Executive Assistant CIO & Office Manager 70%

Michael Page International (Switzerland) SA; Lausanne; Vor Ort; CHF 90.000 - 130.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

CDI

5 semaines de vacances

Ambiance professionnelle etCollaborat€

Impact opérationnel

Zusammenfassung

Michael Page International (Switzerland) SA à Lausanne recherche un/une Executive Assistant au CIO et Office Manager. Vous gérerez l'agenda du CIO, coordonnerez les instances de gouvernance et préparerez des supports pour des réunions de haut niveau.

Vous assurerez le bon fonctionnement du bureau et soutiendrez l'équipe avec discrétion et proactivité. Le candidat idéal maîtrise Microsoft 365 et parle anglais et français, avec une expérience dans les services financiers et une aptitude à

Qualifikationen

• Minimum 5 ans sur un poste similaire (Executive Assistant / Personal Assistant).
• Expérience en services financiers, banque ou environnement régulé.
• Exposition au support d'un senior executive (idéalement CIO ou équivalent).
• Expérience en gouvernance ou support de boards/comités.

Aufgaben

• Gestion proactive et complète de l'agenda du CIO et priorisation des enjeux.
• Organisation et coordination des instances de gouvernance (Investment Committee, Boards) : préparation des agendas et production des supports.
• Préparation, mise en forme et relecture de présentations et documents pour parties prenantes de haut niveau.
• Gestion des communications : tri des emails, rédaction de courriers et suivi des actions.
• Organisation des déplacements du CIO (réservations, visas, itinéraires, notes de frais).
• Coordination avec les interlocuteurs internes et externes.
• Suivi des échéances, des projets et des livrables stratégiques.
• Organisation d'événements clés (Investment Days).
• Supervision des opérations quotidiennes du bureau (accueil, gestion des prestataires).
• Gestion des accès, badges et places de parking.

Kenntnisse

Microsoft 365

Anglais courant

Français courant

Gestion du temps

Tools

PowerPoint

Word

Outlook

Teams

Jobbeschreibung

• Lausanne / CDI / 80% / FR - ENG
• Executive Assistant & Office Manager

About Our Client

Société suisse indépendante active dans le secteur financier, établie dans la région lausannoise.

Job Description

Executive Assistant au CIO :

• Gestion proactive et complète de l'agenda du CIO, avec priorisation stratégique des enjeux.
• Organisation et coordination des instances de gouvernance (Investment Committee, Boards) : préparation des agendas, gestion. des invitations et production des supports.
• Préparation, mise en forme et relecture de présentations et documents à destination de parties prenantes de haut niveau.
• Gestion des communications : tri des emails, rédaction de courriers et suivi des actions.
• Organisation des déplacements du CIO de bout en bout (réservations, visas, itinéraires, notes de frais).
• Coordination avec les interlocuteurs internes (Heads of Departments) et externes.
• Suivi des échéances, des projets et des livrables stratégiques.
• Organisation d'événements clés (Investment Days).

Office Management & Support Administratif :

• Supervision des opérations quotidiennes du bureau (accueil, gestion des prestataires, maintenance).
• Coordination des services généraux (nettoyage, facility management, fournisseurs).
• Gestion des accès, badges et places de parking.
• Support administratif global (gestion des calendriers, communications internes, traitement du courrier).
• Gestion des fournitures et suivi des stocks.
• Participation aux processus d'onboarding (installation, matériel, accès systèmes).

The Successful Applicant

En tant qu'Executive Assistant & Office Manager, vous avez le profil suivant :

Expérience :

• Minimum 5 ans sur un poste similaire (Executive Assistant / Personal Assistant).
• Expérience en services financiers, banque ou environnement régulé.
• Exposition au support d'un senior executive (idéalement CIO ou équivalent).
• Expérience en gouvernance ou support de boards/comités.

Compétences :

• Excellente maîtrise de Microsoft 365 (PowerPoint, Word, Outlook, Teams).
• Très bon niveau d'anglais et français requis.
• Capacités avancées en production de présentations professionnelles.
• Organisation exceptionnelle et gestion des priorités.
• Excellentes compétences relationnelles et communicationnelles.
• Forte discrétion et sens de la confidentialité.
• Proactivité et capacité d'anticipation.
• Capacité à travailler sous pression avec fiabilité.
• Esprit d'équipe avec autonomie.

What's on Offer

Notre client vous offre :

• Un poste permanent dans une entreprise bien établie.
• 5 semaines de vacances pour un bon équilibre travail-vie privée.
• Une ambiance professionnelle et collaborative.
• La possibilité de contribuer activement au bon fonctionnement et à l'efficacité des opérations quotidiennes.