Stagiaire, Cell 1 (Paid)

Geneva Com; Genf; Vor Ort; CHF 20.000 - 25.000; Teilzeit

Zusammenfassung

MSF OCG Genève recherche un stagiaire dédié à l’assistance RH et à l’administration du personnel international (IMS). Le candidat contribuera à la gestion des postes internationaux, au suivi des documents et à la coordination avec le HROP et les missions sur les aspects RH et opératifs.

Le rôle inclut l’accueil et l’intégration du personnel international, le suivi des dates de début et de fin, et l’appui à la préparation des éléments de paie IMS, sous supervision.

Qualifikationen

• Rigueur organisationnelle et sens du détail dans le suivi des postes internationaux.
• Capacité à coordonner des dossiers RH et des opérations sur le terrain.
• Bonne communication et travail en équipe avec divers départements.

Aufgaben

• Assurer le support RH et administratif pour les staff internationaux (IMS).
• Suivre les descriptions de poste, mettre à jour les tableaux de suivi et les matrices.
• Collaborer avec les HROP et les missions pour les mouvements et visas.
• Préparer les informations salariales IMS mensuelles et coordonner les activités administratives.

Kenntnisse

HR coordination

Administrative support

Missions support

IMS operations

Jobbeschreibung

Administration, HR, Management, Accounting/Finance

Stagiaire,Cell 1

locations: GENEVA

Date de fin : 30 novembre 2026

job requisition id: JR116903

Nous recherchons des candidats passionnés, prêts à contribuer à notre mission humanitaire.

Vous trouverez ci-dessous les détails du poste et le profil recherché.

Inclusion et diversité chez MSF

Chez MSF OCG, nous nous engageons en faveur d’une culture inclusive qui soutient et amplifie la diversité des voix de nos collaborateurs. Nous nous efforçons de créer des environnements de travail où des équipes composées de personnes aux origines, caractéristiques, perspectives, idées et expériences diverses travaillent ensemble pour faire avancerla mission sociale de MSF et obtenir de meilleurs résultats pour nos patients et les communautés avec lesquelles nous travaillons. Nous comprenons que certaines personnes puissent hésiter à postuler si ellesne répondent pas à toutes les exigences du poste. Des études montrent que c'est particulièrement vrai pour les femmes. Si vous estimez que votre profil correspond à ce poste, nous vous invitons à postuler même si vous ne remplissezpastoutes les conditions requises.

Nous encourageons les candidatures de personnes de tous genres, âges, orientations sexuelles, origines ethniques, milieux, religions, croyances, capacités et toutes autres caractéristiques de diversité.

MSF ne tolère pas l'exploitation et les abus sexuels, ni aucune forme de discrimination ou de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel. Tous les candidats sélectionnés feront l'objet d'une vérification de leurs références.

Contexte et mission

Médecins Sans Frontières est une organisation médicale et humanitaire internationale indépendante qui apporte des soins aux personnes dans le besoin, aux personnes touchées par des catastrophes naturelles ou d’origine humaine, ainsi qu’aux victimes de conflits armés, sans discrimination et sans distinction de race, de religion, de croyance ou d’affiliation politique (Charte de MSF).

Le mouvement MSF s'articule autour de 5 centres opérationnels soutenus par 24 sections et bureaux à travers le monde. Le Centre opérationnel de MSF à Genève (MSF OCG) est l'un de ces centres.

At MSF OCG, field operations are supported by multidisciplinary teams based in Geneva, known as operational cells. These teams provide operational support to field missions and facilitate coordination with the different departments at headquarters. Cell 1 now supports operations in Sudan, South Sudan, Ethiopia and Eswatini.

As part of the HR function's evolution towards a more strategic partnership with operations, the Cell Intern supports the Operational HR Partner (HROP) by taking on specific delegated HR activities and files. The intern acts as a focal point for these files, ensuring their follow-up, supporting the HROP's daily activities and facilitating interactions with other departments at headquarters, field missions and members of the Cell Team. In addition to these HR-related responsibilities, the Cell Intern provides operational and administrative support to the Cell Team, contributing to its day-to-day functioning.

Tasks & Responsibilities

To support the HROP's focus on strategic HR mentoring and support to missions, the Cell Intern contributes to the management and follow-up of specific HR files delegated by the HROP, under their supervision. The Cell Intern’s responsibilities are divided as follows: 60% of the time is dedicated to HR and administrative support, and 40% to operational support (including medico-operational dossiers).

1. HR and Administrative Support

Translation of operational ambitions into HR needs & planning of the IMS positions:

• Follows up with the missions on the job descriptions of international staff (MI), brings missing or outdated MIs to the missions’ attention, and files received MIs. Step by step, the intern will be expected to have a critical eye on the MIs and the capacity to raise an alert if some information is missing.
• Supports the updating of the international staff tracking table (HR Update) (mission dates, job openings, obtaining documents).
• Compiles a table of the cell's mission positions to be opened on a weekly basis.
• If necessary, supports the management of IMS job openings, particularly in emergency situations.
• Supports missions and GPOs with IMS propositions and the matching process, based on requests/needs.
• Participates in discussions about the optimal setup requested by the field to ensure that staffing is sufficient in number and coherent in composition to meet operational and institutional ambitions, especially during MYR and POA.
• Reviews MYR and POA matrices, reports any issues (technical, settings-related, analytical, etc.) to the HROP, and provides the HROP with initial feedback on the forecast and variances compared to the last validated budget.
• Supports the verification of IMS staffing requests formalized by the HRCos (compliance with planning, accuracy, and clarity of the request).
• Follows up on updates by the missions (at least every 3 months) to the missions’ HR restrictions table, detailing the profiling decisions in place.

HR and administrative management of international mobile staff (IMS):

• Monthly, as part of the IMS salary payment process, supports the verification of changes to the start and end dates of IMS contracts, amendments, positions and project allocations, and the preparation of monthly IMS payroll information for confirmation to FAR.
• Follows up with Field Movement Referents (FMRs) and acts as a focal point in case of specific movements or visas.
• Participates in HR briefings and debriefings and, when appropriate, carries them out under the guidance of the HROP, in accordance with the policy, ensuring that the HROP is alerted when needed.
• Welcomes international staff before departure, introduces them to current operations and ensures they have the necessary documents.
• Follows up with international staff on documents required for their departure (informed consents BIC, proof of life).
• Consolidates, monitors and updates pre-departure briefing materials for international staff.
• Follows up on anticipated returns of IMS and files documents related to them.
• Follows up on other specific HR procedures as needed.