Chef/fe Administration et chancellerie pour la Formation d'application génie/sauvetage/NBC

Armée suisse - Commandement de l'Instruction Cdmt Instr; Zuchwil; On-site; CHF 70,000 - 110,000; Full time

Benefits offered by this job

Santé au travail

Égalité des chances

Diversité au quotidien

Job summary

L'Armée suisse - Commandement de l'Instruction Cdmt Instr recherche un/une professionnel(le) administratif(ve) pour diriger la chancellerie et assurer un accueil professionnel, joignable et efficace, tout en coordonnant les flux d'information.

Vous prendrez en charge la gestion des affaires dans GEVER, superviserez les achats via SRM, accompagnerez les formations techniques et contribuerez à des projets transversaux, avec des langues officielles et un esprit service.

Qualifications

• Sens aigu du service à la clientèle et capacité à collaborer avec plusieurs interlocuteurs.
• Capacité à prendre des initiatives et à travailler de manière autonome.
• Bon esprit d'équipe et approche pragmatique orientée solutions.
• Maîtrise des outils Microsoft Office.

Responsibilities

• Diriger la chancellerie et assurer un accueil professionnel et joignable.
• Gérer les affaires et veiller au respect des procédures et archivage GEVER.
• Pilotage des achats bureautiques via eProcurement (SRM) et tenue à jour des documents.
• Former et conseiller le personnel sur l'enregistrement et la gestion des affaires.
• Planifier et préparer rapports, assurer le suivi et documenter décisions.

Skills

Service client

Prise d'initiative

Autonomie

Esprit d'équipe

MS Office

Connaissances militaires

Education

Formation commerciale de base

Tools

Microsoft Office

Job description

Ce à quoi vous pouvez contribuer

• Diriger la chancellerie sur les plans technique et organisationnel, s'occuper de l'accueil avec professionnalisme et assurer une joignabilité téléphonique permanente et fiable
• Répondre de la gestion des affaires dans le système GEVER durant toute la durée du cycle de vie; garantir le respect des prescriptions, délais et processus d'archivage pertinents
• Gérer efficacement l'acquisition de matériel de bureau via le système eProcurement (SRM); veiller à ce que la documentation, les directives et les modèles soient à jour; participer activement aux projets ainsi qu'aux initiatives transversales
• Former, conseiller et assurer l'assistance de premier niveau des membres du personnel de la Formation d'application génie/sauvetage/NBC dans les domaines de la gestion des affaires et de leur enregistrement (Acta Nova), d'eProcurement (SRM) et de la gestion des voyages
• Planifier, coordonner et préparer des rapports, en assurer le suivi et consigner les résultats ainsi que les décisions de manière claire et structurée ; veiller à une documentation de haute qualité et à un suivi précis

Ce qui vous rend unique

• Formation commerciale de base ou qualification équivalente, expérience professionnelle dans ce domaine
• Sens aigu du service à la clientèle et plaisir à travailler avec différentes parties prenantes, à l'interne comme à l'externe; capacité à prendre des initiatives et à travailler de manière autonome
• Esprit d'équipe, persévérance et ténacité; approche pragmatique axée sur les solutions
• Excellentes connaissances des programmes Microsoft usuels
• Idéalement, expérience dans la gestion des affaires ; connaissances militaires souhaitées
• Aisance rédactionnelle, expression orale irréprochable et bonnes connaissances actives dans au moins deux langues officielles

Ce que nous offrons

• Travailler pour la Suisse Nous nous engageons pour le succès du modèle suisse et pour le bien-être de la population.
• La diversité au quotidien Nous veillons à l'égalité des chances, qui nous permet de déployer nos compétences et d'exprimer des points de vue différents.
• Santé au travail Nous assistons et conseillons nos collaboratrices et collaborateurs pour toutes les questions liées à la santé physique ou psychique.

Questions sur la postulation

Michelle Di Francesco
Conseillère RH
[phone]

Votre engagement pour la sécurité et la liberté

Le commandement de l'Instruction (cdmt Instr) est responsable de l'instruction au sein de l'Armée suisse – du recrutement à la formation des cadres pour la milice et des militaires de carrière en passant par à l'instruction de base générale. Le cdmt Instr comprend la Formation supérieure des cadres, le Personnel de l'armée, cinq formations d'application, le Centre d'instruction de l'armée ainsi que le service spécialisé Femmes dans l'armée et diversité. Un tiers des quelque 2350 collaborateurs/trices exercent des professions civiles dans les domaines scientifique, technique, médical, psychologique, administratif ou sportif et contribuent, avec les militaires de carrière, au succès de l'armée. L'Armée suisse emploie plus de 9000 collaborateurs/trices dans quatre professions militaires et environ 200 professions civiles, et ce, sur 110 sites dans toute la Suisse. Elle assure également la relève en formant des apprenti/e/s dans plus de 30 métiers.