Sekretär/in und admin. Assistenz Leitung Raum und Anlagen

Kanton Basel-Stadt Erziehungsdepartement; Basel; On-site; CHF 40,000 - 50,000; Part time

Job summary

Der Kanton Basel-Stadt Erziehungsdepartement sucht eine Sekretärin bzw. administrative Assistenz für die Leitung Raum und Anlagen. Sie führen das Sekretariat eines 28-köpfigen Teams, organisieren Dokumente und Sitzungen und unterstützen die Abteilungsleiterin administrativ.

Voraussetzung sind mehrjährige Erfahrung, exzellente MS-Office-Kenntnisse sowie eine verlässliche, serviceorientierte Persönlichkeit. Ausbildung: kaufmännische EFZ oder gleichwertig.

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Position erforderlich.
• Sehr gute MS Office Kenntnisse sind ein Muss.
• Verlässliche und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit gewünscht.
• Ausbildung: kaufmännische Ausbildung EFZ oder gleichwertige Ausbildung.

Responsibilities

• Führen des Sekretariats für ein 28-köpfiges Team.
• Organisation und Verwaltung von Dokumenten und Sitzungen.
• Administrative Unterstützung der Abteilungsleiterin.

Skills

MS Office Kenntnisse

Verlässliche Persönlichkeit

Education

kaufmännische Ausbildung EFZ oder gleichwertige Ausbildung

Job description

Wir suchen eine*n Sekretär*in und admin. Assistenz Leitung Raum und Anlagen.

Aufgaben

• Führen des Sekretariats für ein 28-köpfiges Team.
• Organisation und Verwaltung von Dokumenten und Sitzungen.
• Administrative Unterstützung der Abteilungsleiterin.

Fähigkeiten

• Mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Position erforderlich.
• Sehr gute MS Office Kenntnisse sind ein Muss.
• Verlässliche und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit gewünscht.

80%

Erziehungsdepartement, Zentrale Dienste, Raum und Anlagen

per sofort, befristet auf 3 Jahre mit Option auf Verlängerung

Aufgaben

Sekretariat führen - Drehscheibenfunktion: Für das vielseitige 28-köpfige Team ist das Sekretariat zentrale Anlaufstelle für die administrativen und organisatorischen Anliegen. Gemeinsam mit einer admin. Fachangestellten, die sie führen, übernehmen sie die vielfältigen Sekretariatsarbeiten.

Organisation und Administration: Zu Ihren Aufgaben gehören die selbständige Dokumentenverwaltung und Datenpflege, die Organisation und Koordination von Sitzungen inkl. Protokollführung, die Unterstützung in HR- und Prozessmanagement und die Organisation von Abteilungsanlässen.

Administrative Assistenz der Abteilungsleiterin: Sie verantworten das Termin- und E-Mail-Management, unterstützen bei der persönlichen Organisation und Korrespondenz und bearbeiten politische Anfragen administrativ. Dabei stehen Sie im regelmässigen Austausch mit weiteren kantonalen Dienststellen.

Profil

Erfahrung: Wenn Sie bereits mehrere Jahre in einer vergleichbaren Position tätig sind, Verwaltungserfahrung mitbringen und eine Führungsebene administrativ betreut haben, freuen wir uns, Sie kennenzulernen.

Persönlichkeit: Diese Stelle richtet sich an eine verlässliche und integre Persönlichkeit, die vorausschauend und dienstleistungsorientiert handelt. Sie behalten auch in einem vielseitigen Arbeitsalltag den Überblick und setzen Prioritäten gezielt.

Ausbildung: Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung EFZ oder eine gleichwertige Ausbildung. Sehr gute MS Office Kenntnisse runden ihr Profil ab.

Sprache: Schnelle Auffassungsgabe und sehr gute, stilsichere mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch setzen wir voraus.

Einblick in unsere Arbeit

Im Bereich Zentrale Dienste sind die bereichsübergreifenden Querschnitts- und Supportaufgaben des Erziehungsdepartements zusammengefasst. Die Zentralen Dienste bilden das Kompetenzzentrum für organisatorische, betriebswirtschaftliche, personalpolitische und systemtechnische Fragestellungen auf Ebene Departement und gliedern sich in die folgenden fünf Abteilungen: Finanzen und Controlling, Digitalisierung und Informatik, Personal, Raum und Anlagen sowie Materialzentrale. Diese stellen einen reibungslosen Betrieb sicher und betätigen sich als vielseitige Dienstleister für die Fachbereiche des Departements.

Die Abteilung Raum und Anlagen ist das Kompetenzzentrum des Erziehungsdepartements für die Planung von Schulraum, Tagesstrukturen, Mobiliar, Kleininvestitionen und Sicherheit, den Betrieb der baulichen Infrastruktur von Schulen und Kindergärten, inkl. Schulhauswartung und Reinigung. Sie definiert die zukünftigen Raumbedürfnisse und bringt diese als Nutzervertreterin gegenüber den Hochbaudiensten (BVD) und der Eigentümervertreterin (IBS) ein. Die Fachstelle Stab ist die admin. Drehscheibe der Abteilung. Zu ihr gehören das Sekretariat, das Rechnungswesen und die Bewirtschaftung von Mieten.

Die eigene Persönlichkeit einbringen

Wir schätzen und nutzen die Vielfalt unserer Mitarbeitenden und sorgen für ein chancengerechtes Arbeitsumfeld.

Von den Leistungen der Pensionskasse Basel-Stadt profitieren

Wir übernehmen den grösseren Anteil der laufenden Beiträge, bieten Sparplan-Optionen und Möglichkeiten zur flexiblen Pensionierung.

Arbeiten im Herzen von Basel

Unsere zentral gelegenen Standorte sind zu Fuss, mit dem Velo und mit den öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar.

Kontakt

Fragen zur Funktion

Andrea Grasser

Leiterin Raum und Anlagen

Tel. [phone]

Fragen zur Bewerbung

Barbara Wirz

HR Business Partner

Tel. [phone]

Vielseitig.
Arbeiten für Basel-Stadt.

Etwas ist all unseren mehr als 11’000 Mitarbeitenden gemeinsam: Sie engagieren sich am Puls der Stadt, indem sie unterstützen, befähigen, lenken, gestalten und schützen. So tragen sie mit ihrem Einsatz jeden Tag dazu bei, Basel-Stadt lebens- und liebenswert zu machen. Genauso vielfältig wie unsere Aufgaben sind unsere Mitarbeitenden sowie ihre Möglichkeiten. Willkommen im Team des Kantons Basel-Stadt!