Direktionsassistent*in

Schweizer Paraplegiker-Zentrum; Nottwil; Vor Ort; CHF 85.000 - 115.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Schweizer Paraplegiker-Forschung (SPF) sucht eine/n Direktionsassistent/in zur Unterstützung des Direktors und des Institutsmanagements. Sie koordinieren Agenden, bereiten Termine vor, erstellen Korrespondenz in Deutsch und Englisch und unterstützen externe Kooperationen sowie Governance-Prozesse.

Sie verfügen über eine kaufmännische Grundbildung, mehrjährige Assistenz-Erfahrung und arbeiten proaktiv, zuverlässig und serviceorientiert.

Qualifikationen

• Kaufmännische Grundbildung oder gleichwertige Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion, ideal auf Geschäftsleitungsebene
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse, sichere Korrespondenz in beiden Sprachen
• Proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise und hohe Belastbarkeit

Aufgaben

• Direktions- und Managementsupport: Koordination der Agenden des Direktors und der Leitung Institutsmanagement, Vorbereitung von Terminen und Unterlagen
• Erstellung von Korrespondenz, Dokumenten und Präsentationen in Deutsch und Englisch
• Sitzungsmanagement und Governance: Protokollführung, Nachverfolgung von Beschlüssen
• Personal- und Teamkoordination: Unterstützung bei administrativen Personalprozessen, Onboarding
• Organisation von Reisen, Spesenabrechnung, Budget- und Beschaffungsprozesse

Kenntnisse

Organisationstalent

Terminplanung

Microsoft 365

Englischkenntnisse

Dienstleistungsorientierung

Ausbildung

Kaufmännische Grundbildung

Tools

Microsoft 365

Jobbeschreibung

Werde Teil von etwas Grösserem. Arbeite mit über 2000 Spezialistinnen und Spezialisten aus mehr als 100 Berufen zusammen und ermögliche querschnittgelähmten Menschen ein selbstbestimmtes Leben. Auf dem modernen Campus in Nottwil erwartet dich eine inspirierende Atmosphäre und interdisziplinäre Zusammenarbeit auf Augenhöhe.

Als Direktionsassistent*in unterstützt du den Direktor und die Leitung Institutsmanagement der Schweizer Paraplegiker-Forschung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben. Als Teil des Administrationsteams trägst du dazu bei, dass zentrale Abläufe zuverlässig funktionieren und sich unsere Forschenden auf ihre Arbeit für Menschen mit Querschnittlähmung konzentrieren können.

Das sind deine Aufgaben

Direktions- und Managementsupport

• Selbstständige Koordination der Agenden des Direktors und der Leitung Institutsmanagement, einschliesslich vorausschauender Terminplanung, Priorisierung und sorgfältiger Vorbereitung aller Termine und Verpflichtungen
• Erstellung von Korrespondenz, Dokumenten und Präsentationen in Deutsch und Englisch
• Koordination externer Kooperationen und Netzwerkaktivitäten mit nationalen und internationalen Partnern, inklusive Korrespondenz und Terminplanung

Sitzungsmanagement und Governance

• Vor- und Nachbereitung wichtiger Sitzungen, einschliesslich Zusammenstellung der Unterlagen, Protokollführung sowie Nachverfolgung von Beschlüssen und Pendenzen
• Unterstützung bei der Organisation, Dokumentation und Nachverfolgung von Management- und Governance-Prozessen

Personal- und Teamkoordination

• Koordinative Unterstützung bei administrativen Personalprozessen in Zusammenarbeit mit den zuständigen HR-Fachstellen
• Organisatorische Begleitung des Onboardings neuer Mitarbeitenden sowie Pflege und Aktualisierung relevanter Unterlagen und Informationen
• Unterstützung der Mitarbeitenden bei organisatorischen Anliegen sowie Mitwirkung bei der Planung und Organisation interner Veranstaltungen

Weitere Aufgaben

• Organisation von Reisen und Konferenzteilnahmen sowie Abwicklung der Spesenabrechnung
• Unterstützung bei Budget-, Vertrags- und Beschaffungsprozessen

Das zeichnet dich aus

• Du verfügst über eine kaufmännische Grundbildung oder eine gleichwertige Qualifikation sowie mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion. Erfahrung auf Geschäftsleitungs- oder Direktionsebene sowie Kenntnisse des Hochschul-, Forschungs- oder Gesundheitsumfelds sind von Vorteil.
• Dank deines ausgeprägten Organisations- und Priorisierungsvermögens hältst du Fristen zuverlässig ein und behältst auch bei parallelen sowie wechselnden Aufgaben den Überblick.
• Im Umgang mit Microsoft 365 arbeitest du versiert und du nutzt digitale Werkzeuge gezielt, um die Zusammenarbeit effizient zu gestalten und administrative Abläufe weiterzuentwickeln.
• Du arbeitest proaktiv und dienstleistungsorientiert, beschaffst dir benötigte Informationen selbstständig und löst wiederkehrende Herausforderungen pragmatisch.
• Auch bei hoher Arbeitsbelastung arbeitest du zuverlässig, überlegt und lösungsorientiert.
• Du kommunizierst mündlich und schriftlich sicher auf Deutsch und Englisch.
• Im Kontakt mit Forschenden, der Verwaltung und externen Partnerorganisationen trittst du sicher und verbindlich auf. Integrität und ein absolut vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen sind für dich selbstverständlich.

Über uns

Die Schweizer Paraplegiker-Forschung (SPF) ist Teil der Schweizer Paraplegiker-Gruppe. Die Mission der SPF ist die nachhaltige Verbesserung der Situation querschnittgelähmter Menschen durch interdisziplinäre, klinische und populationsbasierte Forschung auf nationaler und internationaler Ebene. Zu den Bereichen der ganzheitlichen Forschung der SPF gehören Funktionsfähigkeit, Mobilität, soziale Integration, Chancengleichheit, Selbstbestimmung, Lebensqualität, Gesundheitsversorgung sowie Epidemiologie und statistische Methoden. Die SPF ist eine von Bund und Kanton anerkannte und geförderte universitäre Forschungseinrichtung und ein aktives Bindeglied zur akademischen und industriellen Forschung und Entwicklung auf nationaler und internationaler Ebene.