Mitarbeiter/in Backoffice Schliesstechnik 80% – 100% (m/w/d)

Probst Schliesstechnik AG; Bern; Vor Ort; CHF 65.000 - 90.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

40.5-Stundenwoche (bei 100%)

Fort- und Weiterbildungen

Zentraler Arbeitsort

Kollegiales Arbeitsumfeld

Zusammenfassung

Probst Schliesstechnik AG in Bern sucht eine engagierte Fachkraft im Backoffice/Kundendienst für Auftragsabwicklung und Administration der Schliesstechnik. Sie betreuen Kunden per Telefon und Mail, erfassen Aufträge im ERP-System und koordinieren Serviceeinsätze mit Monteuren und Projekting.

Zudem gehören Fakturierung, Dokumentation und Stammdatenpflege zu den Aufgaben. Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, gute MS-Office-Kenntnisse und idealerweise Erfahrung in

Qualifikationen

• Abschluss einer kaufmännischen Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Gute MS-Office-Kenntnisse; Erfahrung mit ERP- und Auftragsbearbeitungssystemen von Vorteil.
• Technisches Verständnis und Interesse an Schliesstechnik; gute Deutschkenntnisse; idealerweise Französisch/Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Kundenbetreuung telefonisch und per E-Mail, Bearbeitung von Anfragen, Offerten, Bestellungen und Auftragsbestätigungen
• Aufträge im ERP-System erfassen, offene Aufträge und Termine überwachen
• Kundenanliegen koordinieren; Serviceeinsätze mit Monteuren, Techniker und Projektleitern planen
• Bestellungen für mechanische und elektronische Schliesssysteme bearbeiten; Lieferantenofferten einholen
• Schliesspläne, Schliessanlagen sowie Schlüssel- und Zylinderlisten verwalten; Änderungen dokumentieren

Kenntnisse

Organisationstalent

Kundenorientierung

Selbstständigkeit

Verantwortungsbewusstsein

Kommunikation

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

ERP-Systeme

Auftragsbearbeitungssysteme

Jobbeschreibung

Die Probst Schliesstechnik AG in Bern blickt auf eine fast 100-jährige Firmengeschichte zurück und verbindet langjährige Erfahrung mit einer modernen und zukunftsorientierten Entwicklung. Seit rund einem Jahr wird das Unternehmen von einer neuen Generation geführt, die frische Impulse setzt und die Weiterentwicklung aktiv vorantreibt.

Bist du ein Organisationstalent, behältst gerne den Überblick und macht dir der Kontakt mit Kunden, externen Partnern und die Zusammenarbeit im Team Freude? Arbeitest du gerne selbstständig, denkst lösungsorientiert und sorgst mit deiner sorgfältigen Arbeitsweise für eine zuverlässige Auftragsabwicklung? Möchtest du Verantwortung übernehmen und sowohl in der Kundenbetreuung als auch in der Administration der Schliesstechnik aktiv mitwirken? Dann freuen wir uns, dich kennenzulernen!

Aufgabenbereiche:

Kundenbetreuung und Auftragsabwicklung

• Du betreust unsere Kunden telefonisch und per E-Mail, bearbeitest ihre Anfragen und kümmerst dich um Offerten, Bestellungen und Auftragsbestätigungen.
• Du erfasst und bearbeitest Aufträge in unserem ERP-System und überwachst offene Aufträge sowie vereinbarte Termine.
• Du verarbeitest Kundenanliegen und koordinierst Serviceeinsätze mit Monteuren, Technikern und Projektleitern.

Administration Schliesstechnik

• Du bearbeitest Bestellungen für mechanische und elektronische Schliesssysteme und holst Lieferantenofferten ein.
• Du verwaltest und pflegst Schliesspläne, Schliessanlagen sowie Schlüssel- und Zylinderlisten und dokumentierst Änderungen und Erweiterungen.
• Du bereitest die notwendigen Unterlagen für Monteure und Techniker vor und überwachst Liefertermine sowie Lieferungen.

Fakturierung und Auftragskontrolle

• Du prüfst Rapporte, Arbeitsleistungen sowie Material- und Fremdleistungen auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit.
• Du erstellst Rechnungen und Gutschriften, kontrollierst abgeschlossene Aufträge und unterstützt bei der Debitorenüberwachung.
• Du stellst eine vollständige und korrekte Auftragsdokumentation sicher.

Allgemeine Backoffice-Aufgaben

• Du übernimmst allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben und pflegst die Stammdaten unserer Kunden, Lieferanten und Produkte.
• Du kümmerst dich um die Ablage und Verwaltung von Dokumenten und unterstützt die Geschäftsleitung sowie die Projektleitung.
• Du bringst dich aktiv in die Optimierung unserer internen Abläufe und Prozesse ein.

Fachliche Skills

• Du verfügst über eine abgeschlossen kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringst idealerweise Berufserfahrung in einem technischen Umfeld mit, vorzugsweise in der Schliesstechnik, Gebäude- oder Sicherheitstechnik.
• Du hast gute MS-Office-Kenntnisse, Erfahrung mit ERP- und Auftragsbearbeitungssystemen ist von Vorteil.
• Du bringst technisches Verständnis und Interesse an Produkten und Lösungen der Schliesstechnik mit, verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse und idealerweise über gute Französisch- und/oder Englischkenntnisse.

Persönliche Skills

• Du bist ein Organisationstalent und arbeitest strukturiert, selbstständig, genau und sorgfältig.
• Du überzeugst durch dein freundliches und kundenorientiertes Auftreten, deine Zuverlässigkeit und dein Verantwortungsbewusstsein.
• Du bist lösungsorientiert und belastbar, arbeitest gerne im Team und kommunizierst gerne mit Kunden, Technikern und Lieferanten.

Benefits:

• 40.5-Stundenwoche (bei 100%)
• Permanente Interne und externe Aus- und Weiterbildungen
• Zentral gelegener Arbeitsort mit guter Erreichbarkeit
• Ein kollegiales und unterstützendes Arbeitsumfeld mit einem starken Zusammenhalt und einem wertschätzenden Arbeitsklima.