Teamassistant (m/w/d) 80 – 100%

AXA Group; Zürich; Vor Ort; CHF 90.000 - 130.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitsvereinbarungen

Gute Work-Life-Balance

Zusammenfassung

AXA XL in Zürich sucht eine Assistenz zur Unterstützung des Country Managers Switzerland. Sie koordinieren Termine, bereiten Unterlagen vor und fungieren als zentrale Anlaufstelle für interne und externe Kontakte.

Sie arbeiten proaktiv an strategischen Projekten mit, prüfen Korrespondenz auf Vertraulichkeit und pflegen Lieferantensysteme. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind erforderlich.

Qualifikationen

• Ausgeprägte Serviceorientierung und Freude an der Zusammenarbeit über Hierarchieebenen.
• Hohe Organisationsgeschick und Priorisierungsvermögen.
• Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften und Koordination komplexer Termine/Projekte.
• Kaufmännische Ausbildung, idealerweise Assistenz-/Koordinationsfunktion.
• Vertraulichkeit und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, PowerPoint, Word, Excel).
• Gelassenheit, Flexibilität und Freude an abwechslungsreichen Themen.

Aufgaben

• Proaktive Organisation, Vorbereitung, Koordination und Nachverfolgung von internen als auch externen Terminen, Meetings, Veranstaltungen sowie (Vor-) Auswahl von Veranstaltungsorten und Anbietern.
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Geschäftskorrespondenz und Entscheidungsgrundlagen für das Leadership Team.
• Aktive Nachverfolgung von Aufgaben, Beschlüssen und vereinbarten Massnahmen sowie Sicherstellung einer termingerechten Umsetzung.
• Eigenständige Überwachung des Post- und E-Mail-Eingangs des Country Managers und inkl. Priorisierung nach Dringlichkeit (ggf. in Absprache).
• Selbstständige Organisation eines anspruchsvollen und dynamischen Kalenders sowie vorausschauende Priorisierung von Terminen und Anfragen.
• Reiseplanung und -organisation von Dienstreisen.
• Überprüfung und Überarbeitung von Korrespondenz inklusiver vertraulicher Vorgänge – intern sowie extern.
• Ad-hoc-(Projekt)Unterstützung des Leadership Teams bei strategischen Projekten, Sonderaufgaben und organisationsweiten Initiativen.
• Pflege des Lieferantensystems für das Country Management, inkl. Rechnungsprüfung und -freigabe.

Kenntnisse

Service orientation

Organizational skills

Executive support experience

Commercial training

Understanding structures

Initiative

Discretion with confidential info

German & English proficiency

MS Office proficiency

Calm under pressure

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Unbefristet in Zürich, Schweiz

What you’ll be doing

Zu deinen wichtigsten Aufgaben gehören:

• Proaktive Organisation, Vorbereitung, Koordination und Nachverfolgung von internen als auch externen Terminen, Meetings, Veranstaltungen sowie (Vor-) Auswahl von Veranstaltungsorten und Anbietern
• Erstellung und Aufbereitung von, Präsentationen, Geschäftskorrespondenz und Entscheidungsgrundlagen für das Leadership Team
• Aktive Nachverfolgung von Aufgaben, Beschlüssen und vereinbarten Massnahmen sowie Sicherstellung einer termingerechten Umsetzung
• Eigenständige Überwachung des Post- und E-Mail- Eingangs des Country Managers und inkl. Priorisierung nach Dringlichkeit (ggf. in Absprache)
• Selbstständige Organisation eines anspruchsvollen und dynamischen Kalenders sowie vorausschauende Priorisierung von Terminen und Anfragen
• Reiseplanung und -organisation von Dienstreisen
• Überprüfung und Überarbeitung von Korrespondenz inklusiver vertraulicher Vorgänge – intern sowie extern
• Ad-hoc-(Projekt)Unterstützung des Leadership Teams bei strategischen Projekten, Sonderaufgaben und organisationsweiten Initiativen
• Pflege des Lieferantensystems für das Country Management, inkl. Rechnungsprüfung und -freigabe

Du wirst an den Country Manager Switzerlandberichten.

What you’ll bring

Für diese vielseitige Rolle suchen wir eine Persönlichkeit, die gerne Verantwortung übernimmt, vorausschauend handelt und auch in einem dynamischen Umfeld jederzeit den Überblick behält:

• Ausgeprägte Serviceorientierung sowie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen auf allen Hierarchiestufen
• Hohes Organisationsgeschick, Priorisierungsvermögen und die Fähigkeit, auch bei wechselnden Anforderungen strukturiert zu arbeiten
• Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften sowie in der Koordination von komplexen Terminen, Meetings und Projekten
• Kaufmännische Ausbildung, idealerweise in einer Assistenz- oder Koordinationsfunktion
• Sehr gutes Verständnis von Organisationsstrukturen sowie Erfahrung im Umgang mit Veränderungs- und Transformationsprozessen
• Hohe Eigeninitiative, ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein und die Fähigkeit, Themen proaktiv voranzutreiben
• Diskreter und professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, PowerPoint, Word und Excel
• Gelassenheit, Flexibilität und Freude daran, in einem abwechslungsreichen Umfeld mit vielen parallelen Themen den Überblick zu behalten

Besonders wichtig:

Du bist nicht nur Organisator:in, sondern eine echte Sparringspartnerin bzw. ein echter Sparringspartner für den Country Manager und das ganze Leadership Team. Du schaffst Struktur, setzt Prioritäten und sorgst dafür, dass aus Ideen konkrete Ergebnisse werden.

What we offer

Inclusion

AXA XL setzt sich für Chancengleichheit bei der Beschäftigung ein und berücksichtigt Bewerbende unabhängig von Geschlecht, sexueller Orientierung, Alter, ethnischer Zugehörigkeit und Herkunft, Familienstand, Religion, Behinderung oder anderen geschützten Merkmalen.

Wir bei AXA XL wissen, dass eine integrative Kultur und eine vielfältige Belegschaft das Unternehmenswachstum fördern und entscheidend für unseren Erfolg sind. Deshalb haben wir uns strategisch dazu verpflichtet, eine möglichst vielfältige Belegschaft zu gewinnen, zu entwickeln, zu fördern und zu halten und eine integrative Kultur zu schaffen, in der sich jeder bei der Arbeit voll einbringen und sein höchstes Potenzial ausschöpfen kann. Es geht darum, einander - und unserem Unternehmen - zu helfen, voranzukommen und erfolgreich zu sein.

• Fünf Business Resource Groups mit den Schwerpunkten Geschlecht, LGBTQ+, ethnische Zugehörigkeit und Herkunft, Behinderung und Inklusion mit 20 Chapter auf der ganzen Welt
• Flexible Arbeitsvereinbarungen
• Verbesserte familienfreundliche Urlaubsregelungen
• Aufnahme in den Diversity Best Practices Index
• Unterzeichner der UK Women in Finance Charter

AXA XL ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert. Erfahren Sie mehr auf unserer Inclusion & Diversity Seite.

Total Rewards

Das Reward-Programm von AXA XL ist so konzipiert, dass es sich um das Wesentliche für Sie kümmert und alle Aspekte Ihrer Gesundheit, Ihres Wohlbefindens, Ihres Lebensstils und Ihrer finanziellen Sicherheit abdeckt. Es bietet eine wettbewerbsfähige Vergütung und personalisierte, umfassende Leistungen, die sich mit Ihnen weiterentwickeln.

Wir setzen uns dafür ein, Ihren Beitrag langfristig zu belohnen, damit Sie sich heute von Ihrer besten Seite zeigen und mit Zuversicht in die Zukunft blicken können.

Sustainability

Bei AXA XL ist Nachhaltigkeit ein wesentlicher Bestandteil unserer Geschäftsstrategie. In einer sich ständig verändernden Welt schützt AXA XL das, was für unsere Kunden und Gemeinschaften am wichtigsten ist. Wir wissen, dass Nachhaltigkeit die Grundlage für eine widerstandsfähigere Zukunft ist. Unsere Nachhaltigkeitsstrategie 2023-26 mit dem Titel „Roots of resilience“ (Wurzeln der Widerstandsfähigkeit) konzentriert sich auf den Schutz natürlicher Ökosysteme, die Bewältigung des Klimawandels und die Einbindung nachhaltiger Praktiken in unsere gesamte Geschäftstätigkeit.

Unsere Wertesäulen:

• Wertschätzung der Natur: Wie wir auf die Natur einwirken, beeinflusst, wie die Natur auf uns einwirkt. Widerstandsfähige Ökosysteme - die Grundlage für einen nachhaltigen Planeten und eine nachhaltige Gesellschaft - sind für unsere Zukunft von entscheidender Bedeutung. Wir setzen uns für den Schutz und die Wiederherstellung der Natur ein - von Mangrovenwäldern bis hin zu den Bienen in unserem Garten -, indem wir das Bewusstsein für die biologische Vielfalt schärfen und die Natur in den Mittelpunkt unserer Pläne zu stellen.
• Bekämpfung des Klimawandels: Die Auswirkungen des Klimawandels sind weitreichend und signifikant. Unvorhersehbares Wetter, steigende Temperaturen und der Anstieg des Meeresspiegels verursachen sowohl soziale Ungleichheiten als auch Störungen der Umwelt. Wir bauen eine Netto-Null-Strategie auf, entwickeln Versicherungsprodukte und -dienstleistungen und setzen uns für die Förderung von Vordenkerschaft und Investitionen in gesellschaftlich geprägte Lösungen ein.
• Integration von ESG: Alle Unternehmen müssen eine Rolle beim Aufbau einer widerstandsfähigeren Zukunft spielen. Die Einbeziehung von ESG-Überlegungen in unsere internen Prozesse und Praktiken stärkt die Widerstandsfähigkeit unseres Unternehmens von Grund auf. Wir schulen unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, binden unsere externen Partner ein und entwickeln unsere Nachhaltigkeits-Governance und Berichterstattung weiter.
• AXA Hearts in Action: Wir haben Freiwilligen- und Wohltätigkeitsprogramme ins Leben gerufen, um Kolleginnen und Kollegen dabei zu helfen, die Dinge zu unterstützen, die ihnen am Herzen liegen, bekannt als AXA XL's „Hearts in Action“ Programme. Dazu gehören unser Matching Gifts-Programm, unser Freiwilligenurlaub und unser jährlicher Freiwilligentag - der Global Day of Giving.

Weitere Informationen finden Sie unter axaxl.com/sustainability

Who we are

AXA XL, der Geschäftsbereich für Sach- und Spezialversicherungen der AXA, ist bekannt für die Lösung komplexer Risiken. Für mittelständische Unternehmen, multinationale Konzerne und sogar einige inspirierende Einzelpersonen bieten wir nicht nur Rück-/Versicherungen an, wir erfinden sie neu.

Und wie? Durch die Kombination einer umfassenden und effizienten Kapitalplattform, datengestützter Erkenntnisse, führender Technologien und der besten Talente in einem agilen und integrativen Arbeitsumfeld, das uns befähigt, in allen unseren Geschäftsbereichen - Sach-, Haftpflicht-, Berufs-, Finanz- und Spezialversicherungen - einen erstklassigen Kundenservice zu bieten.

Mit einem innovativen und flexiblen Ansatz für Risikolösungen arbeiten wir mit denjenigen zusammen, die die Welt voranbringen.

Erfahren Sie mehr unter axaxl.com .