Office Manager F/H

Antaes Consulting; Genf; Sur place; CHF 90 000 - 120 000; Plein temps

Résumé du poste

Antaes Consulting recherche un(e) Office Manager pour assurer le bon fonctionnement quotidien des bureaux à Genève. Vous assurez l’accueil, l’administration du personnel, la gestion des locaux et la coordination des services généraux.

Le poste requiert une excellente organisation, polyvalence, rigueur et sens du service. Profil: formation en administration, expérience Office Manager ou RH, maîtrise Word/Excel/PowerPoint, anglais B2.

Qualifications

• Formation en administration, gestion, assistanat ou domaine similaire.

Responsabilités

• Accueil et réception: gérer le standard, accueillir visiteurs, courrier et badges d’accès.
• Gestion administrative: rédaction, classement, archivage, réservations et suivi des demandes internes.
• Administration du personnel et soutien RH: dossiers d’intégration, paie, données HR et conformité (nlPD).
• Office management et services généraux: gestion des stocks, matériel, archives et coordination prestataires.
• Coordination informatique et soutien événementiel: support IT et organisation d’événements.

Connaissances

Word

Excel

PowerPoint

Boond

Salesforce

SAP

Anglais B2

Formation

Formation en administration/gestion/assistanat

Outils

Boond

Salesforce

SAP

Description du poste

Titre du poste : Office Manager F/H

Localisation : Genève.

Taux d’activité : 100%, CDI.

Date de commencement : 1er Février 2027.

Contexte du poste

Dans le cadre de son développement, Antaes recherche un(e) Office Manager afin d’assurer le bon fonctionnement quotidien de ses bureaux et de contribuer à la gestion administrative et RH de ses activités.

Véritable interface entre les collaborateurs, les équipes internes et les prestataires externes, vous intervenez sur des missions variées associant accueil, administration du personnel, gestion des locaux et coordination des services généraux.

Ce poste requiert une excellente organisation, de la polyvalence, de la rigueur et un sens du service développé.

Missions principales :

Accueil et réception

• Assurer la gestion du standard téléphonique et orienter les appels vers les interlocuteurs concernés.


• Accueillir les visiteurs et veiller à la bonne tenue de l’espace de réception.


• Gérer la réception, le tri, la distribution et l’expédition du courrier.


• Administrer les badges d’accès aux locaux et aux parkings.

Gestion administrative

• Rédiger, saisir et mettre en forme les documents administratifs sur Word, Excel et PowerPoint.


• Assurer le classement et l’archivage des documents.


• Commander et centraliser les attestations nécessaires aux réponses aux appels d’offres.


• Organiser les réservations liées aux déplacements professionnels des consultants.


• Assurer le suivi des demandes internes et transmettre les informations aux interlocuteurs concernés.


• Participer au suivi administratif des relations avec les prestataires externes.

Administration du personnel et soutien RH

• Préparer et suivre les dossiers administratifs d’intégration des collaborateurs : demandes de permis de travail, affiliations aux assurances, allocations familiales et collecte des justificatifs.


• Collecter, vérifier et centraliser les documents administratifs des collaborateurs ainsi que les éléments nécessaires à la préparation de la paie.


• Saisir et mettre à jour les fiches collaborateurs dans les outils.


• Participer aux réunions et aux actions de mise en conformité relatives à la protection des données personnelles (nLPD).


• Organiser les attentions destinées aux collaborateurs lors des événements marquants de leur vie.

Office management et services généraux

• Gérer l’économat, les stocks et les commandes de fournitures de bureau et de consommables.


• Assurer le suivi des équipements et du matériel mis à disposition des collaborateurs.


• Organiser et gérer les archives physiques.


• Coordonner les prestataires externes, notamment pour le nettoyage, les solutions d’impression et les équipements de bureau.


• Veiller à la qualité des prestations et au suivi des demandes d’intervention.

Coordination informatique et soutien événementiel

• Assurer la liaison avec le prestataire informatique externe et suivre les demandes de support.


• Tenir à jour le suivi du parc informatique et des équipements.


• Centraliser et traiter les demandes d’accès informatiques en coordination avec les interlocuteurs concernés.


• Apporter un soutien à l’organisation des événements de l’entreprise.

Profil recherché :

• Formation en administration, gestion, assistanat ou domaine similaire.


• Expérience dans une fonction d’Office Manager, d’assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) ou d’assistant(e) RH.


• Bonne maîtrise de Word, Excel et PowerPoint et aisance avec les outils de gestion ; la connaissance de Boond, Salesforce ou SAP constitue un atout.


• Niveau d'anglais intermédiaire B2 demandé.


• Des connaissances en administration du personnel en Suisse, notamment concernant les permis de travail, les assurances et les allocations familiales, constituent un atout.


• Excellentes capacités d’organisation et de priorisation pour gérer plusieurs demandes et échéances simultanément.


• Rigueur, discrétion et respect de la confidentialité dans le traitement des données administratives et RH.


• Sens du service, aisance relationnelle et capacité à collaborer avec des interlocuteurs variés.


• Autonomie, réactivité et polyvalence pour accompagner les besoins quotidiens des équipes.

Qui Sommes-nous?

Créée en 2007, Antaes est une société suisse de conseil en management et technologie classée dans le top 10 des sociétés de conseil en Suisse. Nous comptons plus de 320 ingénieurs expérimentés qui partagent notre passion.

Présents en Suisse, à Singapour et en France, nous accompagnons nos clients suisses, et internationaux en intervenant dans les domaines suivants :

• Conseil en organisation et transformation


• Ingénierie Industrielle


• Management des systèmes d'Information

En rejoignant nos équipes vous découvrirez :

• Une équipe dynamique dans un esprit start-up


• Un accompagnement humain et un suivi de l’évolution de votre carrière


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• Une entreprise certifiée @HappyAtWork et ayant une politique RSE engagée (médaille d’or Ecovadis2025)

Nous remercions sincèrement tous les candidats de l'intérêt qu'ils portent à notre organisation. Cependant, seuls ceux sélectionnés pour une considération ultérieure seront contactés.

Lorsque cela s'applique, la forme masculine est utilisée pour des raisons de lisibilité et est destinée à inclure toutes les identités de genre.