Sachbearbeitung Frontoffice

PZM Psychiatriezentrum Münsingen AG; Bern; On-site; CHF 54,000 - 70,000; Full time

Job summary

Universitäres Psychiatrisches Zentrum Bern sucht eine motivierte Empfangs-/Verwaltungsfachkraft zur Betreuung von Empfang und Telefondienst. Sie erfassen Stammdaten, eröffnen/ bearbeiten ambulante und stationäre Fälle, koordinieren Termine und unterstützen den Notfall- und Konsiliardienst.

Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und behalten auch in stressigen Situationen den Überblick. ORBIS-Kenntnisse sind von Vorteil; Zusammenarbeit mit internen/externalen Teams ist zentral.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Freundliche, professionelle Kommunikation und ruhige Arbeitsweise auch bei hohem Telefonaufkommen.
• Belastbarkeit, Teamfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein.
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und Prioritäten setzen.
• Dienstleistungsorientierung und Freude an Zusammenarbeit mit verschiedenen Berufsgruppen.

Responsibilities

• Empfangs- und Telefondienst professionell betreuen und Auskünfte erteilen.
• Patienten für ambulante Sprechstunden und stationäre Aufenthalte aufnehmen und Stammdaten digital erfassen.
• Fälle ambulant/stationär, Notfall- und Konsiliarfälle eröffnen, bearbeiten und abschließen.
• Administrative Aufgaben im Zusammenhang mit ambulanten Sprechstunden, Memory Klinik und mobiler Alterspsychiatrie unterstützen.
• Notfall-/Konsiliardienst telefonisch und administrativ unterstützen und Termine koordinieren.
• Zentrales E-Mail-Postfach bearbeiten und Nachrichten zuständigen Personen zuweisen.
• Krankengeschichten im Archiv erstellen/verwalten, Fallkorrekturen und Leistungserfassung unterstützen.
• Angehörige/ Begleitpersonen informieren und eng mit internen/externen Ansprechpartnern zusammenarbeiten.
• Backoffice bei Absagen von Erst- und Verlaufsgesprächen unterstützen.

Skills

Empfang

Telefonzentrale

Kundenorientierung

Teamfähigkeit

Vertraulichkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Ähnliche Qualifikation

Tools

ORBIS

Job description

Universitätsklinik für Erwachsenenpsychiatrie und Psychotherapie

per sofort oder nach Vereinbarung (befristet auf 31.12.2027 mit Option auf eine Festanstellung)

Möchtest du die Visitenkarte einer bedeutenden medizinischen Einrichtung werden? Beim Universitären Psychiatrischen Zentrum Bern (UPZ) hast du die Chance, als erste Ansprechperson an der Telefonzentrale und am Empfang einen wesentlichen Beitrag zu leisten. In dieser zentralen Position bist du das erste Gesicht und die erste Stimme, die unsere Patientinnen und Patienten und Besucherinnen und Besucher willkommen heisst - und sorgst dafür, dass der Betrieb reibungslos läuft. Mit deiner freundlichen, professionellen und serviceorientierten Art sorgst du für einen reibungslosen Empfang und eine effiziente administrative Abwicklung. Du behältst auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick, koordinierst Anfragen und unterstützt die interprofessionellen Teams bei ihren täglichen Aufgaben. Damit leistest du einen wichtigen Beitrag zu einer professionellen Patientenversorgung.

Deine Aufgaben

• Du betreust den Empfang und die Telefonzentrale und sorgst für eine freundliche und professionelle Auskunftserteilung
• Du nimmst Patientinnen und Patienten für ambulante Sprechstunden und stationäre Aufenthalte auf und erfasst ihre Stammdaten elektronisch
• Du eröffnest, bewirtschaftest und schliesst ambulante und stationäre Fälle sowie Notfall- und Konsiliarfälle ab
• Du bearbeitest administrative Aufgaben im Zusammenhang mit ambulanten Sprechstunden, der mobilen Alterspsychiatrie und der Memory Klinik
• Du triagierst eingehende Krisenanrufe und leitest diese bei Bedarf an den Notfalldienst oder den Dienstarzt weiter
• Du unterstützt den Notfall- und Konsiliardienst bei telefonischen und administrativen Anliegen und koordinierst Termine für Notfallsprechstunden
• Du bearbeitest das zentrale E-Mail-Postfach, leitest Nachrichten an die zuständigen Personen weiter und stellst einen zuverlässigen Informationsfluss sicher
• Du erstellst und verwaltest Krankengeschichten im Archiv und unterstützt bei Fallkorrekturen sowie bei der Leistungserfassung
• Du informierst Angehörige und Begleitpersonen und arbeitest eng mit den verschiedenen internen und externen Ansprechpersonen zusammen
• Du unterstützt das Backoffice bei der Absage von Erst- und Verlaufsgesprächen

Dein Profil

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringst idealerweise Erfahrung im Empfangsbereich oder in der Administration mit
• Du kommunizierst freundlich, professionell und adressatengerecht und behältst auch bei hohem Telefonaufkommen und anspruchsvollen Kontakten die Ruhe
• Du bist belastbar, teamfähig und sozial kompetent und überzeugst durch dein hohes Verantwortungsbewusstsein
• Du arbeitest selbstständig, strukturiert und zuverlässig und setzt auch bei wechselnden Prioritäten die richtigen Schwerpunkte
• Du verfügst über eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung, Geschick im Umgang mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen und Freude an der Zusammenarbeit mit verschiedenen Berufsgruppen
• Du gehst sorgfältig mit vertraulichen Informationen um und hältst die Datenschutzbestimmungen konsequent ein
• Du bist versiert im Umgang mit digitalen Anwendungen; Kenntnisse des Klinikinformationssystems ORBIS sind von Vorteil

Deine Ansprechpersonen

Nora Blank

Nora Blank beantwortet Ihre fachspezifischen Fragen: T: [phone]

Bei Fragen zum Bewerbungsprozess wenden Sie sich an

Yanis Emanuel Ryser

Mail: T: [phone]

Das UPZ

Das Universitäre Psychiatrische Zentrum Bern (UPZ) ist als universitäre Klinik das führende Kompetenzzentrum für Psychiatrie und Psychotherapie in der Hauptstadtregion. Es gewährleistet die psychiatrische Versorgung im Kanton Bern entlang der gesamten Versorgungskette, von der Früherkennung über ambulante, tagesklinische und stationäre Therapien bis hin zu Rehabilitation und Forensik. Mit über 30 Standorten bietet das UPZ ein flächendeckendes Versorgungsnetz. Darüber hinaus leistet das UPZ einen wichtigen Beitrag in den Bereichen Lehre, Aus- und Weiterbildung sowie Forschung.

Mehr erfahren

https://jobs.upz-bern.ch/de/warum-upz

Dein Arbeitsort

Murtenstrasse 21, 3008 Bern

Universitäres Psychiatrisches Zentrum Bern AG

3008 Bern