestaltbare Arbeitszeiten, Gleitzeitkonto und bis zu 60% Home Office
• Hamburg mitgestalten: Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen und erhalten spannende Einblicke in die Zukunft von Bildung und Wissenschaft in Hamburg
• Gesundheit: Bezuschusste Mitgliedschaft bei EGYM Wellpass und Sonderkonditionen in zahlreichen Hamburger Schwimmbädern
• Gute Erreichbarkeit: Erstklassige Lage in der Hamburger Innenstadt
• Nachhaltige Mobilität: Zuschuss zum Deutschlandticket, Fahrradparkplätze und Jobrad-Leasing

Wir freuen uns insbesondere über Bewerbungen von Männern. Sie werden aufgrund ihrer Unterrepräsentanz bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

Das gilt analog auch für Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen.

GMH | Gebäudemanagement Hamburg ist ein öffentliches Unternehmen. Im Verbund mit dem Landesbetrieb SBH | Schulbau Hamburg sind wir der Spezialist für Bildungsbau in Hamburg. Mit breiter Kompetenz unter einem Dach betreuen wir Immobilien von der ersten Idee bis zum Ende des Lebenszyklus. In den drei Sparten Schule, Hochschule und Sport leisten wir mit unserem Handeln einen direkten Beitrag zum Gemeinwohl und investieren in die Zukunft der Stadt. Mehr als 1.300 Mitarbeitende engagieren sich bei uns für ein gemeinsames Ziel: Wir schaffen gute Räume für gute Bildung.

Unsere Büros befinden sich in attraktiver Innenstadtlage an der Stadthausbrücke, nur wenige Minuten von Jungfernstieg und Rathausmarkt entfernt.