Marketing Administrative Assistant

Adistec; Bogotá ciudad; Presencial; COP 20.088.000 - 26.784.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Adistec Colombia busca un Asistente Administrativo de Marketing para brindar soporte integral al equipo de Marketing, Education y Alliances. Coordinará webinars, gestionará contenidos promocionales y apoyará procesos administrativos como órdenes de compra y reembolsos.

Se requiere educación secundaria completa y 0–2 años de experiencia en apoyo administrativo o marketing, con manejo intermedio de Microsoft Office y inglés básico. Proyecto a cargo de múltiples iniciativas de marketing.

Formación

• Estudios secundarios completos; deseables estudios en Marketing o Business Administration
• 0–2 años de experiencia administrativa o de apoyo en marketing
• Microsoft Office a nivel intermedio
• Inglés básico

Responsabilidades

• Coordinar la creación y programación de webinars en Webex para Education y Alliances, incluyendo fecha, horario, descripción y configuración del evento
• Enviar a organizadores y panelistas la información y los datos de acceso necesarios para cada webinar
• Coordinar y brindar soporte en las sesiones de prueba previas a los webinars, verificando accesos y correcto funcionamiento de audio y cámara
• Brindar soporte operativo al organizador y a los panelistas durante el inicio y desarrollo de los webinars
• Obtener y enviar los reportes de registros y participación generados después de cada webinar
• Gestionar y distribuir las grabaciones de los webinars a las personas o áreas correspondientes
• Apoyar en coordinación y gestión de piezas gráficas, videos y otros contenidos promocionales
• Apoyar en identificación y coordinación de recursos gráficos y otras acciones de marketing para Education y Alliances
• Colaborar con el equipo en el proceso de registro en Vendor Center
• Registrar las actividades de marketing y cargar la documentación de respaldo en NetSuite
• Gestionar solicitudes de órdenes de compra y seguimiento del proceso de aprobación
• Recopilar y entregar evidencias para reembolsos de fondos
• Mantener organizada la documentación de actividades de marketing y aprobaciones
• Dar seguimiento a actividades y solicitudes asignadas entre áreas
• Brindar soporte en otras actividades administrativas y operativas del área de Marketing

Conocimientos

Microsoft Office

Organización

Comunicación

Inglés básico

Educación

Educación secundaria completa

Estudios en Marketing o Administración

Herramientas

NetSuite

Vendor Center

Descripción del empleo

El Marketing Administrative Assistant brinda soporte administrativo y operativo al equipo de Marketing, a la unidad de negocio de Education y al equipo de Alliances. Su principal responsabilidad es brindar soporte en la coordinación y ejecución de webinars, así como en la gestión de contenidos promocionales, recursos gráficos y otras iniciativas de marketing. Adicionalmente, apoya los procesos administrativos del área, incluyendo el registro de actividades, gestión de documentación, órdenes de compra y preparación de evidencias para reembolsos de fondos, asegurando el cumplimiento de los procesos y tiempos establecidos

• Coordinar la creación y programación de webinars en Webex para la unidad de negocios de Education y el equipo de Alliances, incluyendo fecha, horario, descripción y configuración del evento.
  
• Enviar a organizadores y panelistas la información y los datos de acceso necesarios para cada webinar.
• Coordinar y brindar soporte en las sesiones de prueba previas a los webinars, verificando accesos y el correcto funcionamiento de audio, cámara y demás herramientas necesarias.
• Brindar soporte operativo al organizador y a los panelistas durante el inicio y desarrollo de los webinars.
• Obtener y enviar los reportes de registros y participación generados después de cada webinar.
• Gestionar y distribuir las grabaciones de los webinars a las personas o áreas correspondientes.
• Apoyar en la coordinación y gestión de piezas gráficas, videos y otros contenidos promocionales requeridos por Education y Alliances.
• Brindar apoyo en la identificación y coordinación de recursos gráficos y otras acciones de marketing para ambas unidades.
• Colaborar con el equipo en el proceso de registro en Vendor Center, proporcionando la información requerida y dando seguimiento a las aprobaciones.
• Registrar las actividades de marketing y cargar la documentación de respaldo correspondiente en NetSuite.
• Gestionar solicitudes de órdenes de compra y dar seguimiento al proceso de aprobación y emisión.
• Recopilar, organizar y entregar al equipo de Claims las evidencias y documentación necesarias para las solicitudes de reembolso de fondos, incluyendo reportes, fotografías, facturas y otros documentos de respaldo.
• Mantener organizada y actualizada la documentación relacionada con actividades de marketing, aprobaciones, órdenes de compra y claims, asegurando que esté completa y disponible cuando sea requerida.
• Dar seguimiento a las actividades y solicitudes asignadas, coordinando con las diferentes áreas involucradas para asegurar el cumplimiento de fechas y entregables.
• Brindar soporte en otras actividades administrativas y operativas del área de Marketing según sea requerido.

Nota: La posición podrá realizar otros proyectos o tareas relacionadas con las necesidades del área, según sean asignados.

REQUISITOS:

Educación

• Estudios Educación secundaria completa requerida; estudios técnicos o universitarios deseables en Marketing o Business Administration
• Experiencia 0–2 años de experiencia administrativa o de apoyo en marketing.
• Informática Microsoft Office – Nivel Intermedio (Excluyente)
• Idiomas Inglés – Básico (Preferentemente).

Otros Conocimientos

Excelentes habilidades de organización y atención al detalle. Capacidad para gestionar múltiples prioridades y cumplir plazos. Buenas habilidades de comunicación verbal y escrita en español.

Declaración de Igualdad de Oportunidad de Empleo

Estamos comprometidos con la igualdad de oportunidades de empleo independientemente de la raza, el color, la información genética, el credo, la religión, el sexo, la orientación sexual, la identidad de género, el estado de extranjero legal, el origen nacional, la edad, el estado civil o el estado de veterano protegido. Apoyamos un lugar de trabajo inclusivo en el que los asociados se destaquen en función del mérito personal, la calificación, la experiencia, la capacidad y el desempeño laboral.

Datos Personales

El candidato postulante autoriza de manera libre y debidamente informada a Adistec Colombia postulándose a la vacante, para que efectúe el tratamiento que considere necesario para desarrollar su objeto social a los datos personales por él suministrados, entendiendo por tratamiento, según lo estipulado en el artículo 3º, literal g, de la Ley 1581 de 2012, cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.