International & VIP Office Manager 100% (m/w/d)

Universitätsklinik Balgrist; Zürich; On-site; CHF 90,000 - 120,000; Full time

Benefits offered by this job

20 % Rabatt in Balgrist Apotheken

Mind. 26 Ferientage pro Jahr

Fahrvergünstigung 50 % ZVV-Bonuspass

Mitarbeiterrestaurant zu vergünstigten

Gratis Kaffee/Heissgetränke

Job summary

Die Universitätsklinik Balgrist in Zürich sucht eine/n Koordinator/in im International Office zur Organisation und Betreuung internationaler Patientinnen und VIPs. Sie erstellen Kostenvoranschläge, holen Kostengutsprachen ein und unterstützen bei Visa-Angelegenheiten sowie der Leistungserfassung und Abrechnung.

Sie arbeiten eng mit Botschaften, Vermittlern und internen Abteilungen zusammen, betreuen vor Ort bei Ankunft und Aufenthalt, und überzeugen durch exzellente Sprachkenntnisse (Deutsch,

Qualifications

• Abgeschlossenes Studium im Tourismus- oder Hotelbereich oder branchennahe Berufsausbildung.
• Mehrere Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position, vorzugsweise Klinik oder internationalem Umfeld.
• Sehr gute mündliche und schriftliche Sprachkenntnisse in Deutsch, Englisch und Italienisch (weitere Sprachen von Vorteil).
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie ausgezeichnete Umgangsformen.
• Flair für die Betreuung internationaler, anspruchsvoller Patientinnen und Patienten.
• Selbstständigkeit, Lösungsorientierung und Flexibilität.
• Organisationsgeschick und hervorragendes Zeitmanagement.

Responsibilities

• Organisation und Koordination aller Belange internationaler Patientinnen, Patienten sowie VIPs.
• Erstellung von Kostenvoranschlägen, Einholen von Kostengutsprachen bei ausländischen Versicherungen und Assistenz bei Visa-Angelegenheiten.
• Empfang und Betreuung der Patientinnen und Patienten.
• Beziehungspflege und Kommunikation mit internen und externen Stellen wie Botschaften, Vermittlern und Angehörigen.
• Allgemeine Teamaufgaben wie Telefondienst und Lounge-Bewirtschaftung.

Skills

Sprachkenntnisse Deutsch

Sprachkenntnisse Englisch

Sprachkenntnisse Italienisch

Dienstleistungsorientierung

Kommunikationsstärke

Organisationsgeschick

Zeitmanagement

Selbstständigkeit

Lösungsorientierung

Education

Studium im Tourismus- oder Hotelbereich oder branchennahe Ausbildung

Job description

Die Universitätsklinik Balgrist ist eine der renommiertesten orthopädischen Kliniken der Schweiz mit internationaler Anerkennung und angegliedertem Zentrum für Paraplegie. Das International Office ist die erste Anlaufstelle für die Anliegen von internationalen Patientinnen und Patienten, betreut diese kompetent und geht auf deren individuellen Wünsche und Bedürfnisse ein. Zur Ergänzung unseres Teams suchen nach Vereinbarung eine/n

Ihre Aufgaben

• Organisieren und Koordinieren aller Belange der internationalen Patientinnen und Patienten sowie VIPs
• Erledigen sämtlicher administrativer Belange für diese Patientinnen und Patienten, z. B. Erstellen von Kostenvoranschlägen, Einholen von Kostengutsprachen bei ausländischen Versicherungen, bei Botschaften, Unterstützung bei Einreise-Visa, Leistungserfassung, Rechnungsstellung, Inkasso sowie Überwachung der Depotzahlungen
• Empfangen und Betreuen der Patientinnen und Patienten
• Beziehungspflege und Kommunikation mit internen und externen Stellen wie Botschaften, Vermittlern, Angehörigen
• Allgemeine Teamaufgaben wie Telefondienst und Lounge-Bewirtschaftung

Ihr Profil

• Abgeschlossenes Studium im Tourismus- oder Hotelbereich oder branchennahe Berufsausbildung
• Mehrere Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, vorzugsweise in einer Klinik oder im internationalen Bereich
• Sehr gute mündliche und schriftliche Sprachkenntnisse, insbesondere Deutsch, Englisch und Italienisch (jede weitere Sprache ist von Vorteil)
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie ausgezeichnete Umgangsformen
• Flair für die Betreuung von internationalen, anspruchsvollen Patientinnen und Patienten
• Selbstständigkeit, Lösungsorientierung und Flexibilität
• Organisationsgeschick und hervorragendes Zeitmanagement

Unser Angebot

• Anspruchsvolle und vielseitige Tätigkeit in einer orthopädischen Klinik mit ausgezeichnetem Ruf
• Interdisziplinäre Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams
• 20 % Rabatt in den Balgrist Apotheken
• Mind. 26 Ferientage pro Jahr und ein zusätzlicher geschenkter freier Tag zum Geburtstag
• Fahrvergünstigung von 50 % auf den ZVV-Bonuspass oder einen jährlichen Beitrag an ein Generalabonnement
• Geniessen Sie ein gesundes und ausgewogenes Mittagessen zu vergünstigten Preisen in unserem firmeneigenen Mitarbeiterrestaurant
• Gratis Kaffee/Heissgetränke
• Diverse Einkaufsvergünstigungen
• Arbeitsort an attraktiver Lage in Zürich mit sehr guter Anbindung an den öffentlichen Verkehr