Document Controller

Mercury Engineering; Zürich; Vor Ort; CHF 65.000 - 95.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Mercury GmbH in Zürich sucht eine erfahrene Dokumentenkontrolle (Document Controller) zur Verwaltung von Projekt- und Bauunterlagen. Sie koordinieren Dokumente, pflegen Namenskonventionen und arbeiten eng mit Planern, Subunternehmern sowie dem Projektteam zusammen.

Die Rolle umfasst Administration von BIM360/ACC/Procore-Plattformen und regelmäßige Berichte; SAP-Inputs gehören ebenfalls dazu. Sie bringen umfassende Verwaltungserfahrung, mind.

Qualifikationen

• Umfangreiche Verwaltungserfahrung in Bau-/Ingenieurprojekten.
• Mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung.
• Fließendes Englisch.
• Sicherer Umgang mit PC; MS Word, Excel, Outlook.
• Gute Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten.
• Detailorientierung und Sorgfalt.

Aufgaben

• Informationsbeschaffung zur Umsetzung des neuen Projekts.
• Dokumentation der Projektdetails.
• Arbeit mit digitalen Plattformen wie BIM 360, ACC, Forma, Procore, CX Alloy und Asite.
• Management des Dokumentenkontrollsystems; Schulung der Beteiligten.
• Transfer von Informationen zwischen Plattformen bei Kundensystemwechsel.
• Sicherstellung rechtzeitiger Verteilung von Dokumenten und Zeichnungen.
• Verteilung von Zeichnungsübermittlungen, Anfragen und Einreichungen.
• Übernahme von Qualitätsprüfung von Zeichnungen und Dokumenten.

Kenntnisse

Verwaltungs­erfahrung

Englisch fließend

MS-Office Kenntnisse

Teamfähigkeit

Tools

BIM360

ACC

Forma

Procore

CX Alloy

Asite

SAP

Microsoft Word

Excel

Jobbeschreibung

Document Controller, Zurich, Switzerland

Dokumentenverantwortlicher

Mercury ist der europäische Marktführer für Baulösungen.

Wir realisieren und managen komplexe Ingenieur- und Bauprojekte für die weltweit führenden Unternehmen. Unsere Lösungen helfen dabei, Technologien und lebensverändernde Fortschritte bereitzustellen, die Menschen, Gemeinschaften und Unternehmen miteinander verbinden und ihnen die Möglichkeit geben, Unglaubliches zu erreichen. Unsere Mitarbeiter haben den Mut, innovativ zu sein. Ihre Entschlossenheit und ihr ausgeprägter Fokus ermöglichen es uns, immer wieder mit Sicherheit Ergebnisse zu liefern.

Wir setzen die Visionen unserer Kunden durch zukunftsweisende Baulösungen in verschiedenen Sektoren um, darunter Enterprise-Rechenzentren, Spitzentechnologie & Biowissenschaften, Hyperscale-Rechenzentren und Brandschutz.

Bei Mercury ist es unsere Pflicht, unsere Mitarbeiter zu ermutigen und zu unterstützen, damit sie ihre Vision von sich selbst verwirklichen können. Wir stellen sie in den Mittelpunkt unseres Handelns und bieten ihnen herausfordernde Möglichkeiten zur Weiterentwicklung in einem großartigen Team in einem unterstützenden Umfeld, das es ihnen ermöglicht, ihr volles Potenzial auszuschöpfen.

Hauptverantwortlichkeiten der Rolle:

• Informationsbeschaffung zur Umsetzung des neuen Projekts.
• Dokumentation der Projektdetails.
• Arbeit mit digitalen Plattformen wie BIM 360, ACC, Forma, Procore, CX Alloy und Asite etc.
• Management des Dokumentenkontrollsystems, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten eine angemessene Schulung erhalten und das System anschließend nutzen.
• In einigen Fällen kann der Kunde auf einer anderen Plattform als Mercury arbeiten; der Dokumentenverantwortliche ist dann vollumfänglich für die Übertragung der Informationen zwischen den Plattformen verantwortlich.
• Sicherstellung der rechtzeitigen Verteilung von Dokumenten und Zeichnungen an die Projektmitarbeiter.
• Arbeiten gemäß den Unternehmensrichtlinien und -verfahren.
• Verteilung von Zeichnungsübermittlungen, Überprüfungen, Anfragen und Einreichungen an Auftraggeber, Designer und Subunternehmer.
• Einreichung von Dokumenten und Erstellung von Übermittlungsschreiben
• Entgegennahme und vollständige Qualitätsprüfung aller von den leitenden Beratern übermittelten Zeichnungen und Dokumente.
• Verwaltung der Projektbenennungskonvention und Sicherstellung, dass alle Dokumente im System gemäß der vereinbarten Namenskonvention benannt sind.
• Implementierung und Überprüfung der Namenskonventionen im Projekt gemäß den Unternehmens- und Projektanforderungen.
• Verfolgung der anhängigen Dokumente durch wöchentliche Fortschrittsberichte.
• Die Beteiligten werden benachrichtigt, damit sie die erforderlichen Maßnahmen bezüglich der ausstehenden Dokumente ergreifen können.
• Exportieren Sie die Dateien im erforderlichen Format.
• Verwaltung und Überwachung des Zeiterfassungssystems, regelmäßige Berichterstattung.
• Rücksendung der unter Quarantäne gestellten Dokumente an den Aussteller zur vollständigen Korrektur und Neuausstellung.
• Pflege der kontrollierten Dokumentenregister und der zugehörigen Dokumentation.
• Aktualisieren Sie das Stammdokumentenregister (MIDP) täglich.
• BIM360 (oder eine andere im Projekt verwendete Plattform) Administration: Hinzufügen von Mitgliederlizenzen, Hinzufügen neuer Unternehmen.
• Implementieren, laden und verwalten Sie die O&M-Datei im Projekt und übertragen Sie alle Informationen gemäß den Projektanforderungen auf die Kundenplattform.
• Volle Kontrolle über die Mercury-Plattform und die Client-Plattform.
• Unterstützung bei den täglichen Arbeitsabläufen, einschließlich Verwaltungsaufgaben, Mithilfe bei der Entwicklung von Standardarbeitsanweisungen, Schulungen, Dokumentenerstellung usw.
• Erstellung verschiedener Berichte für Projektmanagement, Kunden und Business Intelligence.
• Dateneingabe in SAP, Ausführung von SAP-Berichten und -Abfragen.
• Halten Sie Ihre Organigramme stets aktuell.
• Protokollführung bei Bedarf für den Projektmanager.
• Abstimmung mit Planer, Sicherheitsbeauftragtem, Kunde, Projektteam usw.
• Entwicklung und Pflege von Ablagesystemen.
• Allgemeine Verwaltungstätigkeiten einschließlich Schreibarbeiten und Drucken.
• Vertretung für die Zeitverwaltung des Projekts bei Bedarf.
• Alle weiteren mit dieser Position verbundenen Aufgaben.

Wesentliche Kriterien für die Rolle:

• Umfangreiche Verwaltungserfahrung
• Mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung
• Fließend in Englisch
• Sicherer Umgang mit dem PC und Kompetenz in Microsoft Word, Excel und Outlook
• Fähigkeit zur Kommunikation und Verwaltung aller Baustellenunterlagen
• Ausgezeichnete Umgangsformen am Telefon
• Liebe zum Detail
• Fähigkeit zum Multitasking und Arbeiten unter Druck
• Ausgeprägte zwischenmenschliche und organisatorische Fähigkeiten
• Stolz auf die Qualität und Präsentation der Arbeit
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten

Wünschenswerte Kriterien:

• Erfahrung in der Bau- oder Ingenieurbranche ist von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich
• Erfahrung im Umgang mit dem Dokumentenmanagementsystem BIM360 / ACC
• SAP-Kenntnisse sind von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich, da eine umfassende Schulung angeboten wird
• Landeskenntnisse von Vorteil.

Mercury ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet.