Assistent:in (all genders) der Geschäftsleitung

Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE); Hamburg; Hybrid; EUR 45.000 - 59.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Betriebliche Altersvorsorge

Mitarbeitendenrestaurant

Kostenfreies Obst & Getränke

Deutschlandticket Zuschuss

JobRad-Option

Gleitzeit

Mobile Office

Zusammenfassung

KFE Klinik Facility-Management GmbH in Hamburg sucht eine motivierte Assistenz der Geschäftsführung zur strukturierten Vor- und Nachbereitung von Terminen, Protokollen und Entscheidungsprozessen. Sie arbeiten eng mit Fachbereichen, Führungskräften und externen Ansprechpartner:innen zusammen.

Sie planen Meetings, bündeln Informationen, halten Fristen ein und koordinieren interne sowie externe Kommunikation. Erwartet wird eine kaufmännische Ausbildung, Diskretion, Organisationstalent und

Qualifikationen

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung ist Voraussetzung.
• Erfahrung im Assistenzbereich oder Koordination idealerweise im Umfeld der Geschäftsführung.
• Ausgeprägte Organisations- und Priorisierungsfähigkeiten.
• Diskretion, Zuverlässigkeit und professionelles Auftreten.

Aufgaben

• Geschäftsführung wirksam unterstützen: Termine, Besprechungen und Entscheidungsprozesse strukturiert vor.
• Offene Punkte koordinieren und Fristen einhalten.
• Schnittstelle mit Fachbereichen, Führungskräften und externen Ansprechpartner:innen.
• Meetings organisieren, Tagesordnungen erstellen, Ergebnisse dokumentieren und Umsetzung begleiten.
• Interne und externe Kommunikation koordinieren.
• Vertraulichkeit wahren und sensiblen Informationen schützen.
• Komplexität managen und Struktur, Transparenz und Verbindlichkeit sicherstellen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikation

Digitale Kompetenz

Teamplayer

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

Damit aus guter Organisation wirksame Geschäftsführung wird

Du behältst auch dann den Überblick, wenn alle Bälle gleichzeitig in der Luft sind? Du denkst strategisch mit, hältst unserer Geschäftsführung den Rücken frei und hast Lust auf ein dynamisches Arbeitsumfeld, in dem kein Tag dem anderen gleicht? Dann bist Du bei uns genau richtig!

Um gemeinsam noch weiter zu wachsen, suchen wir ein echtes Organisationstalent, das unser Management-Team auf das nächste Level hebt.

Dein Job: Dein Beitrag

• Geschäftsführung wirksam unterstützen: Du bereitest Termine, Besprechungen und Entscheidungsprozesse strukturiert vor, bündelst Informationen und sorgst dafür, dass relevante Unterlagen und Entscheidungsgrundlagen rechtzeitig vorliegen.
• Themen im Blick behalten: Du koordinierst offene Punkte, Maßnahmen und Aufgaben aus Gesprächen und Besprechungen und stellst sicher, dass Vereinbarungen nachgehalten und Fristen eingehalten werden.
• Schnittstelle mit Überblick: Du arbeitest eng mit den Fachbereichen, Führungskräften und weiteren internen sowie externen Ansprechpartner:innen zusammen und koordinierst Informationen und Abstimmungen zwischen den Beteiligten.
• Meetings mit Wirkung: Du organisierst und koordinierst Besprechungen der Geschäftsführung, erstellst Tagesordnungen und Unterlagen, dokumentierst wesentliche Ergebnisse und begleitest die Umsetzung vereinbarter Maßnahmen.
• Kommunikation professionell gestalten: Du koordinierst die interne und externe Kommunikation der Geschäftsführung zu ausgewählten Themen und stellst sicher, dass Informationen zielgerichtet und verbindlich weitergegeben werden.
• Vertraulichkeit ist selbstverständlich: Du gehst souverän und verantwortungsvoll mit vertraulichen Unternehmensinformationen, personenbezogenen Daten und sensiblen Geschäftsthemen um.
• Komplexität gehört dazu: Du behältst auch bei vielen parallelen Themen, kurzfristigen Anforderungen und unterschiedlichen Interessen den Überblick und sorgst für Struktur, Transparenz und Verbindlichkeit.

Das bieten wir

• Attraktive Vergütung: Faire und transparente Vergütung nach unserem Tarifvertrag TV KFE (44.667 € – 58.889 €) unter Berücksichtigung von Qualifikationen und Berufserfahrung. Die Gehaltsangabe bezieht sich auf eine Vollzeitstelle mit 39,5 Wochenstunden. Die genannten Beträge sind Richtwerte und stellen kein Gehaltsversprechen dar.
• Kultur: Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und ein Team, das sich gegenseitig unterstützt und Erfolge feiert. Du erhältst Einblicke in zentrale Unternehmensprozesse und gestaltest deren organisatorische Umsetzung aktiv mit.
• Abwechslungsreiche Themen: Dich erwartet eine vielseitige Position mit Einblicken in unterschiedliche Unternehmensbereiche und der Möglichkeit, an relevanten Projekten und Entwicklungen mitzuwirken.
• Krisensicherer Arbeitsplatz: Du arbeitest bei einem systemrelevanten Universitätsklinikum, mit dem Du langfristig planen kannst.
• Flexibel arbeiten: Wir bieten Gleitzeit und Mobile Office, wo immer es Deine Aufgaben zulassen.
• Beruf und Privatleben im Gleichgewicht: Unsere familienfreundlichen Angebote umfassen Betriebskita, Ferienbetreuung u. v. m.
• Entwicklung mit Perspektive: Dich erwarten maßgeschneiderte Fort- und Weiterbildungen.
• Heute für morgen absichern: Ein Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge gibt Sicherheit.
• Bestens versorgt: Du profitierst von einem Mitarbeitendenrestaurant, kostenfreiem Obst und freien Getränken.
• Gut ankommen: Unser Klinikgelände befindet sich in zentraler Lage und ist mit dem ÖPNV bestens erreichbar. Dazu gibt’s einen Zuschuss zum Deutschlandticket und JobRad-Option.
• Noch mehr Goodies: Auch Gesundheitsangebote (Fitness, Sportevents), Corporate Benefits und Rabatte bei Apotheke & Optiker gehören bei uns einfach dazu.

Weitere Informationen zur KFE Klinik Facility-Management GmbH findest Du hier.

Darauf freuen wir uns

• Fundament: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Berufserfahrung.
• Erfahrung: Du hast bereits fundierte Erfahrung im Assistenzbereich oder einer vergleichbaren koordinierenden Funktion, idealerweise im Umfeld einer Geschäftsführung, Unternehmensleitung.
• Organisationstalent: Du bist proaktiv und denkst immer schon zwei Schritte voraus. Deine Arbeitsweise ist strukturiert, aber du bleibst flexibel, wenn Pläne sich ändern. Du kannst Prioritäten setzen und Aufgaben konsequent nachhalten. Dabei arbeitest Du zuverlässig, selbstständig und vorausschauend.
• Kommunikation: Du kommunizierst sicher und professionell auf unterschiedlichen Ebenen, trittst verbindlich auf und kannst Abstimmungen souverän begleiten.
• Digitale Kompetenz: Die modernen Office- und Kommunikationstools beherrscht Du im Schlaf und hast Freude daran, digitale Prozesse und Arbeitsweisen weiterzuentwickeln.
• Verantwortungsbewusstsein: Du arbeitest diskret, zuverlässig und mit einem hohen Anspruch an Qualität. Vertrauliche Informationen behandelst du selbstverständlich mit der notwendigen Sensibilität.
• Teamplayer: Du definierst Erfolg nicht über Einzelleistungen, sondern über das gemeinsame Vorankommen. Du arbeitest gerne mit unterschiedlichen Charakteren und Hierarchieebenen zusammen und bist die verbindende und koordinierende Schnittstelle.

Über uns

Wir leben Diversität und schätzen Vielfalt Wir bieten ein Arbeitsumfeld, das unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, ethnischer und sozialer Herkunft oder Religion gleiche Chancen ermöglicht. Dieses bestätigen wir mit dem Beitritt zur Charta der Vielfalt. Wir streben ausdrücklich eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an, insbesondere beim wissenschaftlichen Personal in Forschung und Lehre. Gleiches gilt im Falle einer Unterrepräsentation eines Geschlechts im ausschreibenden Bereich. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

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