Mitarbeiter:in Backoffice / Sachbearbeiter:in

Engineering Group; Bern; Hybrid; CHF 75.000 - 105.000; Vollzeit

Zusammenfassung

IUB Engineering AG in Bern sucht eine:n Mitarbeiter:in Backoffice / Sachbearbeiter:in. In der Drehscheibenfunktion bearbeiten Sie administrative Aufgaben, Telefonanfragen, Korrespondenz und Organisation von Terminen sowie Material- und Postverwaltung.

Sie vertreten die Leiterin Backoffice bei Abwesenheit, wirken bei Mandatsakquisitionen mit und erstellen Offerten. Sehr gute Deutschkenntnisse sind erforderlich, Französischkenntnisse von Vorteil.

Qualifikationen

• Kaufm. Grundausbildung mit Berufserfahrung im Sekretariat/Projektadministration, idealerweise Bauplanungsbranche.
• Gute IT-Anwenderkenntnisse (MS Office)
• Strukturierte Arbeitsweise, Genauigkeit und Sorgfalt beim Gegenlesen von Berichten/Offerten
• Gutes Zahlenverständnis
• Sehr gute Deutschkenntnisse, ideal Französischkenntnisse

Aufgaben

• Bearbeiten telefonischer Anfragen und tägliche Korrespondenz
• Termin- und Sitzungsorganisation
• Material- und Postverwaltung
• Stellvertretung der Leiterin Backoffice
• Mitatbeiten bei Mandatsakquisition, Publikationen auf simap, Offerten erstellen
• Unterlagen prüfen und Termine sicherstellen

Kenntnisse

Organisatorische Fähigkeiten

Zahlenverständnis

Dienstleistungsorientierung

Deutschkenntnisse

Ausbildung

Kaufm. Grundausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Die IUB Engineering AG ist eine führende, multidisziplinäre Ingenieur-Unternehmung, welche sich seit über 50 Jahren mit der Planung und Realisierung von Infrastrukturanlagen in den Gebieten Energie, Verkehr und Umwelt engagiert.

Unser Backoffice stellt alle administrativen und organisatorischen Prozesse sicher und ist die erste Anlaufstelle sowohl für unsere Kunden und Geschäftspartner wie auch für interne Anliegen.

Mitarbeiter:in Backoffice / Sachbearbeiter:in

Arbeitsort Bern / 80 - 100 %

Ihr Verantwortungsbereich

Bei dieser Drehscheibenfunktion sind Sie für die Ausführung aller anfallenden administrativen und organisatorischen Aufgaben im Backoffice zuständig. Dies umfasst die Bearbeitung telefonischer Anfragen, die tägliche Korrespondenz, die Termin- und Sitzungsorganisation, die Material- und Postverwaltung und vieles mehr. Sie übernehmen auch die Stellvertretung der Leiterin Backoffice bei deren Abwesenheit.

Als Spezialgebiet wirken Sie bei der Akquisition von Mandaten mit. Dabei verfolgen Sie die Publikationen auf der offiziellen simap-Plattform und nehmen an den internen Akquisitionssitzungen teil. In Zusammenarbeit mit unseren Projektleitenden erstellen Sie die Offerten, prüfen die Vollständigkeit der Unterlagen und stellen die Einhaltung der Termine sicher.

Ihr Profil

• Kaufm. Grundausbildung mit Berufserfahrung im Sekretariat/Projektadministration sowie von Vorteil in der Bauplanungsbranche oder ähnlich
• Gute IT-Anwenderkenntnisse (MS Office)
• Strukturierte Arbeitsweise sowie Detailgenauigkeit und Sorgfalt beim Gegenlesen von Berichten und Offerten
• Gutes Zahlenverständnis
• Flair für organisatorische Aufgaben sowie ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und von Vorteil gute Französischkenntnisse.

Bei uns arbeiten

Wir bieten Ihnen eine sehr vielseitige und selbständige Tätigkeit, bei der Sie Verantwortung übernehmen können. Es erwartet Sie ein kleines, eingespieltes Team, das sich gegenseitig unterstützt und ergänzt.