Secrétaire de direction pour le Service d'angiologie

CHUV (Centre hospitalier universitaire vaudois); Vaud; On-site; CHF 80,000 - 100,000; Full time

Benefits offered by this job

Prestations sociales

Congé maternité et paternité

13ème salaire

25 jours de vacances

Formation professionnelle

Logement temporaire

Job summary

Le CHUV, Centre hospitalier universitaire vaudois, recherche une secrétaire de direction pour le service d’angiologie, à 80–100% d’activité, avec un contrat à durée indéterminée et une entrée en fonction le 1er décembre 2026.

Vous assurez le secrétariat et le soutien administratif du service: gestion des dossiers des médecins, rédaction et suivi des annonces de postes, planification et gestion des absences en coordination avec les services concernés.

Qualifications

• CFC d’employé-e de commerce ou équivalent; brevet d'assistant-e de direction idéal.
• 8 à 10 années d’expérience dans un poste similaire.
• Maîtrise parfaite du français; bonnes compétences rédactionnelles; connaissances en anglais et en allemand.
• Sens de la planification et de l’organisation; gestion des priorités.
• Esprit d’ouverture, flexibilité et sens de l’initiative.
• Discrétion et confidentialité; sens des relations humaines.
• Aptitude au travail en équipe.

Responsibilities

• Planification du personnel médical: médecins, absences, vacances et remplacements.
• Gestion du secrétariat et soutien administratif du service: dossiers, publications de postes, gestion Polypoint.
• Gestion des agendas et préparation de dossiers pour le Chef de Service et le Département.
• Soutien administratif au secrétariat des médecins cadres: agendas, correspondance, dossiers.
• Gestion des colloques, congrès et formations et du fonctionnement général du secrétariat.

Skills

Gestion administrative

Planification et organisation

Discrétion

Relations humaines

Communication écrite

Education

CFC d’employé-e de commerce ou équivalent

Brevet d'assistant-e de direction (idéal)

Tools

Visualplanning

Polypoint

Job description

Afin de compléter son équipe, le service d'angiologie recherche un-e secrétaire de direction, à un taux d'activité de 80% à 100%, pour un contrat de durée indéterminée, avec une entrée en fonction au 1er décembre 2026.

Contexte

Le Centre hospitalier universitaire vaudois (CHUV) est l'un des 5 hôpitaux universitaires suisses. Grâce à sa collaboration avec la Faculté de biologie et médecine de l'Université de Lausanne et l'EPFL, le CHUV joue un rôle de pointe dans les domaines des soins médicaux, de la recherche médicale et de la formation.

Le Service d’angiologie, rattaché au Département Cœur-Vaisseaux (DCV), a pour mission d’assurer la prise en charge ambulatoire et hospitalière des patients adultes atteints d'affections vasculaires des artères, des veines, lymphatiques et de la microcirculation.

L’interaction au sein d’une équipe dynamique de 50 personnes (toutes professions confondues), ainsi qu’avec trois autres services du département (notamment la chirurgie vasculaire), fait de ce poste une opportunité de travail multidisciplinaire et de prise en charge de patient-e-s d’une grande diversité.

Mission

• Vous contribuez à la gestion administrative du personnel médical : planification des médecins, suivi des absences, vacances et remplacements (Visualplanning et Polypoint) ainsi que gestion des arrivées et départs en coordination avec les services concernés
• Vous assurez le secrétariat et le soutien administratif du service : suivi administratif des dossiers des médecins (dossiers de candidatures, engagements, promotions, évaluations) ; rédaction, saisie et suivi des annonces de postes, gestion Polypoint)
• Vous contribuez au secrétariat du Chef de Service et de Département dans la gestion des activités administratives et organisationnelles : agendas, séances, préparation de dossiers, correspondance et archivage
• Vous apportez votre soutien administratif au secrétariat des médecins cadres : gestion des agendas, correspondance, préparation et suivi des dossiers
• Vous participez à la gestion administrative des colloques, congrès, formations et au bon fonctionnement général du secrétariat.

Profil

• Vous êtes titulaire d’un CFC d’employé-e de commerce ou titre jugé équivalent, complété idéalement par un brevet d'assistant-e de direction
• Vous êtes au bénéfice de 8 à 10 années d’expérience dans un poste similaire
• Vous maîtrisez parfaitement le français, tant à l’oral qu’à l’écrit, disposez de bonnes compétences rédactionnelles et bénéficiez de bonnes connaissances en anglais et en allemand
• Vous faites preuve de sens de la planification et de l’organisation et de gestion des priorités
• Vous vous distinguez par votre esprit d’ouverture, votre flexibilité et votre sens de l’initiative
• Vous disposez d’un sens développé des relations humaines, allié à une grande discrétion et à un sens aigu de la confidentialité
• Vous savez faire preuve d’assertivité et de diplomatie dans vos échanges avec des interlocuteurs variés
• Vous appréciez le travail en équipe et démontrez un réel sens de la collaboration et de la solidarité.

Selon profil, la classe salariale du-de la candidat-e sera comprise entre le niveau 7 et le niveau 8.

Nous offrons

Devenir une collaboratrice ou un collaborateur du Centre hospitalier universitaire vaudois, c'est l'assurance de bénéficier:

• De prestations sociales de premier ordre, d'un congé paternité de 20 jours et d'un congé maternité de 4 mois (avec possibilité d’un mois supplémentaire de congé d’allaitement)
• D'une progression salariale régulière et adaptée aux responsabilités
• D’un 13ème salaire et de 25 jours de vacances par année
• D'un droit à trois jours de formation minimum par année, avec l’accès à une offre variée au sein du Centre des Formations du CHUV et des centres de formation partenaires de l'Etat de Vaud
• D'un accès facilité à l'un des 500 logements meublés proposés dans les quartiers environnants pour les personnes qui s'installent en Suisse depuis l'étranger
• D’avantages sociaux, culturels et économiques offerts aux membres de l’association H-Oxygène
• D’avantages proposés dans le cadre du plan de mobilité (rabais sur les abonnements des transports publics, promotion des véhicules «Mobility» et rabais sur l’achat de vélos électriques)
• De restaurants d'entreprise de qualité hôtelière, dans chacun des bâtiments hospitaliers avec des tarifs préférentiels.