Auxiliar Administrativo y Logístico – Gestión de Operaciones

Fundación Ayuda en Acción; Centro; On-site; COP 12,000,000 - 21,000,000; Full time

Job summary

Fundación Ayuda en Acción en el departamento de Nariño busca una persona para gestionar procesos administrativos, logísticos y consolidar información para el convenio AECID.

Las tareas incluyen apoyo en compras, gestión de proveedores, archivo y apoyo logístico para el equipo; se trabajará bajo supervisión de la administradora regional. Se requiere organización y cumplimiento de normas internas. Se ofrece estabilidad y desarrollo.

Responsibilities

• Elaborar y ejecutar el plan de trabajo realizado con Administradora regional.
• cumpliendo con la normativa interna de compras de la Fundación Ayuda en Acción.
• Apoyar la creación de terceros y realizar documentos soporte en la plataforma DIAN.
• Realizar trámite de envíos y recepción de correspondencias
• Garantizar el abastecimiento de papelería y suministros de cafetería necesarios para el buen funcionamiento de la oficina regional.
• Hacer uso responsable de los equipos asignados para el desarrollo de las actividades.
• Apoyar en la consolidación, revisión y trámite de los documentos de proveedores y contratistas, requerido para el pago de facturas/cuentas de cobro.
• Apoyar labores administrativas tales como la preparación de expedientes físicos y fuentes de verificación, bajo la orientación de la administradora regional. Así como, llevar Manejo del archivo digital de la información recibida.
• Apoyo logístico general para el equipo propio en lo referente a: seguimiento a actividades como entrega de materiales y elaboración de actas de recibido, recolección y consolidación de listados, coordinación de transportes para movilizar materiales y personal a actividades en campo, seguimiento a pago de proveedores de servicios de alimentación y salones de eventos.
• Suministrar de manera oportuna la información y/o documentación requerida por la administradora regional y la oficina nacional.
• Apoyar cuando se requiera en la elaboración de órdenes de compra y servicios, de acuerdo con la necesidad identificada y aplicando las normativas establecidas por la organización, adecuados al portal de compras.
• Garantizar la adecuada imputación de gastos según orientaciones de la administradora regional, normas, procedimientos y prácticas administrativas y contables establecidas por la organización y los donantes.
• Atender las reuniones periódicas programadas para el desarrollo de los procesos.
• Comunicar situaciones que puedan afectar el buen desarrollo del proyecto.
• Cualquier otra función que su Supervisor Directo y/o la Dirección General o su

Job description

Fundación Ayuda en Acción en el departamento de Nariño busca una persona para gestionar procesos administrativos, logísticos y consolidar información para el convenio AECID.

Las tareas incluyen apoyo en compras, gestión de proveedores, archivo y apoyo logístico para el equipo; se trabajará bajo supervisión de la administradora regional. Se requiere organización y cumplimiento de normas internas. Se ofrece estabilidad y desarrollo.