Sachbearbeitung Schulsekretariat

Erziehungsdepartement des Kantons Basel-Stadt; Basel; Vor Ort; CHF 36.000 - 52.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Teamorientiertes Arbeitsumfeld

Weiterbildungsmöglichkeiten

Vorteilhafte Arbeitsbedingungen

Zusammenfassung

Erziehungsdepartement des Kantons Basel-Stadt sucht eine Mitarbeitende in einer Drehscheibenfunktion mit Fokus auf Schul- und Personaladministration.

Sie arbeiten in einem lebhaften Umfeld, erfassen Daten, betreuen den Telefon- und Schalterdienst und unterstützen die Schulleitung in administrativen Belangen. Ms-Office-Anwendungen und Schulsoftwaresysteme gehören zu Ihrem Arbeitswerkzeug.

Qualifikationen

• Sie haben Erfahrung in einer Drehscheibenfunktion und arbeiten auch in hektischen Situationen selbstständig.
• Teamorientiertes Arbeiten, rasche Auffassungsgabe und Belastbarkeit sind gewünscht.
• Buchhaltungskenntnisse sind von Vorteil.

Aufgaben

• Sie arbeiten im Drehscheibenbetrieb und stehen in Kontakt mit Schülerinnen, Eltern, Lehrpersonen und Mitarbeitenden.
• Sie erfassen und bearbeiten Daten in Schulverwaltungsprogrammen; erster Ansprechpartner am Telefon und Schalter.
• Sie unterstützen die Verwaltungsleiterin in personellen Prozessen und Abrechnungen.

Kenntnisse

Drehscheibenfunktion

Teamarbeit

Ausbildung

EFZ kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Pensum von: 50%
Pensum bis: 55%

Aufgaben

Drehscheibenfunktion

Sie arbeiten in einem lebhaften Umfeld mit verschiedenen Anspruchsgruppen zusammen und stehen im Austausch mit Schülerinnen und Schülern, Eltern, Lehrpersonen sowie Mitarbeitenden.

Schuladministration

Sie sind verantwortlich für die Erfassung und Bearbeitung von Daten in verschiedenen Schuladministrationsprogrammen. Als erste Ansprechperson am Telefon- und Schalterdienst sind Sie dynamisches Arbeiten gewohnt.

Personaladministration

Sie unterstützen die Verwaltungsleiterin in personellen administrativen Prozessen. (Absenzen, Abrechnungen)

Digitale Verwaltung

Sie tragen dazu bei, Dossiers und Prozesse digital umzusetzen und sind offen für Neuerungen. Als Arbeitsmittel nutzen Sie die gängigen MS-Office-Anwendungen sowie verschiedene Softwaresysteme im Schulbereich.

Unterstützung der Schulleitung

Sie verantworten selbstständig abwechslungsreiche Aufgabenbereiche. Zudem unterstützen Sie die gesamte Schulleitung in administrativen Anliegen und Tätigkeiten.

Profil

Erfahrung

Sie verfügen bereits über Erfahrung in einer Drehscheibenfunktion und sind es gewohnt, auch in hektischen Situationen selbstständig und verantwortungsbewusst zu arbeiten sowie Arbeitsabläufe und Prozesse einzuhalten. Buchhaltungskenntnisse sind von Vorteil.

Persönlichkeit

Sie überzeugen mit Motivation und Begeisterung im Schulumfeld. Sie sind teamorientiertes Arbeiten gewohnt, verfügen über eine rasche Auffassungsgabe und zeichnen sich durch Belastbarkeit sowie Flexibilität aus. Dienstleistungsorientiertes Handeln ist für Sie selbstverständlich.

Ausbildung

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung auf Niveau EFZ.

Sprache

Sie verfügen über stilsichere mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse. Weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil.

Einblick in unsere Arbeit

Der Bereich Mittelschulen und Berufsbildung des Erziehungsdepartements Basel-Stadt ist verantwortlich für vielfältige Bildungs-, Beratungs- und Unterstützungsangebote auf Sekundarstufe II. Er macht sich stark für eine hohe fachliche Qualität des Unterrichts von Gymnasien, FMS, Brückenangeboten und Berufsfachschulen. Daneben setzt er sich auch für die höhere Berufsbildung und Angebote der Erwachsenenbildung ein und unterstützt Jugendliche und Erwachsene bei ihrer Laufbahngestaltung. Diese Arbeit leistet einen wichtigen Beitrag zur Bildungslandschaft und Förderung von Fachkräften in Basel-Stadt.

Vorteile

• Die eigene Persönlichkeit einbringen Wir schätzen und nutzen die Vielfalt unserer Mitarbeitenden und sorgen für ein chancengerechtes Arbeitsumfeld.
• Talente und Potenzial nutzen Wir unterstützen berufliches Vorankommen mit einer Vielzahl von Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten über alle Lebensphasen hinweg.
• Unsere Mitarbeitenden können auf uns zählen, auch wenn es mal nicht rund läuft dank einem professionellen Care Management und einer hundertprozentigen Lohnfortzahlung bei Krankheit oder Unfall während des gesamten Arbeitsverhältnisses.

Kontakt

Fragen zur Funktion

Ursula Lichtensteiger
Verwaltungsleiterin
[phone]

Fragen zur Bewerbung

Ursula Lichtensteiger
Verwaltungsleiterin
[phone]

Vielseitig. Arbeiten für Basel-Stadt.

Etwas ist all unseren mehr als 11'000 Mitarbeitenden gemeinsam: Sie engagieren sich am Puls der Stadt, indem sie unterstützen, befähigen, lenken, gestalten und schützen. So tragen sie mit ihrem Einsatz jeden Tag dazu bei, Basel-Stadt lebens- und liebenswert zu machen. Genauso vielfältig wie unsere Aufgaben sind unsere Mitarbeitenden sowie ihre Möglichkeiten. Willkommen im Team des Kantons Basel-Stadt!