Administrador Regional

Ofertasynegocios; Bogotá; Sur place; COP 42 000 000 - 64 000 000; Plein temps

Résumé du poste

Fundación Alianza por la Derechos la Igualdad y la Solidaridad Internacional busca un administrador regional para coordinar procesos administrativos en la oficina de la región y garantizar el cumplimiento de las guías y procedimientos. Se requiere experiencia en administración, contabilidad básica y manejo de proveedores, con disponibilidad para viajar.

El cargo implica seguimiento de presupuestos, manejo de pagos, control de inventarios y apoyo en la elaboración de reportes diarios.

Qualifications

• Experiencia en administración y gestión de oficinas para ONG o similar.
• Competencias en liderazgo, negociación y planificación.
• Excel avanzado y manejo de datos; tablas dinámicas y bases de datos.

Responsabilités

• Liderar procesos administrativos de la oficina regional y asegurar cumplimiento de procedimientos.
• Gestión de caja menor, pagos y control de documentos para proyectos.
• Coordinación con proveedores, compras y control de inventarios para la región.

Connaissances

Liderazgo

Negociación

Planificación

Trabajo en equipo

Excel avanzado

Outils

Excel

Description du poste

La Fundación Alianza por los Derechos la Igualdad y la Solidaridad Internacional requiere administrador regional.

Perfil: Profesionales en administración de empresas, contaduría pública, o carreras afines o estudiantes de últimos semestres de administración de empresas con experiencia.

Objetivo del cargo: El/la administrador regional será responsable de liderar los procesos administrativos que se requieran en la oficina Regional, dando cumplimiento a los acuerdos y procedimientos establecidos para cada uno de los procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva del servicio de las acciones y proyectos que realiza Alianza por la Solidaridad en la regional a su cargo.

Funciones:

• Seguimiento minucioso de la ejecución en todos los rubros de los presupuestos asignados a la zona por cada uno de los proyectos.
• Será responsable de la solicitud de los pagos que su regional requiera, anexando todos los documentos soportes y se asegurara que estén aprobados por la Coordinación Regional y las demás aprobaciones necesarias según la guía de aprovisionamiento.
• Responsable del manejo de caja menor, verificando que cada pago esté soportado en forma correcta cumpliendo los requisitos correspondientes.
• Pago de facturas a proveedores, servicios públicos, elaboración de cheques y su respectivo comprobante, previo VºBº del COORDINACION REGIONAL
• Realizará el trámite de las afiliaciones de ley del todo el personal que labore en su zona de trabajo.
• Será responsable del Cobro de incapacidades en las Eps, del personal que labore en su zona.
• Responsable de actualizar carpetas de personal hoja de vida, soportes, contratos, afiliaciones, pólizas, etc., asegurándose que los soportes originales sean enviados a Bogotá para su debido archivo.
• Responsable recepción y entrega de suministros de escritorio a las diferentes áreas.
• Responsable de proveer a servicios generales los suministros básicos para el aseo de la oficina.
• Recepción y envío de correspondencia de todas las dependencias, llevando los libros de correspondencia.
• Realiza y organiza el archivo, documentación y correspondencia del área de Administración.
• Atención telefónica y personal de visitas a la oficina.
• Apoyo en la organización del archivo y ubicación de documentación contable y correspondencia del área administrativa y de la Coordinación Regional.
• Apoyo en la redacción de cartas del área administrativa y Coordinación Regional.
• Apoyo en el control del movimiento de bienes (ej. video beam, computadores, cámara, celulares, satelital) y dotaciones (ej. carpas, cobijas, almohadas) de la Organización para el buen desempeño del área técnica. Asegurará que las hojas de recepción y entrega de bienes esté completa.
• Responsable de la elaboración de los reportes diarios de movimiento.
• Participar y aportar información en las reuniones de seguridad semanales.
• Apoyo en el control y revisión de que toda la documentación relativa a salidas a zonas de trabajo (informes de salidas, informes de seguridad, reportes de movimientos, cronogramas y rutas) están debidamente diligenciadas y archivadas.
• En Coordinación con los Técnicos, Profesionales, los/las Coordinadores de las regionales y de los proyectos: Planificará y programará el suministro de los bienes, suministros y/o servicios relacionados con cada uno de los proyectos de acuerdo con los procedimientos y políticas establecidos para asegurar su disponibilidad.
• Participará del comité de compras.
• Gestionará la relación y negociación con los proveedores, así como búsqueda de nuevos proveedores en su regional.
• Hará Seguimiento de órdenes y entregas, asegurando que estén todas las aprobaciones.
• Realizara control de los compromisos de los contratos para verificar fechas de vencimiento, pólizas, valor contratado, asignación presupuestal.
• Revisará y propondrá mejoras y actualizaciones a los procedimientos de compras de la organización.
• Tendrá al día la documentación de los procedimientos de compras y administrativos y velará por su cumplimiento.
• Enviara la información completa de cada proceso de compras a la sede principal de acuerdo a los procedimientos establecidos.
• Junto con los conductores logistas, motoristas y auxiliares motoristas, hará seguimiento semanal de las hojas de ruta de los vehículos y el control de combustible de acuerdo a los formatos establecidos.
• Estará pendiente del vencimiento de las pólizas de la lancha y demás vehículos de su zona así como del pago de los impuestos de los mismos.
• Mantener una comunicación fluida con todo el equipo de administración de ALIANZA POR LA SOLIDARIDAD, nivel regional y nacional.

Generales:

• Prestar apoyo a la Coordinación Regional y Administración, cuando se requiera.
• Disponibilidad de desplazamiento a las demás ciudades donde Alianza por la Solidaridad ejecuta sus proyectos.
• Responsable de acatar, seguir y participar del sistema de gestión de salud y seguridad en el trabajo de APS.
• Responsabilidad en manejo de inventarios del sitio de trabajo.
• Reporte oportuno y manejo de datos actualizado.
• Todas las demás labores que demande su jefe inmediato.

Requisitos y experiencia:

• Mínimo tres años de experiencia laboral en labores administrativas.
• Mínimo un año de experiencia específica como responsable administrativo o administrador/a Regional.
• Dominio conceptos básicos impuestos (retención en la fuente).
• Usuario avanzado en Excel, manejo de tablas dinámicas/bases de datos.
• Se valorará positivamente experiencia previa de trabajo con ONG, en áreas contables o administración o ambas.
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.

Competencias específicas:

• Capacidad liderazgo, trabajo en equipo, negociación, planificación, establecimiento de prioridades, adaptabilidad, iniciativa y motivación.
• Manejo paquete office a nivel avanzado.
• Capacidad de organización, de análisis y síntesis, supervisión y trabajo en equipo.

Condiciones:

• Contrato laboral a tiempo determinado (6 meses prorrogable).
• Sede Buenaventura, con disponibilidad para viajar a las diferentes zonas donde Alianza por la Solidaridad ejecuta acciones.