Project Office Customer Projects (m/w)

Ärztekasse Genossenschaft; Urdorf; Hybrid; CHF 65.000 - 90.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Homeoffice möglich nach der Probezeit

40-Stunden-Woche

25 Tage Ferien

Attraktive Sozialleistungen

Zusammenfassung

Die Ärztekasse Genossenschaft in Urdorf sucht eine kontakt- und akquisitionsstarke Persönlichkeit zur Unterstützung unserer Projektleiter:innen im Tagesgeschäft.

Sie übernehmen zentrale Aufgaben in unseren Projekten, koordinieren Termine, erstellen Auswertungen in Projekten und sichern die Qualität der Projektdokumentation. Die Rolle bietet Raum für Mitgestaltung und Weiterentwicklung im dynamischen Umfeld.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion, idealerweise im Projektumfeld.
• Gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Kenntnisse in Confluence und Jira von Vorteil.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (Französischkenntnisse von Vorteil).

Aufgaben

• Kontaktaufnahme, Terminorganisation und Vorabklärungen mit Kunden.
• Ressourcenplanung über sämtliche Projekte.
• Überblick über alle Projekte (Termine, Rapportierung).
• Überwachung von Terminen, Meilensteinen und Ressourcen.
• Erstellen von Offerten, Verträgen und Berichten.
• Bereitstellung von Hilfsmitteln und Richtlinien.
• Dokumentation in Jira und Confluence sowie deren Qualität.
• Monatliche Auswertungen und Kennzahlen in Excel erstellen.
• Lessons Learned dokumentieren und zentrale Wissensdatenbank pflegen.
• Pendenzenverwaltung im Team.

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Projektmanagement

Kommunikationsstärke

Eigeninitiative

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Confluence

Jira

Jobbeschreibung

Die Ärztekasse Genossenschaft ist eines der führenden Unternehmen in der Praxisadministration. Sie unterstützt Ärzte, Belegärzte, Gruppenpraxen sowie Leistungserbringer im Gesundheitswesen (Physiotherapeuten, Osteopathen, Psychologen etc.) mit IT-Branchen-lösungen und umfassenden Dienstleistungspaketen. Von der Terminadministration über die vollstrukturierte, elektronische Krankengeschichte bis zum Abrechnungssystem, wird der gesamte Praxisprozess abgebildet. Dazu entlastet sie die Praxisassistenz mit verschiedensten Dienstleistungspaketen. Um diese Dienstleistung kontinuierlich beibehalten zu können, suchen wir ab sofort oder nach Vereinbarung eine kontakt- und akquisitions-starke Persönlichkeit als

Start: per sofort oder nach Vereinbarung

Dauer: unbefristet

Arbeitsort: Urdorf

Sie übernehmen zentrale Aufgaben in unseren Projekten und unterstützen unsere Projektleiter:innen im Tagesgeschäft - von der Terminorganisation mit Kunden, über Vorabklärungen bis hin zur Erstellung von Auswertungen in Projekten. Sie haben ein Auge fürs Detail und stellen die Qualität in den Projekten sicher und leiten bei Bedarf Korrekturen und Optimierungen ein. Eine Stelle für jemanden, der/die gerne mitdenkt, mitgestaltet und sich in einem dynamischen Umfeld wohlfühlt. Die Rolle befindet sich im Aufbau und wird zusammen mit dem Teamleiter entwickelt.

Hauptaufgaben

• Verantwortlich für die Kontaktaufnahme, Terminorganisation und Vorabklärungen mit Kunden.
• Ressourcenplanung über sämtliche Projekte
• Übersicht über alle Projekte (Termine, Rapportierung)
• Überwachung von Terminen, Meilensteinen und Ressourcen.
• Erstellen von Offerten, Verträgen und Berichten.
• Bereitstellung von Hilfsmitteln (Übersichten, Vorlagen, Checklisten, ...) und Richtlinien.
• Sicherstellen der Projektdokumentation in Jira und Confluence und deren Qualität
• Erstellen von monatlichen Auswertungen und Kennzahlen in Excel.
• Dokumentation und Bereitstellung von "Lessons Learned" aus abgeschlossenen Projekten, erstellen und Pflege einer zentralen Wissensdatenbank.
• Pendenzenverwaltung Team

Anforderungen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion, idealerweise im Projektumfeld.
• Fundierte Anwenderkenntnisse der gesamten MS-Office-Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Gute Kenntnisse von Confluence und Jira ist ein Plus
• Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturierte Arbeitsweise und die Fähigkeit, stets den Überblick zu behalten.
• Kenntnisse in Projekt- und Prozessmanagement sehr hilfreich
• Eigeninitiative und die Bereitschaft Verantwortung zu übernehmen.
• Gewandtes, professionelles Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikationsstärke.
• Vorausschauendes Denken und die Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld Prioritäten richtig zu setzen.
• Von grossem Vorteil sind zudem Kenntnisse der Betriebsabläufe einer Arztpraxis
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (Französischkenntnisse sind von Vorteil).

Was wir bieten

• Ein eingespieltes Team mit grossem Fachwissen und gegenseitiger Unterstützung im Alltag
• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit einem breiten Aufgabenspektrum und Gestaltungsspielraum
• 40-Stunden-Woche sowie 25 Tage Ferien
• Attraktive Sozialleistungen
• Homeoffice möglich nach der Probezeit bis zu 40%