Sekretär/in und admin. Assistenz Leitung Raum und Anlagen

Basel-Stadt; Basel; On-site; CHF 65,000 - 90,000; Full time

Job summary

Basel-Stadt sucht eine verlässliche Sekretärin bzw. einen Sekretär mit administrativer Assistenz der Leitung Raum und Anlagen. Sie führen das 28-köpfige Team-Sekretariat zusammen mit einer admin.

Fachangestellten und übernehmen vielfältige Sekretariatsarbeiten. Zu Ihren Aufgaben gehört selbständige Dokumentenverwaltung, Sitzungsorganisation, Protokollführung, HR- und Prozessmanagement sowie Organisation von Abteilungsanlässen.

Qualifications

• kaufmännische Ausbildung EFZ oder gleichwertige Ausbildung.
• Sehr gute MS Office Kenntnisse.
• Verlässlichkeit und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise.
• Erfahrung im Sekretariat oder der Verwaltung.

Responsibilities

• Dokumentenverwaltung und Datenpflege selbständig durchführen.
• Organisation und Koordination von Sitzungen inklusive Protokollführung.
• Unterstützung in HR- und Prozessmanagement.
• Organisation von Abteilungsanlässen.

Skills

Teamführung

Organisationstalent

Verlässlichkeit

Dienstleistungsorientierung

Education

kaufmännische Ausbildung EFZ oder gleichwertige Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Sekretär/in und admin. Assistenz Leitung Raum und Anlagen

Erziehungsdepartement, Zentrale Dienste, Raum und Anlagen

per sofort, befristet auf 3 Jahre mit Option auf Verlängerung

Sekretariat führen - Drehscheibenfunktion:

Für das vielseitige 28-köpfige Team ist das Sekretariat zentrale Anlaufstelle für die administrativen und organisatorischen Anliegen. Gemeinsam mit einer admin. Fachangestellten, die sie führen, übernehmen sie die vielfältigen Sekretariatsarbeiten.

Organisation und Administration:

Zu Ihren Aufgaben gehören die selbständige Dokumentenverwaltung und Datenpflege, die Organisation und Koordination von Sitzungen inkl. Protokollführung, die Unterstützung in HR- und Prozessmanagement und die Organisation von Abteilungsanlässen.

Administrative Assistenz der Abteilungsleiterin:

Sie verantworten das Termin- und E-Mail-Management, unterstützen bei der persönlichen Organisation und Korrespondenz und bearbeiten politische Anfragen administrativ. Dabei stehen Sie im regelmässigen Austausch mit weiteren kantonalen Dienststellen.

Erfahrung:

Wenn Sie bereits mehrere Jahre in einer vergleichbaren Position tätig sind, Verwaltungserfahrung mitbringen und eine Führungsebene administrativ betreut haben, freuen wir uns, Sie kennenzulernen.

Persönlichkeit:

Diese Stelle richtet sich an eine verlässliche und integre Persönlichkeit, die vorausschauend und dienstleistungsorientiert handelt. Sie behalten auch in einem vielseitigen Arbeitsalltag den Überblick und setzen Prioritäten gezielt.

Ausbildung:

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung EFZ oder eine gleichwertige Ausbildung. Sehr gute MS Office Kenntnisse runden ihr Profil ab.

Sprache:

Schnelle Auffassungsgabe und sehr gute, stilsichere mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch setzen wir voraus.

Einblick in unsere Arbeit

Im Bereich Zentrale Dienste sind die bereichsübergreifenden Querschnitts- und Supportaufgaben des Erziehungsdepartements zusammengefasst. Die Zentralen Dienste bilden das Kompetenzzentrum für organisatorische, betriebswirtschaftliche, personalpolitische und systemtechnische Fragestellungen auf Ebene Departement und gliedern sich in die folgenden fünf Abteilungen: Finanzen und Controlling, Digitalisierung und Informatik, Personal, Raum und Anlagen sowie Materialzentrale. Diese stellen einen reibungslosen Betrieb sicher und betätigen sich als vielseitige Dienstleister für die Fachbereiche des Departements.

Die Abteilung Raum und Anlagen ist das Kompetenzzentrum des Erziehungsdepartements für die Planung von Schulraum, Tagesstrukturen, Mobiliar, Kleininvestitionen und Sicherheit, den Betrieb der baulichen Infrastruktur von Schulen und Kindergärten, inkl. Schulhauswartung und Reinigung. Sie definiert die zukünftigen Raumbedürfnisse und bringt diese als Nutzervertreterin gegenüber den Hochbaudiensten (BVD) und der Eigentümervertreterin (IBS) ein. Die Fachstelle Stab ist die admin. Drehscheibe der Abteilung. Zu ihr gehören das Sekretariat, das Rechnungswesen und die Bewirtschaftung von Mieten.

Wir schätzen und nutzen die Vielfalt unserer Mitarbeitenden und sorgen für ein chancengerechtes Arbeitsumfeld.

Von den Leistungen der Pensionskasse Basel-Stadt profitieren

Wir übernehmen den grösseren Anteil der laufenden Beiträge, bieten Sparplan-Optionen und Möglichkeiten zur flexiblen Pensionierung.

Arbeiten im Herzen von Basel

Unsere zentral gelegenen Standorte sind zu Fuss, mit dem Velo und mit den öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar.

Etwas ist all unseren mehr als 11’000 Mitarbeitenden gemeinsam: Sie engagieren sich am Puls der Stadt, indem sie unterstützen, befähigen, lenken, gestalten und schützen. So tragen sie mit ihrem Einsatz jeden Tag dazu bei, Basel-Stadt lebens- und liebenswert zu machen. Genauso vielfältig wie unsere Aufgaben sind unsere Mitarbeitenden sowie ihre Möglichkeiten. Willkommen im Team des Kantons Basel-Stadt!

Im gleichen Tätigkeitsbereich wie die angezeigte Stelle werden aktuell keine weiteren Stellen angeboten.