Administrative Assistant (m/w/d)

TKMS ATLAS ELEKTRONIK GmbH; Wedel; Vor Ort; EUR 42.000 - 54.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Welcomeday & Onboarding

30 Tage Jahresurlaub

Flexible Arbeitszeitgestaltung

Homeoffice-Regelung

Betriebliche Altersversorgung

Jobticket-Zuschuss

Firmenfitness

Bikeleasing

Gesundheitsmanagement

Entwicklungsmöglichkeiten

Zusammenfassung

TKMS ATLAS ELEKTRONIK GmbH sucht eine/n engagierte/n Mitarbeiter:in für das Backoffice in Wedel. Sie koordinieren Dokumentenmanagement, zentrale Ansprechperson bei administrativen Fragen und verantworten die Erstellung sowie Nachverfolgung interner/externer Korrespondenz inklusive Terminplanung.

Zusätzlich planen und organisieren Sie Veranstaltungen, Reisebuchungen, Abrechnungen und Bestellungen. Sie pflegen Arbeits- und Fehlzeitdaten in ERP-Systemen und unterstützen Führungs- sowie

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung und mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Backoffice
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse; SAP-Erfahrung von Vorteil
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, Teamfähigkeit, Flexibilität und Verantwortungsbewusstsein
• Organisationstalent und eigeninitiatives Arbeiten

Aufgaben

• Verwaltung und Koordination des Backoffice, Dokumentenmanagement, zentrale Ansprechperson für administrative Fragen
• Erstellung, Bearbeitung und Nachverfolgung interner sowie externer Korrespondenz, Terminsteuerung
• Eigenständige Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Workshops und Meetings, inklusive Gästebetreuung
• Planung, Buchung, Abrechnung und Nachbereitung von Geschäftsreisen sowie Abwicklung von Bestellungen, Dienstleistungsbeauftragungen und Rechnungsprüfung
• Pflege von Arbeits- und Fehlzeitdaten in ERP-Systemen, Unterstützung der Führungskräfte sowie Koordination der Schnittstellen zwischen Leitung, Führungskräften und Kund:innen

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeiten

Teamfähigkeit

Organisationsfähigkeit

Eigeninitiative

Verantwortungsbewusstsein

Flexibilität

Deutsch- und Englischkenntnisse

Ausbildung

Berufsausbildung im Backoffice

Tools

MS Office

SAP

Jobbeschreibung

• Verwaltung und Koordination des Backoffice, einschließlich Dokumentenmanagement und zentrale Ansprechperson für administrative Fragen
• Erstellung, Bearbeitung und Nachverfolgung interner sowie externer Korrespondenz, einschließlich der Steuerung von Terminen
• Eigenständige Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Workshops und Meetings, inklusive Gästebetreuung
• Planung, Buchung, Abrechnung und Nachbereitung von Geschäftsreisen sowie Abwicklung von Bestellungen, Dienstleistungsbeauftragungen und Rechnungsprüfung
• Pflege von Arbeits- und Fehlzeitdaten in ERP-Systemen, Unterstützung der Führungskräfte sowie Koordination der Schnittstellen zwischen Leitung, Führungskräften und nationalen wie internationalen Kund:innen
• Abgeschlossene Berufsausbildung und mehrjährige einschlägige Berufserfahrung als Mitarbeiter:in im Backoffice, als Assistent:in oder in einer anderen vergleichbaren Position
• Starke digitale Kompetenzen sowie sicherer Umgang mit gängigen Softwareanwendungen, z.B. MS Office und SAP
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, gepaart mit hoher Loyalität und Integrität
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, schnelle Auffassungsgabe und eine lösungsorientierte Arbeitsweise, verbunden mit Verantwortungsbewusstsein, Teamfähigkeit und Flexibilität
• Hohe Zuverlässigkeit, Organisationsfähigkeit und Eigeninitiative

Aufgaben

• Verwaltung und Koordination des Backoffice, einschließlich Dokumentenmanagement und zentrale Ansprechperson für administrative Fragen
• Erstellung, Bearbeitung und Nachverfolgung interner sowie externer Korrespondenz, einschließlich der Steuerung von Terminen
• Eigenständige Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Workshops und Meetings, inklusive Gästebetreuung
• Planung, Buchung, Abrechnung und Nachbereitung von Geschäftsreisen sowie Abwicklung von Bestellungen, Dienstleistungsbeauftragungen und Rechnungsprüfung
• Pflege von Arbeits- und Fehlzeitdaten in ERP-Systemen, Unterstützung der Führungskräfte sowie Koordination der Schnittstellen zwischen Leitung, Führungskräften und nationalen wie internationalen Kund:innen

Profil

• Abgeschlossene Berufsausbildung und mehrjährige einschlägige Berufserfahrung als Mitarbeiter:in im Backoffice, als Assistent:in oder in einer anderen vergleichbaren Position
• Starke digitale Kompetenzen sowie sicherer Umgang mit gängigen Softwareanwendungen, z.B. MS Office und SAP
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, gepaart mit hoher Loyalität und Integrität
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, schnelle Auffassungsgabe und eine lösungsorientierte Arbeitsweise, verbunden mit Verantwortungsbewusstsein, Teamfähigkeit und Flexibilität
• Hohe Zuverlässigkeit, Organisationsfähigkeit und Eigeninitiative

Das bieten wir

• Welcomeday und Onboardingprogramm
• Attraktive tarifliche Vergütung
• Flexible und familienfreundliche Arbeitszeitgestaltung durch Gleitzeit-/ und Lebensarbeitszeitkonto sowie Homeoffice-Regelung
• 30 Tage Jahresurlaub sowie Sonderurlaub gemäß Tarifvertrag
• Hervorragende betriebliche Altersversorgung
• Spannende Aufgaben an innovativen Produkten in einem wachsenden Marineunternehmen
• Zuschuss zum Jobticket bzw. Deutschlandticket
• Firmenfitness mit bundesweiten Verbundpartnern
• Bikeleasing
• Umfassende Zusatzleistungen / attraktive externe Angebote
• Individuelle Lern- & Entwicklungsmöglichkeiten in Präsenz und digital
• Umfassendes Gesundheitsmanagement inkl. Präventionsangebote
• Enge Zusammenarbeit mit Führungskräften und der Mitarbeitendenvertretung

Kollegiale Zusammenarbeit und Respekt im Umgang miteinander das bieten wir seit über 185 Jahren!

Unternehmen

TKMS ATLAS ELEKTRONIK ist ein Unternehmen der TKMS Gruppe. Seit Jahrzehnten unterstützen wir Marinen auf der ganzen Welt dabei, die Meere sicherer zu machen. Unseren Kunden bieten wir umfassende Lösungen in Sensorik und Elektronik. Vom Sonar über unbemannte Fahrzeuge und Minenabwehrsystemen bis hin zu Kommunikationsanlagen. Alles aus einer Hand. Bereit mit den Besten zu arbeiten? Werde Teil unseres Teams aus mehr als 9.700 Kolleginnen und Kollegen bei TKMS. Als wachsendes Marineunternehmen bieten wir zukunftssichere Entwicklungsmöglichkeiten in einem internationalen, diversen Hightechumfeld. Wir entwickeln Stärke.

Kontakt

Alena Telch

Talent Acquisition Partner