Sachbearbeiter/in Schulsekretariat

Immobilien Basel-Stadt; Basel; Hybrid; CHF 65,000 - 90,000; Full time

Job summary

Das Erziehungsdepartement Basel-Stadt sucht eine engagierte Person für Organisation und Service im Schulhaus. Sie sind die erste Ansprechperson für Schulpersonal, Eltern und Besuchende, betreuen Empfang, Telefondienst sowie Post- und Terminverwaltung.

Sie übernehmen Personalunterlagen, koordinieren Urlaub, sind für das Vikariatswesen zuständig und pflegen die Schülerdatenbank. Eng arbeiten Sie mit der Schulleitung zusammen und arbeiten im Team im Jobsharing mit Kollegin.

Qualifications

• Fundierte Berufserfahrung in administrativen Aufgaben sowie sehr gute MS-Office-Kenntnisse.
• Bereitschaft, sich bei Bedarf in neue Programme einzuarbeiten.
• Kommunikative und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit, die auch in einem lebhaften Schulumfeld den Überblick behält.

Responsibilities

• Empfang und Telefondienst, Post- und Terminverwaltung.
• Personalunterlagen wie Unfallmeldungen, Arztzeugnisse, Ein- und Austritte; Koordination von Urlaubsgesuchen; Vikariatswesen.
• Pflege der Schülerdatenbank und enge Zusammenarbeit mit der Schulleitung; eigenständige, vielfältige Aufgaben.
• Jobsharing: Aufgaben teilen im Team und sich gegenseitig unterstützen.
• Unterstützung der Schulleitung im administrativen Alltag und Sicherstellung eines reibungslosen Schulbetriebs.

Skills

MS-Office Kenntnisse

Kundenorientierung

Organisationstalent

Lernbereitschaft

Education

EFZ kaufmännische Grundbildung

Job description

Erziehungsdepartement, Volksschulen, Primarstufe Dreirosen

Organisation und Service im Schulhaus: In dieser Drehscheibenfunktion sind Sie die erste Ansprechperson für Schulpersonal, Eltern und weitere Besuchende. Sie betreuen den Empfang und den Telefondienst und sind für die Post- und Terminverwaltung zuständig.

Personaladministration: Sie bearbeiten Personalunterlagen wie Unfallmeldungen, Arztzeugnisse sowie Ein- und Austritte, koordinieren Urlaubsgesuche und sind für das Vikariatswesen zuständig.

Administration und Unterstützung der Schulleitung: Sie pflegen die Schülerdatenbank zuverlässig und arbeiten eng mit der Schulleitung zusammen. Dabei übernehmen Sie vielfältige Aufgaben selbstständig und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Schulalltag.

Jobsharing: Die Aufgaben teilen Sie sich mit einer Kollegin in der Sachbearbeitung. Gemeinsam bilden Sie ein eingespieltes Team, das sich gegenseitig unterstützt und ergänzt.

Erfahrung: Sie verfügen über fundierte Berufserfahrung und sehr gute MS-Office-Kenntnisse. Zudem sind Sie bereit, sich bei Bedarf in neue Programme einzuarbeiten.

Persönlichkeit: Sie sind eine kommunikative und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit, die auch in einem lebhaften Schulumfeld den Überblick behält. Sie arbeiten exakt, zuverlässig und sind gut organisiert.

Ausbildung: Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Grundbildung auf EFZ-Niveau.

Sprache: Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und formulieren stilsicher.

Einblick in unsere Arbeit

Der Bereich Volksschulen des Erziehungsdepartements Basel-Stadt umfasst die gesamte obligatorische Schulzeit, vom Kindergarten über die Primarschule bis zur Sekundarschule. Er ist verantwortlich für den Schulbetrieb und die schulischen Betreuungsangebote ausserhalb der Unterrichtszeit. Dabei macht sich der Bereich für eine integrative Schule stark, in der alle Kinder aufgenommen und ihren Fähigkeiten entsprechend gefördert werden.

Unsere Mitarbeitenden können auf uns zählen, auch wenn es mal nicht rund läuft

dank einem professionellen Care Management und einer hundertprozentigen Lohnfortzahlung bei Krankheit oder Unfall während des gesamten Arbeitsverhältnisses.

Die eigene Persönlichkeit einbringen

Wir schätzen und nutzen die Vielfalt unserer Mitarbeitenden und sorgen für ein chancengerechtes Arbeitsumfeld.

Von den Leistungen der Pensionskasse Basel-Stadt profitieren

Wir übernehmen den grösseren Anteil der laufenden Beiträge, bieten Sparplan-Optionen und Möglichkeiten zur flexiblen Pensionierung.

Etwas ist all unseren mehr als 11’000 Mitarbeitenden gemeinsam: Sie engagieren sich am Puls der Stadt, indem sie unterstützen, befähigen, lenken, gestalten und schützen. So tragen sie mit ihrem Einsatz jeden Tag dazu bei, Basel-Stadt lebens- und liebenswert zu machen. Genauso vielfältig wie unsere Aufgaben sind unsere Mitarbeitenden sowie ihre Möglichkeiten. Willkommen im Team des Kantons Basel-Stadt!

Im gleichen Tätigkeitsbereich wie die angezeigte Stelle werden aktuell keine weiteren Stellen angeboten.