Compliance Administrative Assistant

Jobup; Plan-les-Ouates; Vor Ort; CHF 65.000 - 90.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Spineart, acteur privé de dispositifs médicaux à Genève, recherche un Assistant Administratif Conformité pour soutenir le département Juridique et Conformité. Vous contribuerez à la gestion des contrats, la préparation des déclarations réglementaires et le reporting de transparence, tout en assurant un soutien administratif de qualité.

Profil recherché: 2 à 5 ans d’expérience dans un rôle similaire, maîtrise avancée d’Office, connaissance CLM et excellente aisance en français et en anglais.

Qualifikationen

• Expérience en support administratif dans un secteur réglementé (dispositifs médicaux, pharmacie ou santé).
• Maîtrise avancée des outils Microsoft Office et Excel.
• Bonne communication écrite et orale en français et anglais.

Aufgaben

• Préparer, suivre et archiver les contrats, y compris NDA et accords de confidentialité.
• Vérifier la complétude et l’exactitude des documents justificatifs avant approbation.
• Assurer le suivi d’exécution et la signature des contrats.
• Préparer et soumettre les déclarations et dépôts réglementaires (CNOM, EPS, MDEON, transparence).
• Collecter et maintenir les informations nécessaires pour le reporting de transparence.
• Saisir et mettre à jour les informations contractuelles dans le système CLM.
• Gérer les boîtes mail partagées Juridique & Conformité et Subventions; organiser réunions et rédiger comptes rendus.
• Fournir un soutien administratif général à l’équipe Conformité.

Kenntnisse

Rigueur administrative

Maîtrise MS Office

Anglais courant

Français métier

CLM

Tools

CLM

Jobbeschreibung

SPINEART est une entreprise privée de dispositifs médicaux basée à Genève, en Suisse, spécialisée dans la simplification de l'acte chirurgical en concevant, développant et promouvant des solutions sûres et efficaces pour les chirurgiens de la colonne vertébrale, les équipes de bloc opératoire et les patients.

Présente dans plus de 60 pays, Spineart est un pionnier dans son domaine, ayant introduit des technologies uniques dans les domaines de la chirurgie mini-invasive, de la préservation du mouvement, de la fusion, des produits biologiques et du traitement des fractures.

Spineart commercialise un portefeuille complet combinant des implants stériles emballés avec code-barres traçable et des ensembles d'instruments compacts, promouvant ainsi fièrement une plus grande sécurité, une meilleure rentabilité et la conformité à l'hôpital.

Notre succès dépend également de la valeur de notre équipe. L'être humain est au centre de nos préoccupations.

Nous accordons une attention particulière à notre recrutement pour faire de Spineart un excellent lieu de travail.

Pour nous, les compétences relationnelles sont aussi importantes que les compétences techniques. Ce que nous attendons de nos employés, c'est rien de moins qu'un véritable esprit d'équipe, l'entraide et le dépassement de soi.

Notre philosophie : Qualité, Innovation, Simplicité

Nos valeurs : Respect, Intégrité, Orientation solution

Êtes‑vous passionné par le maintien des normes les plus élevées en matière de conformité et d'excellence administrative ? Souhaitez‑vous rejoindre une entreprise innovante de dispositifs médicaux où vous jouerez un rôle clé dans le soutien des processus réglementaires, en assurant l'exactitude de la documentation et en respectant notre engagement envers l'intégrité ?

Si oui, venez rejoindre notre équipe juridique ! En tant que

Assistant Administratif Conformité

Vous apporterez un soutien administratif au département Juridique & Conformité dans toutes les activités liées aux interactions avec les Professionnels de Santé (HCP), y compris les contrats, les rapports de transparence et autres exigences liées à la conformité.

Vos principales responsabilités seront :

Gestion des contrats

• Préparer, suivre et archiver les contrats, y compris les accords de consultants, les accords de confidentialité (NDA), les parrainages, les accords d'hospitalité, les subventions et autres documents connexes.
• Vérifier la complétude et l'exactitude des documents justificatifs avant approbation.
• Assurer le suivi de l'exécution et des processus de signature des contrats.

Transparence et conformité

• Préparer et soumettre les déclarations et dépôts réglementaires (CNOM, EPS, MDEON, rapports de transparence, etc.).
• Collecter et maintenir les informations nécessaires pour respecter les obligations de reporting de transparence.
• Surveiller et suivre les dossiers liés à la conformité pour garantir leur complétude et leur traitement en temps utile.

Gestion des systèmes

• Saisir, mettre à jour et maintenir les informations contractuelles et des tiers dans le système de gestion du cycle de vie des contrats (CLM).

Soutien administratif

• Gérer les boîtes mail partagées Juridique & Conformité et Subventions.
• Organiser les réunions, prendre des notes et rédiger les comptes rendus.
• Fournir un soutien administratif général à l'équipe Conformité.

Votre profil :

• 2 à 5 ans d'expérience dans un rôle de support administratif, de préférence dans les dispositifs médicaux, la pharmacie, la santé ou d'autres industries réglementées.
• Maîtrise avancée des applications Microsoft Office ;
• Une expérience avec un système de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) est fortement souhaitée.
• Maîtrise du français et de l'anglais, avec d'excellentes compétences en communication écrite et orale.
• La maîtrise d'une ou plusieurs langues européennes supplémentaires est un plus.
• Excellentes compétences organisationnelles et de suivi.
• Grande attention aux détails et engagement envers la précision.
• Esprit proactif et capacité à s'adapter aux priorités changeantes.
• Fiable et capable de gérer efficacement ses responsabilités.
• Discrétion professionnelle et grand respect de la confidentialité.
• Capacité à travailler de manière autonome ainsi qu'en collaboration au sein d'une équipe.