Assistent*in der Abteilungsleitung Facility Management (w/m/d)

University of Konstanz; Konstanz; Vor Ort; EUR 40.000 - 56.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Fortbildungsmöglichkeiten

Gesundheits- und Familienförderung

JobTicket BW Zuschuss

Corporate Benefits

Betriebliche Altersversorgung (VBL)

Hansefit

JobBike BW

Zusammenfassung

Die Universität Konstanz sucht am Standort Konstanz eine/n Sekretariatsleiter/in im FM-Servicebüro in Vollzeit. Die Stelle ist unbefristet und grundsätzlich teilbar, mit verantwortlicher Organisation und Abwicklung sämtlicher Sekretariatsaufgaben für die Abteilungsleitung.

Zu Ihren Aufgaben gehören Informationsbeschaffung, eigenständiges Terminmanagement, Personalverwaltung, Korrespondenz sowie Organisation von Tagungen, Reisen und Schulungen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung.
• Mehrjährige Praxis im Office Management.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Belastbarkeit, Flexibilität und Einsatzbereitschaft.
• Selbstständige, strukturierte und kooperative Arbeitsweise.
• Hohe Lernbereitschaft und gepflegte Umgangsformen.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie sicheres Auftreten.
• Loyalität, Sorgfalt und Diskretion.
• Hohe Sozialkompetenz.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office.
• Kenntnisse im Dokumentenmanagementsystemen sowie modernen Ablagesystematiken.
• Technisches Verständnis sowie CAD-Kenntnisse sind von Vorteil.

Aufgaben

• Informationsbeschaffung und -weiterleitung.
• Selbstständiges Terminmanagement.
• Personalverwaltung.
• Kontenbewirtschaftung.
• Selbstständiges Erstellen von Aufstellungen und Statistiken.
• Mitarbeit bei der Organisation von Tagungen und Workshops.

Kenntnisse

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Microsoft Office

Teamfähigkeit

Belastbarkeit

Ausbildung

Berufsausbildung

Tools

CAD-Kenntnisse

Jobbeschreibung

(Vollzeit, E 6 bis E 8 TV-L)

Kennziffer 2026/132. Die Stelle in der Abteilung Facility Management im Bereich Sekretariat / FM-Servicebüro ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet zu besetzen. Die Stelle ist grundsätzlich teilbar.

Die Universität Konstanz ist eine dynamische und international erfolgreiche Forschungsuniversität mit etwa 10.000 Studierenden. Die Architektur der Campusuniversität fördert die interdisziplinäre Kooperation sowie die Gemeinschaft der Forschenden, Lehrenden und Studierenden. Die Universität Konstanz wird seit 2006 im Rahmen der Exzellenzstrategie gefördert.

Mit rund 3.500 Mitarbeitenden gehört die Universität Konstanz zu den größten Arbeitgebern der Region. In einer der schönsten Gegenden Deutschlands bieten wir flexible Arbeitszeitmodelle, vielfältige Weiterbildungs- und Gesundheitsangebote sowie attraktive Möglichkeiten zur Familienförderung.

Die Abteilung Facility Management (FM) mit etwa 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern stellt mit vielfältigen Dienstleistungen die Gebäude mit ihren umfangreichen technischen Infrastrukturen für einen modernen Forschungs- und Lehrbetrieb auf einer Nutzfläche von ca. 120.000 m2 bereit.

Als zentrale Schnittstelle für interne und externe Gesprächspartner übernehmen Sie die professionelle Organisation und Abwicklung aller Sekretariatsaufgaben für die Abteilungsleitung. Hierbei priorisieren Sie die Anliegen und Prozesse innerhalb Ihres Verantwortungsbereichs.

Ihre Aufgaben

• Informationsbeschaffung und -weiterleitung
• Selbstständiges Terminmanagement
• Personalverwaltung
• Kontenbewirtschaftung
• Selbstständiges Erstellen von Aufstellungen und Statistiken
• Mitarbeit bei der Organisation von Tagungen und Workshops
• Organisation von Schulungen, Dienstreisen inkl. Reiseabrechnung
• Korrespondenz
• Organisatorische Leitung des Servicebüros der Abteilung
• Mitarbeit in den Sachgebieten der Abteilung
• Weitere Aufgaben nach Bedarf und Profil

Ihr Profil

• Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung
• Mehrjährige Praxis im Office Management
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Hohes Maß an Belastbarkeit, Flexibilität und Einsatzbereitschaft
• Selbstständiges, strukturierter und kooperativer Arbeitsstil
• Hohe Lernbereitschaft und gepflegte Umgangsformen
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie sicheres und verbindliches Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Personengruppen
• Loyalität, Sorgfalt und Diskretion
• Hohe Sozialkompetenz
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office und Internetanwendungen
• Wünschenswert sind Kenntnisse im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen sowie modernen Ablagesystematiken
• Technisches Verständnis sowie CAD-Kenntnisse sind von Vorteil

Wir bieten Ihnen

• Ein attraktives und vielseitiges Arbeitsgebiet bei einem großen und krisenfesten Arbeitgeber
• Flexible Arbeitszeiten
• Mitarbeit in einem engagierten, kollegialen Team
• Fortbildungsangebote, Angebote der Personalentwicklung sowie der Gesundheits- und Familienförderung
• Angebote des Hochschulsports
• Hansefit und Corporate Benefits
• Zuschuss zum JobTicket BW, Deutschlandticket Job
• JobBike BW
• Betriebliche Altersversorgung (VBL)
• Eingruppierung nach den tarifischen Bestimmungen des TV-L (je nach persönlichen Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 8 TV-L)

Informationen erhalten Sie von Herrn Tilo Prautzsch, Tel. [phone],

tilo.prautzsch@uni-konstanz

Online-Bewerbungsportal

• Die Universität Konstanz engagiert sich für Gleichstellung, Diversity sowie die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Menschen mit einer Schwerbehinderung werden bei entsprechender Eignung vorrangig eingestellt (

[e-mail], [phone]).