Assistent der Geschäftsführung (m/w/d) - Libra

Wolters Kluwer N.V.; Berlin; Vor Ort; EUR 42.000 - 64.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristete Anstellung

EU-Ausland arbeiten: Bis zu 20 Tage EU

26 Urlaubstage

Volunteer Day

Weiterbildung: LinkedIn Learning, goFl

Modernes Office in Berlin

Zusammenfassung

Wolters Kluwer sucht eine Assistenz der Geschäftsführung, um den CEO operativ, organisatorisch und administrativ zu unterstützen. Sie koordinieren den CEO-Kalender, planen Meetings, Reisen und Leadership-Events und erstellen Berichte sowie Management-Unterlagen.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung oder ein betriebswirtschaftliches Studium, beherrschen MS Office sicher und kommunizieren professionell auf Deutsch und Englisch. Berlin-Büropräsenz ist vorgesehen.

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossenes Studium oder eine kaufmännische Ausbildung.
• 1
• Mehrjährige Berufserfahrung (mindestens 2 Jahre) in einer ähnlichen Assistenz- oder Office-Management-Funktion, vorzugsweise in einem internationalen Umfeld
• 2
• Erste Erfahrung im Scale-Up/Start-up-Umfeld vorteilhaft.
• 3
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen.
• 4
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren und auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick zu behalten.
• 5
• Souveräne Kommunikationsfähigkeit und ein professionelles Auftreten im Umgang mit Stakeholdern und Führungskräften.
• 6
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens Niveau B2).
• 7
• Wohnsitz im Raum Berlin und Bereitschaft zu regelmäßiger Präsenz im Berliner Büro.

Aufgaben

• Unterstützung des CEO im operativen Tagesgeschäft sowie im organisatorischen und administrativen Bereich.
• 2
• Koordination und Pflege des Kalenders des CEO sowie eigenständiges Termin- und Meetingmanagement.
• 3
• Planung, Organisation und Betreuung von Meetings, Veranstaltungen, Besucherterminen sowie Leadership- und All-Hands-Meetings (virtuell und vor Ort).
• 4
• Koordination und Nachverfolgung wichtiger Termine, Fristen und regelmäßiger Aktivitäten des Leadership Teams.
• 5
• Verwaltung und Pflege von Dokumentationen, Korrespondenzen, Ablage- und Archivsystemen.
• 6
• Beschaffung, Aufbereitung und Bereitstellung relevanter Informationen für den CEO.
• 7
• Betreuung interner Kommunikationskanäle sowie Verwaltung von Zugriffsrechten und Verteilerlisten.
• 8
• Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen inklusive Buchungen und Reisekoordination.
• 9
• Planung und Durchführung von Offsites, Führungskräfteveranstaltungen und Team-Events einschließlich Logistik, Catering und Vor-Ort-Koordination.
• 10
• Ansprechpartner:in für Office- und Facility-Management-Themen (z. B. Büromaterial, Reinigung und Zutrittsmanagement).
• 11
• Unterstützung des Onboardings neuer Mitarbeitender einschließlich Ausstattung und Zugangsorganisation.
• 12
• Erstellung von Reports, Präsentationen und Management-Unterlagen für den CEO.
• 13
• Bearbeitung und Nachverfolgung von Rechnungen und Reisekostenabrechnungen unter Einhaltung interner Richtlinien und Prozesse.
• 14
• Administrative Unterstützung des Leadership Teams bei Bedarf und in Spitzenzeiten.

Kenntnisse

Organisationsgeschick

MS Office

Deutsch (B2)

Englisch (B2)

Stakeholder-Kommunikation

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Betriebswirtschaftliches Studium

Tools

Microsoft Office

Jobbeschreibung

Über Wolters Kluwer Schon heute die Zukunft gestalten! Seit 180 Jahren steht Wolters Kluwer dafür, Arbeitsprozesse von Expert:innen und Unternehmen mit innovativen Lösungen zu unterstützen und zu erleichtern. Für die Umsetzung unserer Vision vertrauen wir auf unsere weltweit mehr als 20.000 Kolleg:innen. Wir sind ein technologieorientiertes internationales Unternehmen für Fachinformationen, Software und Services. Unser Erfolg beruht darauf, klug zu denken und zuzuhören. Durch unser Streben nach Höchstleistungen verbunden mit dem Stolz auf unsere Arbeit ermöglichen wir unseren Kunden, ihre wichtigsten Herausforderungen zu meistern. Libra ist ein AI Workspace – entwickelt von Jurist:innen, für Jurist:innen. Wir vereinfachen juristische Workflows mit intuitiven, sicheren und leistungsstarken Tools. Libra gehört zu den am schnellsten wachsenden Legal-Tech-Unternehmen Europas. Über 9.000 Jurist:innen vertrauen bereits auf uns, und wir treiben nun unsere internationale Expansion voran. Unser Ziel: die weltweit vertrauenswürdigste KI-Plattform für Jurist:innen aufzubauen.

Role Overview

Als Assistent:in der Geschäftsführung bist Du die zentrale organisatorische Schnittstelle für den CEO von Libra. Mit Deinem ausgeprägten Organisationsgeschick und Deiner vorausschauenden Arbeitsweise sorgst Du dafür, dass administrative und organisatorische Prozesse effizient ablaufen. Darüber hinaus unterstützt Du das Leadership Team bei ausgewählten gemeinsamen Aktivitäten und trägst zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit innerhalb der Organisation bei.

What You’ll Do

• Unterstützung des CEO im operativen Tagesgeschäft sowie im organisatorischen und administrativen Bereich
• Koordination und Pflege des Kalenders des CEO sowie eigenständiges Termin- und Meetingmanagement
• Planung, Organisation und Betreuung von Meetings, Veranstaltungen, Besucherterminen sowie Leadership- und All-Hands-Meetings (virtuell und vor Ort)
• Koordination und Nachverfolgung wichtiger Termine, Fristen und regelmäßiger Aktivitäten des Leadership Teams
• Verwaltung und Pflege von Dokumentationen, Korrespondenzen, Ablage- und Archivsystemen
• Beschaffung, Aufbereitung und Bereitstellung relevanter Informationen für den CEO
• Betreuung interner Kommunikationskanäle sowie Verwaltung von Zugriffsrechten und Verteilerlisten
• Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen inklusive Buchungen und Reisekoordination
• Planung und Durchführung von Offsites, Führungskräfteveranstaltungen und Team-Events einschließlich Logistik, Catering und Vor-Ort-Koordination
• Ansprechpartner:in für Office- und Facility-Management-Themen (z. B. Büromaterial, Reinigung und Zutrittsmanagement)
• Unterstützung des Onboardings neuer Mitarbeitender einschließlich Ausstattung und Zugangsorganisation
• Erstellung von Reports, Präsentationen und Management-Unterlagen für den CEO
• Bearbeitung und Nachverfolgung von Rechnungen und Reisekostenabrechnungen unter Einhaltung interner Richtlinien und Prozesse
• Administrative Unterstützung des Leadership Teams bei Bedarf und in Spitzenzeiten

What You Have

• Erfolgreich abgeschlossenes Studium oder eine kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Schwerpunkt Office Management oder einer vergleichbaren Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung (mindestens 2 Jahre) in einer ähnlichen Assistenz- oder Office-Management-Funktion, vorzugsweise in einem internationalen Umfeld
• Erste Erfahrung im Scale-Up/Start-up-Umfeld vorteilhaft
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren und auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick zu behalten
• Souveräne Kommunikationsfähigkeit und ein professionelles Auftreten im Umgang mit verschiedenen Stakeholdern und Führungskräften
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens Niveau B2)
• Wohnsitz im Raum Berlin und Bereitschaft zu regelmäßiger Präsenz im Berliner Büro

What We Offer

• Unbefristete Anstellung von Anfang an
• Flexibel im Ausland arbeiten: Bis zu 20 Tage innerhalb von zwölf Monaten EU‑weit arbeiten
• Erholung & Auszeit: 26 Urlaubstage
• Engagement zeigen: 1 zusätzlicher freier Tag pro Jahr für Dein Ehrenamt (Volunteer Day)
• Weiterentwicklung fördern: E-Learning über LinkedIn, Online Sprachtraining mit goFluent sowie weitere Trainings- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Modernes Arbeiten vor Ort: attraktives Office in Berlin

Bei Wolters Kluwer suchen wir genau Dich! Hier kannst Du Deine Ideen verwirklichen, lernen, Dich weiterentwickeln und wachsen. Wir haben viel zu bieten. Komm zu uns und gestalte mit uns gemeinsam die Zukunft.

Willkommen sind bei uns alle Menschen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Behinderung, Religion, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Wir freuen uns schon auf Dich!

Deine Ansprechpartnerin: Pushpa Linke Senior Recruiter Tel.: [phone]

Unsere Interview Practices To maintain a fair and genuine hiring process, we kindly ask that all candidates participate in interviews without the assistance of AI tools or external prompts. Our interview process is designed to assess your individual skills, experiences, and communication style. We value authenticity and want to ensure we’re getting to know you— not a digital assistant. To help maintain this integrity, we ask to remove virtual backgrounds and include in-person interviews in our hiring process. Please note that use of AI-generated responses or third-order support during interviews will be grounds for disqualification from the recruitment process. Applicants may be required to appear onsite at a Wolters Kluwer office as part of the recruitment process.

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Wolters Kluwer reported 2025 annual revenues of €6.1 billion. The group serves customers in over 180 countries, maintains operations in over 40 countries, and employs more than 21,000 people worldwide. Our customers work in industries that impact the lives of millions of people every single day. Our mission is to empower our professional customers with the AI-powered solutions they need to make critical decisions, achieve successful outcomes, and increase productivity. We deliver trusted, AI-powered expert solutions that combine deep domain knowledge, proprietary content, and advanced technology to provide expert-validated insights, automate workflows, and drive better outcomes. Today, nearly 70% of our digital revenues come from AI-powered solutions, reflecting our strategic focus on embedding AI into professional workflows and delivering measurable productivity gains. We are committed to helping professionals navigate complexity, improve the way they work, and solve critical challenges through cloud-based, AI-powered platforms that integrate seamlessly into their workflows and ecosystems.

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