Sachbearbeiter*in Schwimmsport, 80 %

Stadt Zürich; Zürich; Vor Ort; CHF 65.000 - 80.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Stadt Zürich sucht eine organisatorisch versierte Fachkraft zur Unterstützung der Co-Fachbereichsleitung Schwimmsport im administrativen Bereich. Sie koordinieren Rekrutierung, Onboarding und Personalverwaltung, pflegen Lernplattformen und unterstützen bei Kursmanagement und Veranstaltungen.

Zu den Aufgaben gehören die Kursverwaltung, Controlling, Lohnabrechnungen (J+S) und die Vorbereitung von Sitzungen. Eine EFZ-Ausbildung, IT-Affinität und Engagement im Vereinsleben runden das Profil ab.

Qualifikationen

• Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung (EFZ) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie bringen sehr gute Selbstorganisation, strukturierte und effiziente Arbeitsweise sowie Qualitätsbewusstsein mit.
• Sie besitzen ausgeprägte IT-Kenntnisse, insbesondere MS Office, und arbeiten gern mit digitalen Tools.

Aufgaben

• Unterstützung der Co-Fachbereichsleitung Schwimmsport in administrativen und organisatorischen Belangen.
• Pflege der internen Kommunikationswege sowie Organisation von Weiterbildungen, Briefings und Korrespondenz.
• Kursverwaltung (Erfassung, Mutationen, Wartelisten) und Unterstützung bei Rekrutierung und Vertragsmanagement der Kursleitenden.
• Mitwirkung bei Controlling und Lohnabrechnungen (J+S) und Unterstützung der Programmleitung ZüriKick.
• Terminkoordination, Sitzungspräparation und Protokollierung sowie Pflege von Adressverzeichnissen.
• Aktive Mitwirkung in Organisationskomitees von Veranstaltungen rund um Seeüberquerung, Zürifisch und Schwimmstafette.

Kenntnisse

Organisationstalent

Eigenständiges Arbeiten

Kommunikation

Teamkoordination

Ausbildung

EFZ kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Der Fachbereich Schwimmsport an der Volksschule ist für den obligatorischen sowie freiwilligen Schwimmunterricht in der Stadt Zürich verantwortlich. Die Rekrutierung, Führung und Weiterbildung der Fachlehrpersonen Schwimmen, die Überprüfung und Aktualisierung der Unterrichtsmaterialien sowie die Durchführung von Schwimmsportanlässen obliegt der Co-Fachbereichsleitung Schwimmsport. Per sofort befristet bis 31. Januar 2027 suchen wir Sie - ein vorausdenkendes Organisationstalent, das gerne die Fäden in der Hand hält, Freude am selbständigen Arbeiten hat und die Co-Fachbereichsleitung in allen anfallenden Themen unterstützt.

Aufgaben

• Sie sind die administrative und organisatorische Unterstützung für die Co-Fachbereichsleitung Schwimmsport und die zentrale Schnittstelle für Fachlehrpersonen, Vikar*innen und Kursleiter*innen. Dazu gehört die Unterstützung bei Rekrutierung, Onboarding und Personalverwaltung sowie die Koordination von Vikariaten und Stundenplänen.
• Sie pflegen und aktualisieren die Internetplattform «swimadmin», MS Teams sowie die weiteren internen Kommunikationswege. Dazu gehört die Organisation von Weiterbildungen, Briefings und die allgemeine Korrespondenz.
• Sie führen die Kursverwaltung im Information Manager (Erfassung, Mutationen, Wartelisten) und unterstützen bei der Rekrutierung und dem Vertragsmanagement der Kursleitenden.
• Sie wirken bei Controlling und Lohnabrechnung (J+S) Prozesse mit und leisten zudem Support für die Programmleitung ZüriKick.
• Sie sind für die Terminkoordination, die Vorbereitung von Sitzungen und die Protokollierung zuständig. Dazu gehört auch die Pflege von Adressverzeichnissen.
• Sie wirken in den Organisationskomitees der Anlässe Stadtzürcher Seeüberquerung, „De schnällscht Zürifisch“ und der Stadtzürcher Schwimmstafette. Dazu gehört die reibungslose Organisation und die Mitverantwortung für den Erfolg dieser Events.
• Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung (EFZ) oder eine vergleichbare Qualifikation. Dazu gehört Berufserfahrung in einer ähnlichen Position mit parallelen Aufgaben; Kenntnisse der Schullandschaft Zürich, im Bereich Kinder- und Jugendsportförderung sowie im Wassersport sind von Vorteil
• Sie besitzen sehr gute Kenntnisse und eine hohe Affinität zu IT-Tools, insbesondere MS Office
• Sie zeichnen sich durch sehr gute Selbstorganisation, eine strukturierte und effiziente Vorgehensweise sowie ein hohes Qualitätsbewusstsein aus. Dazu gehört vernetztes Denken und die Fähigkeit, Aufgaben eigenständig zu erledigen
• Sie sind eigenverantwortlich, zuverlässig und einfühlsam. Dazu gehört ein Interesse an personalrechtlichen Themen und die Bereitschaft für vereinzelte Einsätze am Abend oder Wochenende bei grossen Anlässen. Zudem haben Sie Freude an der Vereinsarbeit
• Sie besitzen einen Führerausweis Klasse B und übernehmen Materialtransporte zu verschiedenen Anlässen des Fachbereichs

Wir bieten eine nicht alltägliche, vielfältige und sinnstiftende Tätigkeit in einem grossen, dynamischen und erfahrenen Team sowie attraktive Anstellungsbedingungen.

Das Sportamt ist eine Dienstabteilung des Schul- und Sportdepartements der Stadt Zürich. Es ist das Kompetenzzentrum für die Sportförderung und stellt der sportbegeisterten Bevölkerung und den Vereinen die Sportanlagen inklusive Hallen- und Freibäder zur Verfügung.