Assistant(e) administratif(ve)

Jobup; Tannay; On-site; CHF 36,000 - 48,000; Part time

Benefits offered by this job

Parking

Restauration

Job summary

La Fondation La Clairière recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) à 60 % pour assurer le secrétariat du service intendance et technique et soutenir le Responsable dans les audits et la planification du personnel.

Profil: CFC d’employé·e de commerce ou équivalent, 3 ans d’expérience, parfait niveau de français et maîtrise des outils bureautiques. Travail sur site avec une équipe interdisciplinaire.

Qualifications

• Formation: CFC d’employé·e de commerce ou équivalent; expérience similaire appréciée.
• Expérience: Minimum 3 ans dans un poste administratif.
• Langue: Maîtrise du français parlé et écrit.
• Outils: Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
• Organisation: Capacité à travailler de manière organisée et méthodique, anticipation.
• Rigueur et discrétion: Fiabilité et confidentialité dans le traitement des données.
• Communication et collaboration: Aisance relationnelle et esprit d’équipe.
• Flexibilité: Ouverture et souplesse organisationnelle.

Responsibilities

• Assurer le secrétariat administratif du service intendance et technique (courriers, rapports, convocations, procès-verbaux, archivage) et appuyer le Responsable dans les audits et le suivi des objectifs.
• Planifier le personnel des secteurs intendance, buanderie, cafétéria et technique, et suivre les absences, congés et remplacements.
• Utiliser et maintenir le logiciel de suivi qualité (Optimiso): saisie d’incidents, non-conformités et actions correctives.
• Préparer et diffuser documents internes, formulaires et procédures du service.
• Suivre les commandes, bons de livraison et factures; tenir les tableaux de suivi des stocks et du matériel.
• Assurer l’interface entre le Responsable, les répondants et les autres services; rédiger comptes rendus et rapports destinés à la Direction.
• Participer au processus administratif d’admission et de départ des résidents.

Skills

Organisation

Rigueur

Discrétion

Communication

Esprit d’équipe

Langue française

Bureautique

Education

CFC d’employé·e de commerce / équivalent

Formation administrative équivalente

Tools

Bureautique

Job description

La Fondation La Clairière est un lieu de vie chaleureux et adapté pour accueillir les personnes âgées, offrant des infrastructures de qualité et un environnement respectueux. Nous sommes engagés à créer un lieu où chacun peut se sentir en sécurité, bien entouré et écouté. Nos équipes travaillent chaque jour pour assurer le bien-être de nos résidents avec une approche humaine et bienveillante.

Afin de compléter notre service intendance et technique, nous recherchons un(e)

Assistant(e) administratif(ve)

Taux d’activité à 60 %

Entrée en fonction : à convenir

Vos principales missions:

• Assurer le secrétariat administratif du service intendance et technique (courriers, rapports, convocations, procès-verbaux, archivage) et appuyer le Responsable dans la préparation des audits et le suivi des objectifs.
• Assurer la planification du personnel des secteurs intendance, buanderie, cafétéria et technique, ainsi que le suivi des absences, des congés et des remplacements.
• Utiliser et maintenir à jour le programme de suivi qualité (Optimiso) : saisie et suivi des incidents, des non-conformités et des actions correctives.
• Préparer, mettre à jour et diffuser les documents internes, formulaires et procédures du service.
• Assurer le suivi administratif des commandes, bons de livraison et factures, ainsi que la tenue des tableaux de suivi des stocks et du matériel.
• Assurer l’interface entre le Responsable, les répondants et les autres services, et participer à la rédaction des comptes rendus et rapports destinés à la Direction.
• Participer au processus administratif d’admission et de départ des résidents.

Profil recherché :

• Formation : CFC d’employé·e de commerce ou formation administrative jugée équivalente ; une expérience confirmée dans un poste similaire est également prise en considération.
• Expérience requise : Minimum 3 ans d’expérience dans un poste administratif.
• Langue : Maîtrise du français parlé et écrit.
• Outils informatiques : Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
• Organisation : Capacité à travailler de manière organisée et méthodique, et à anticiper.
• Rigueur et discrétion : Fiabilité et sens de la confidentialité dans le traitement des données.
• Communication et collaboration : Aisance relationnelle, sens de l’écoute et esprit d’équipe.
• Flexibilité : Esprit d’ouverture, souplesse dans l’organisation du travail et envie d’apprendre.

Condition de travail:

• Un environnement de travail agréable, attrayant, dynamique et varié au sein d’une équipe interdisciplinaire qui privilégie les contacts humains, l’innovation et la formation.
• L’opportunité de devenir l’acteur important d’une institution disposant d’infrastructures de qualité et d’une excellente réputation.
• D’évoluer et de développer vos compétences dans un environnement valorisant les bonnes pratiques et le sens des responsabilités.
• Une ambiance de travail basée sur l’implication, la confiance, la transparence et le respect de l’autre.
• Des facilités d’accès (parking-transport public) et une offre de restauration attractive.

Nos espaces sont pensés pour offrir un cadre agréable, permettant à chacun d'évoluer dans les meilleures conditions possibles.

Si vous partagez nos valeurs et souhaitez intégrer une équipe bienveillante, où le respect et l’écoute sont essentiels, La Fondation la Clairière est faite pour vous. Rejoignez un établissement où vous pourrez développer vos compétences tout en contribuant activement au bien-être de nos résidents.