Exp Rep Contract Admin

Antler; Bogotá ciudad; Presencial; COP 66.960.000 - 111.600.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Johnson & Johnson Bogotá seeks a Contract Admin to support the finance team with general accounting and administrative tasks. You will manage contract processes, ensure data integrity, and coordinate with multiple departments to keep records accurate and up to date.

The role requires strong attention to detail, solid Excel/Access skills, and the ability to handle multiple tasks in a fast-paced environment. On-site in Bogotá, Colombia.

Formación

• Bachelor-level degree or equivalent in business or a related field.
• Strong organizational and analytical skills with attention to detail.
• Experience in contract administration or finance support is preferred.

Responsabilidades

• Provide general accounting and administrative support to the finance department.
• Review account analyses, balance sheet and income statement items.
• Monitor audits, discrepancies and variances in accounting reports.
• Prepare monthly closings and consolidate financial statements.
• Coordinate contract-related processes including renewals and documentation.
• Maintain contract records in databases and ensure data accuracy.

Conocimientos

Contract Management

Data Entry

Office Administration

Process Optimization

Detail Oriented

Time Management

Communication

Educación

University degree in business or related field

Herramientas

MS Excel

MS Access

Descripción del empleo

At Johnson & Johnson, we believe health is everything. Our strength in healthcare innovation empowers us to build a world where complex diseases are prevented, treated, and cured, where treatments are smarter and less invasive, and solutions are personal. Through our expertise in Innovative Medicine and MedTech, we are uniquely positioned to innovate across the full spectrum of healthcare solutions today to deliver the breakthroughs of tomorrow, and profoundly impact health for humanity. Learn more at jnj.com.

As guided by Our Credo, Johnson & Johnson is responsible to our employees who work with us throughout the world. We provide an inclusive work environment where each person is considered as an individual. At Johnson & Johnson, we respect the diversity and dignity of our employees and recognize their merit.

Job Function

Sales Enablement

Job Sub Function

Contract Administration and Management

Job Category

Business Enablement/Support

All Job Posting Locations

Bogotá, Distrito Capital, Colombia

Job Description

At Johnson & Johnson, we believe good health is the foundation of vibrant lives, thriving communities and forward progress. That’s why for more than 130 years, we have aimed to keep people well at every age and every stage of life. Today, as the world’s largest and most broadly-based healthcare company, we are committed to using our reach and size for good. We strive to improve access and affordability, create healthier communities, and put a healthy mind, body and environment within reach of everyone, everywhere.

Every day, our more than 130,000 employees across the world are blending heart, science and ingenuity to profoundly change the trajectory of health for humanity.

Responsible for providing general accounting and administrative support to the finance department.

Reviews account analysis of all related balance sheet and income statement accounts. Examines and validates various financial transactions related to revenue. Monitors the audits, identification and correction of discrepancies and variances in various accounting reports. Prepares the balance sheet profit and loss statements and consolidated financial statements. Performs monthly closings within the department. Assesses and reports on improvements to accounting system processes, policies and procedures. Analyzes, researches and recommends solutions for complex accounting issues.

Responsible for providing general accounting and administrative support to the finance department.

Examines and validate financial transactions related to revenue. Monitors the audits, identification and correction of discrepancies and variances in various accounting reports. Prepares the balance sheet profit and loss statements and consolidated financial statements. Performs monthly closings within the department. Assesses and reports on improvements to accounting system processes, policies and procedures. Analyzes, researches and recommends solutions for complex accounting issues.

Descripción Del Puesto

El Exp Rep Contract Admin será responsable de apoyar al equipo comercial clínico y no clínico mediante la realización de actividades administrativas y comerciales bajo los más altos estándares de calidad y cumplimiento, tendrá contacto con diferentes áreas de la compañía según sea necesario y con nuestros clientes.

Principales Responsabilidades

Procesos Contractuales

• Someter en Request Navigator todas las solicitudes contractuales.
• Registrar todos los contratos en la base de datos de Access, incluyendo información sobre vigencias, metas, naturaleza, equipos y su análisis correspondiente. Además, es fundamental actualizar regularmente las bases de datos de seguimiento contractual.
• Realizar el seguimiento de los contratos, asegurando el control de las vigencias, vencimientos y prórrogas. Igualmente, colaborar con las distintas áreas involucradas según sea necesario.
• Activar las prórrogas automáticas independientemente de su naturaleza, coordinando con las áreas respectivas para que proporcionen su análisis y comentarios, asegurando así un flujo adecuado en el proceso.
• Elaboración de Ofertas Mercantiles/Hojas de negocio
• Coordinar rutinas periódicas de seguimiento con el Account Lead o representante de cuenta.
• Mantener una comunicación activa y constante directo con las diferentes áreas habilitadoras como legal, finanzas, servicio técnico con el fin de coordinar acciones relacionadas con la negociacion y gestión de los contratos.

Proceso Consignaciones

• Recepción de la solicitud a través de la App de consignaciones.
• Revisar que el ID cuente con las aprobaciones de las diferentes áreas (Coordinador de Consigna, líder regional, pricing, I2C, Finanzas, Soporte administrativo y por último líder de consigna)
• En nuestro paso como soporte administrativo se realizar un analisis del ID de consigna, se revisan los documentos adjuntos y se procede con el requerimiento Documental de la App.
• Se genera témplate de carta de adición, otrosi y/o contrato.
• Solicitar al área de pricing el valorizados de los productos a consignar a precio cliente, si no se incluyó en los documentos cargados en la App.
• Realizar seguimiento a la firma del documento requerido para cargue en la App
• Cargar y completar el proceso de adición de consigna en la App, con el fin de aprobar flujo y dar continuidad a la entrega de la consignación.

Proceso Off Cycle/Price Override

• Recepción por parte del área comercial de la solicitud de Off Cycle/Price Override.
• Activar proceso de aprobación para la solicitud a través del SharePoint de Pricing.
• Dar seguimiento a esas aprobaciones hasta finalizar el proceso.

Proceso Assest

• Redactar y formalizar las actas de Entrega y Retiro de equipos en comodato.
• Realizar el monitoreo de las actas de Entrega y Retiro de equipos en comodato.
• Cargar en ICD las actas completamente firmadas.
• Registrar en Access toda la información de los equipos entregados o retirados.
• Con la información proporcionada por el equipo de activos, se revisa la medición y ejecución de los contratos de suministro y comodato. Se interactúa con el equipo de activos para abordar el cumplimiento y el incumplimiento, colaborando en la búsqueda de alternativas para lograr el cumplimiento de las metas estipuladas.
• Establecer contacto con el área comercial sobre las acciones generadas en el comité previo a los controles.
• Notificar al equipo de activos sobre los cambios realizados, incluyendo modificaciones en los equipos, cambios de ICD o actualizaciones de equipos.

Proceso de Solicitudes Documentales

• Gestionar solicitudes de documentación como Sarlaft, fichas técnicas, y certificaciones Invima.
• Solicitar la firma de los representantes legales cuando sea necesario.
• Ofrecer apoyo en las solicitudes de documentación que los clientes requieren, gestionar la relación comercial y actualizar la información de las partes, abarcando también parafiscales y otros documentos relevantes.

Actividades de Liderazgo

Proceso de Supervisión, apoyo y liderazgo de la Regional Centro.

• Liderar el equipo de trabajo de Soporte Administrativo de la regional Centro.
• Responsabilidad, monitoreo y liderazgo de toda la regional zona centro
• Acompañamiento en la resolución de controversias, tales como manejo de datos y documentación sensible entre otras.
• Capacitación en nuevos conceptos y/o herramientas requeridas para los reportes.
• Desplegar comunicaciones al equipo, socializarlas e interiorizarlas de acuerdo con el Credo, para comunicar estratégicamente el panorama general.
• Escucha activa, detección de oportunidades y generación de plan de acción a través de los feedback bidireccionales.
• Acompañamiento a los colaboradores en su plan de desarrollo, impulsando su desempeño.
• Crear confianza y seguridad psicológica en los colaboradores de forma inclusiva.
• Adoptar mentalidad y estilo de orientación al detalle.

Estudios

• Profesional graduado o estudiante de pregrado en carreras como administración de empresas, ingeniería industrial, economía, área de la salud o carreras afines.

Aptitudes y experiencia

• Manejo de Excel y paquete office nivel intermedio y/o avanzado.
• Gestión de archivo y digitalización.
• Manejo de ingles básico
• Manejo de gestión de procesos empresariales.
• Manejo de gestión de software o conocimientos básicos de sistemas.
• Manejo de supervisión de procesos o flujos de trabajo.
• Analisis de la información para facilitar la toma de decisiones.
• Competencias: Orientación al detalle, servicio al cliente, trabajo en equipo, orientación al logro, comunicación asertiva.

Ubicación

Bogota, Colombia

For more than 130 years, diversity, equity & inclusion (DEI) has been a part of our cultural fabric at Johnson & Johnson and woven into how we do business every day. Rooted in Our Credo, the values of DEI fuel our pursuit to create a healthier, more equitable world. Our diverse workforce and culture of belonging accelerate innovation to solve the world’s most pressing healthcare challenges.

We know that the success of our business – and our ability to deliver meaningful solutions – depends on how well we understand and meet the diverse needs of the communities we serve. Which is why we foster a culture of inclusion and belonging where all perspectives, abilities and experiences are valued, and our people can reach their potential.

At Johnson & Johnson, we all belong.

Required Skills

Communication, Contract Management, Data Capturing, Detail-Oriented, Document Management, Due Diligence, Issue Escalation, Office Administration, Process Optimization, Process Oriented, Regulatory Compliance, Report Writing, Sales Enablement, Sales Support, Tender Management, Time Management

Preferred Skills

Communication, Contract Management, Data Capturing, Detail-Oriented, Document Management, Due Diligence, Issue Escalation, Office Administration, Process Optimization, Process Oriented, Regulatory Compliance, Report Writing, Sales Enablement, Sales Support, Tender Management, Time Management