Sekretär*in im Bereich Operationstechnik (80-100%)

University Children's Hospital Basel; Basel; Vor Ort; CHF 90.000 - 110.000; Vollzeit

Zusammenfassung

University Children’s Hospital Basel sucht eine engagierte, organisierte und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit zur Verstärkung des Bereichs Operationstechnik.

In dieser neu geschaffenen Funktion übernehmen Sie eine zentrale Drehscheibenrolle im administrativen und organisatorischen Bereich der OP-Technik, unterstützen die stellvertretende Leitung TOPA und verbessern Qualität, Sicherheit und Zusammenarbeit im interdisziplinären Umfeld.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare administrative Ausbildung.
• Mehrjährige Berufserfahrung in administrativen Funktionen, ideal im Gesundheitswesen.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und strukturierte, selbstständige Arbeitsweise.
• Hohe Dienstleistungsorientierung, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Bestellwesen von Verbrauchsmaterialien und OP-Bedarf verwalten.
• Lieferung, Rechnungen und Abrechnungen (IBIcare) prüfen und bearbeiten.
• Lagerlisten und Inventare pflegen.
• Schnittstellenkoordination mit Materialwirtschaft, Sterilisation und Medizintechnik.
• Reklamationen, Rücksendungen und Serviceeinsätze organisieren.
• Sitzungen, Besprechungen und Schulungen planen und koordinieren.
• Termin- und Fristenmanagement.
• Protokollführung bei Meetings und Qualitätszirkeln.
• Dokumentationen, SOPs, Prozessunterlagen und edoc-Dokumente pflegen.
• Schulungsadministration unterstützen und Personalunterlagen pflegen.
• Mitarbeit bei Audits und Vor-/Nachbereitung entsprechender Unterlagen.
• Qualitätsdaten, Statistiken und Berichte erfassen, aufbereiten und auswerten.
• Projekte organisatorisch unterstützen und Veränderungen begleiten.

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Dienstleistungsorientierung

Kommunikationsstärke

Teamarbeit

Deutsch

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Administrative Ausbildung

HF Operationstechnik

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Zur Verstärkung unseres Teams im Bereich Operationstechnik suchen wir eine engagierte, organisierte und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit. In dieser neu geschaffenen Funktion übernehmen Sie eine zentrale Drehscheibenfunktion im administrativen und organisatorischen Bereich der Operationstechnik. Mit Ihrem Engagement sorgen Sie für effiziente Abläufe, unterstützen die stellvertretende Leitung TOPA und leisten einen wichtigen Beitrag zur Qualität, Sicherheit und reibungslosen Zusammenarbeit im interdisziplinären Umfeld des OP-Bereichs. Die Funktion umfasst ausschliesslich administrative und organisatorische Aufgaben und beinhaltet keine patientennahe oder operative Tätigkeit im Operationssaal.

Eintrittsdatum

• Verantwortung für das Bestellwesen von Verbrauchsmaterialien und OP-Bedarf
• Kontrolle und Verarbeitung von Lieferungen, Rechnungen und Abrechnungen (IBIcare)
• Pflege von Lagerlisten und Inventaren
• Koordination von Schnittstellen mit Materialwirtschaft, Sterilisation und Medizintechnik
• Organisation von Reklamationen, Rücksendungen und Serviceeinsätzen
• Planung und Koordination von Sitzungen, Besprechungen und Schulungen
• Termin- und Fristenmanagement
• Protokollführung bei Teammeetings, Qualitätszirkeln und Projektsitzungen
• Pflege und Verwaltung von Dokumentationen, SOPs, Prozessunterlagen und edoc-Dokumenten
• Unterstützung bei der Schulungsadministration und der Pflege von Personalunterlagen
• Mitarbeit bei Audits sowie bei der Vor- und Nachbereitung entsprechender Unterlagen
• Erfassung, Aufbereitung und Auswertung von Qualitätsdaten, Statistiken und Berichten
• Unterstützung bei Projekten sowie bei organisatorischen und prozessbezogenen Veränderungen
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, eine vergleichbare administrative Ausbildung oder Ausbildung als Fachperson Operationstechnik HF
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer administrativen Funktion, idealerweise im Gesundheitswesen oder Spitalumfeld
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohe Dienstleistungsorientierung, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Berufsgruppen
• Sehr gute Anwenderkenntnisse der Microsoft-Office-Produkte
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift
• Eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem spannenden und dynamischen Umfeld
• Die Möglichkeit, den Bereich Operationstechnik aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln
• Eine enge Zusammenarbeit in einem engagierten interdisziplinären Team
• Geregelte Arbeitszeiten von Montag bis Freitag ohne Schicht- und Wochenenddienst
• Zeitgemässe Anstellungsbedingungen und attraktive Sozialleistungen
• Eine wertschätzende Unternehmenskultur mit kurzen Entscheidungswegen
• Ein Arbeitsumfeld, in dem Ihr Organisationstalent sichtbar Wirkung entfaltet