Collaborateur·trice à l'accueil

Unisanté, Centre universitaire de médecine générale et santé publique à Lausanne; Lausanne; Presencial; CHF 70.000 - 90.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Centre universitaire de médecine générale et santé publique cherche à recruter une personne polyvalente pour l’accueil et l’administration du secteur. Vous contribuerez à la gestion des consultations, à l’application des procédures qualité et participerez à des actions de formation du personnel.

Vous assurerez la transmission efficace des informations au sein de l'équipe et collaborerez avec les autres services pour maintenir la continuité des activités, tout en respectant les directives

Formación

• Titulaire d'un CFC d'employé de commerce ou équivalent.
• Minimum 2 ans d'expérience dans un poste similaire.
• Excellente maîtrise de la suite Office et du français à l'oral et à l'écrit.
• Des connaissances d'anglais seraient un atout.

Responsabilidades

• Accueillir et orienter les usagers selon les directives institutionnelles en vigueur.
• Gérer l'administration des consultations du périmètre.
• Appliquer les directives et procédures qualité en vigueur.
• Apporter une participation active dans les activités du secteur accueil-admissions.
• Former les nouveaux collaborateurs, stagiaires et apprentis dans le respect des procédures.
• Assurer une bonne transmission des informations au sein de l'équipe pour garantir la continuité des activités.
• Participer à des colloques d'équipes et à des groupes de travail sur les développements organisationnels.
• Assurer les tâches administratives liées aux outils de gestion et au site.
• Gérer le courrier et assurer sa distribution et le suivi.

Conocimientos

Relation humaine

Esprit d'équipe

Sens des priorités

Maîtrise bureautique

Educación

CFC employé/e de commerce

Herramientas

Suite Office

Descripción del empleo

Vos missions principales seront les suivantes :

• Accueillir et orienter les usager.ères selon les directives institutionnelles en vigueur ;
• Assurer la gestion administrative des consultations de son périmètre ;
• Appliquer les directives et procédures qualité en vigueur ;
• Avoir une part active dans les activités du Secteur accueil-admissions ;
• Assurer la formation des nouveaux collaborateur.trices, stagiaires, apprenti.es dans le respect des procédures institutionnelles en collaboration avec sa hiérarchie ;
• Assurer une bonne transmission des informations avec les membres de l'équipe afin de garantir la continuité des activités ;
• Participer activement à des colloques d'équipes administratives et inter-équipes ;
• Sur demande de sa hiérarchie, participer activement à des groupes de travail en lien avec des développements organisationnels et/ou projets liés à l'infrastructure ;
• Assurer les tâches administratives en lien avec les outils de gestion institutionnelle et selon les besoins du site ;
• Effectuer la gestion administrative des patient.es, conformément aux procédures et directives définies par l'institution ;
• Accomplir différents travaux de secrétariat inclus dans l'activité du secteur et nécessaires à son bon fonctionnement ;
• Gérer le courrier entrant, assurer sa bonne distribution et le suivi éventuel ;
• Garantir le traitement et le suivi de la documentation liée aux activités du secteur ;
• Filtrer et hiérarchiser l'information (mails, fax, téléphones, courrier) ;
• Approvisionner/commander : gestion des commandes de matériel de bureau, documents institutionnels et ou informatique ;
• Participer à l'amélioration et/ou l'adaptation des outils et méthodes de gestion en collaboration avec sa hiérarchie.

Vos atouts :

• Titulaire d'un CFC d'employé·e de commerce/de bureau ou d'une formation jugée équivalente. De l'expérience dans un cabinet médical et/ou en milieu hospitalier serait un plus ;
• Expérience de minimum 2 ans dans un poste similaire ;
• Très bonnes connaissances de la suite office ;
• Maîtrise de la langue française, tant à l'oral qu'à l'écrit. Des connaissances de l'anglais seraient un atout ;
• Capacité à connaître ses limites et à les exprimer ;
• Aptitude à entrer en relation avec autrui et à créer un climat de confiance ;
• Capacité à travailler en équipe et de manière interprofessionnelle ;
• Sens des priorités et ouverture aux changements.

Nous offrons :

• Un cadre de travail dynamique, moderne et profondément humain ;Â
• Une activité variée, stimulante et véritablement enrichissante ;
• Un environnement de travail d'exception, offrant des conditions d'emploi de très grande qualité, parmi lesquelles un accès prioritaire à la structure d'accueil Ma Crèche Sous Les Etoiles, idéalement située au Biopôle, à deux pas des bureaux d'Unisanté.