COORDINADOR/A ADMINISTRATIVO Y DE PACIENTES

ACIERTA HEADHUNTER; Bogotá ciudad; On-site; COP 33,480,000 - 44,640,000; Full time

Job summary

ACIERTA HEADHUNTER busca Coordinador/a Administrativo/a y de Pacientes para consultorio médico especializado en cirugía estética facial en Bogotá. La función abarca administración integral, cobros, pagos y coordinación del equipo para garantizar una operación estable y orientada al paciente.

La posición requiere experiencia en clínicas y manejo de presupuestos, seguimiento a pacientes y atención a públicos nacionales e internacionales. Modalidad presencial, jornada completa en Bogotá.

Qualifications

• Profesional en Administración de Empresas, Administración en Salud o carreras afines.
• Manejo de Excel intermedio o avanzado.
• Se valorará manejo de Google Workspace, WhatsApp Business, sistemas de agenda y CRM.
• Inglés conversacional será valorado para atención de pacientes internacionales.
• Mínimo 3 años de experiencia en roles administrativos dentro de clínicas, consultorios, centros médicos o instituciones de salud.
• Experiencia real en cuentas por cobrar, cuentas por pagar, conciliación de pagos y cierres de caja.
• Experiencia atendiendo pacientes y gestionando su seguimiento.
• Manejo de presupuestos y trazabilidad de pagos.
• Experiencia coordinando proveedores, servicios e insumos.
• Experiencia preparando reportes administrativos y financieros básicos para dirección.
• Se valorará experiencia en cirugía, estética, dermatología, odontología u otros servicios médicos especializados.
• Deseable experiencia coordinando equipos pequeños.
• Se valorará experiencia con pacientes internacionales o en operaciones con más de una sede.

Responsibilities

• Administrar cuentas por cobrar, pagos y saldos pendientes de pacientes.
• Gestionar cuentas por pagar, proveedores, servicios e insumos.
• Realizar cierre de caja diario y conciliación de pagos recibidos.
• Coordinar con contabilidad la entrega de información completa y organizada.
• Elaborar reportes semanales de pacientes, citas, cirugías, cobros, pagos y pendientes.
• Entregar y explicar presupuestos a pacientes.
• Realizar seguimiento activo a pacientes hasta su decisión y programación de cirugía.
• Coordinar el recorrido completo del paciente: consulta, prequirúrgicos, cirugía y postoperatorio.
• Liderar y hacer seguimiento al trabajo de la secretaria del consultorio.
• Coordinar la agenda de los profesionales que atienden en Bogotá.
• Actuar como enlace operativo entre médicos, equipo administrativo y dirección.
• Controlar pagos, anticipos y saldos pendientes de pacientes.
• Gestionar pagos a proveedores y compromisos del consultorio.
• Mantener soportes y conciliaciones actualizados.
• Preparar cierres de caja diarios.
• Organizar la información para contabilidad.
• Elaborar reportes periódicos para dirección administrativa.
• Entregar presupuestos y explicar condiciones administrativas al paciente.
• Hacer seguimiento a pacientes con presupuesto pendiente de decisión.
• Coordinar exámenes, citas prequirúrgicas y programación de cirugía.
• Apoyar la logística de pacientes que llegan desde otras ciudades o países.
• Supervisar la agenda, registros y seguimiento de pacientes.
• Coordinar horarios y novedades básicas del personal.
• Identificar cuellos de botella y resolver situaciones operativas con criterio.

Skills

Administración clínica

Gestión de pacientes

Cuentas por cobrar

Cuentas por pagar

Conciliación de pagos

Presupuestos

Gestión de proveedores

Excel

Google Workspace

CRM

Education

Profesional en Administración de Empresas

Administración en Salud

Tools

Excel

Google Workspace

WhatsApp Business

CRM

Job description

Descripción

COORDINADOR/A ADMINISTRATIVO/A Y DE PACIENTES | CONSULTORIO MÉDICO ESPECIALIZADO | BOGOTÁ

En ACIERTA HEADHUNTER lideramos esta búsqueda para un consultorio médico especializado en cirugía estética facial, que requiere una persona con capacidad administrativa, criterio operativo y orientación al paciente para asegurar el funcionamiento integral de la práctica en Bogotá.

¿Tienes experiencia administrando consultorios, clínicas o centros médicos y sabes combinar gestión financiera, seguimiento a pacientes y coordinación de equipos?

Buscamos un/a Coordinador/a Administrativo/a y de Pacientes con autonomía, capacidad de organización y sentido de urgencia, que pueda mantener la operación bajo control, acompañar la experiencia del paciente y liberar al equipo médico de los asuntos no clínicos.

DESCRIPCIÓN GENERAL
La posición será responsable de administrar integralmente el consultorio, asegurando el control de cobros, pagos, proveedores, reportes, agenda, seguimiento a pacientes y coordinación del equipo.

El cargo tendrá un papel clave en la experiencia del paciente: deberá acompañar el proceso desde la consulta inicial y entrega del presupuesto hasta la programación de cirugía, prequirúrgicos y seguimiento posterior.

Buscamos una persona con criterio de gestión, capaz de anticipar problemas, ordenar procesos, hacer seguimiento constante y mantener el consultorio funcionando de manera estable y organizada, incluso cuando el médico principal no se encuentre en Bogotá.

Requisitos

FORMACIÓN ACADÉMICA
Profesional en Administración de Empresas, Administración en Salud o carreras afines.

Manejo de Excel intermedio o avanzado.

Se valorará manejo de Google Workspace, WhatsApp Business, sistemas de agenda y CRM.

Inglés conversacional será valorado para atención de pacientes internacionales.

EXPERIENCIA Y CONOCIMIENTOS
Mínimo 3 años de experiencia en roles administrativos dentro de clínicas, consultorios, centros médicos o instituciones de salud.

Experiencia real en cuentas por cobrar, cuentas por pagar, conciliación de pagos y cierres de caja.

Experiencia atendiendo pacientes y gestionando su seguimiento.

Manejo de presupuestos y trazabilidad de pagos.

Experiencia coordinando proveedores, servicios e insumos.

Experiencia preparando reportes administrativos y financieros básicos para dirección.

Se valorará experiencia en cirugía, estética, dermatología, odontología u otros servicios médicos especializados.

Deseable experiencia coordinando equipos pequeños.

Se valorará experiencia con pacientes internacionales o en operaciones con más de una sede.

RESPONSABILIDADES CLAVE
Administrar cuentas por cobrar, pagos, anticipos y transferencias de pacientes.

Gestionar cuentas por pagar, proveedores, servicios e insumos.

Realizar cierre de caja diario y conciliación de pagos recibidos.

Coordinar con contabilidad la entrega de información completa y organizada.

Elaborar reportes semanales de pacientes, citas, cirugías, cobros, pagos y pendientes.

Entregar y explicar presupuestos a pacientes.

Realizar seguimiento activo a pacientes hasta su decisión y programación de cirugía.

Coordinar el recorrido completo del paciente: consulta, prequirúrgicos, cirugía y postoperatorio.

Liderar y hacer seguimiento al trabajo de la secretaria del consultorio.

Coordinar la agenda de los profesionales que atienden en Bogotá.

Actuar como enlace operativo entre médicos, equipo administrativo y dirección.

FUNCIONES PRINCIPALES
Controlar pagos, anticipos y saldos pendientes de pacientes.

Gestionar pagos a proveedores y compromisos del consultorio.

Mantener soportes y conciliaciones actualizados.

Preparar cierres de caja diarios.

Organizar la información para contabilidad.

Elaborar reportes periódicos para dirección administrativa.

Entregar presupuestos y explicar condiciones administrativas al paciente.

Hacer seguimiento a pacientes con presupuesto pendiente de decisión.

Coordinar exámenes, citas prequirúrgicas y programación de cirugía.

Apoyar la logística de pacientes que llegan desde otras ciudades o países.

Supervisar la agenda, registros y seguimiento de pacientes.

Coordinar horarios y novedades básicas del personal.

Identificar cuellos de botella y resolver situaciones operativas con criterio.

COMPETENCIAS CLAVE

Criterio y autonomía: para resolver situaciones sin depender de supervisión permanente.

Orden y seguimiento: para asegurar que ningún paciente, pago o compromiso quede sin próximo paso.

Orientación al paciente: necesaria para brindar una experiencia organizada, clara y cercana.

Comunicación efectiva: para relacionarse con pacientes, médicos, proveedores y dirección.

Sentido de urgencia: importante para priorizar correctamente asuntos operativos y administrativos.

Capacidad de análisis: para revisar cobros, pagos, pendientes y reportes.

Liderazgo: para coordinar a la secretaria y mantener procesos claros.

Discreción: indispensable por el manejo de información médica y financiera.

Resolución de problemas: para anticipar dificultades y mantener continuidad en la operación.

INDICADORES DE GESTIÓN
Cobros y pagos actualizados y soportados.

Cumplimiento de cierre de caja diario.

Entrega oportuna del reporte semanal a dirección.

Seguimiento efectivo de pacientes con presupuesto.

Porcentaje de pacientes que avanzan desde presupuesto hacia programación de cirugía.

Número de pacientes con próximo paso claramente definido.

Exactitud y organización de la agenda.

Continuidad operativa del consultorio.

Beneficios

OPORTUNIDAD Y BENEFICIOS
Compensación a convenir de acuerdo con experiencia y ajuste al perfil.

Contrato laboral en Colombia.

Posición con responsabilidad integral sobre la operación administrativa del consultorio.

Liderazgo directo de la secretaria del consultorio.

Interacción cercana con dirección administrativa y equipo médico.

Oportunidad de participar activamente en la mejora de procesos y experiencia del paciente.

CONDICIONES DEL CARGO
Ubicación: Bogotá.

Modalidad: presencial.

Jornada de tiempo completo.

Reporta a Dirección Administrativa, con alineación permanente con el médico principal.

Tendrá a cargo a la Secretaria del Consultorio.

El cargo administra cobros, pagos y operación administrativa, pero no reemplaza al contador ni toma decisiones médicas.

Si tienes experiencia administrando consultorios o centros médicos, manejas con seguridad cobros, pagos y seguimiento a pacientes, y te gusta hacer que una operación funcione de manera ordenada y autónoma, queremos conocer tu perfil.

Ubicación

Colombia | CO,Bogotá, D.C. - Bogotá, D. C. | 11001