Assistante ou Assistant de direction - 100%

HUG - Hopitaux Universitaires de Genève; Genf; Vor Ort; CHF 90.000 - 120.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Hôpitaux Universitaires de Genève (HUG) recherche un(e) assistant(e) de direction au sein de la Direction médicale et qualité. Vous assurerez le secrétariat de direction avec autonomie et discrétion, tout en soutenant la Directrice médicale et en contribuant au bon fonctionnement des activités.

Vous assurez la gestion de dossiers complexes, coordonnez les échanges internes et externes, et veillez au respect des exigences de confidentialité et de qualité.

Qualifikationen

• Maturité commerciale ou équivalent et brevet fédéral requis.
• Expérience d'au moins 5 ans dans l'assistanat de direction dans une grande structure.
• Excellente organisation et gestion des priorités, sens de l'analyse et synthèse.

Aufgaben

• Gérer le secrétariat de direction de la Direction médicale et qualité.
• Coordonner les échanges avec les directions, services, autorités et partenaires externes.
• Soutenir la Directrice médicale dans la conduite de ses missions et assurer la confidentialité.
• Préparer les éléments nécessaires à la prise de décision et assurer le suivi des dossiers.
• Assurer la coordination administrative et le suivi de projets transversaux.

Kenntnisse

Organisation

Rigueur administrative

Gestion des priorités

Discrétion

Communication

Ausbildung

Brevet fédéral d'assistant(e) de direction

Tools

Suite bureautique

Informatique de gestion

Jobbeschreibung

Description De L'entreprise

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2025 en cliquant ici.

Description De L'entreprise

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2025 en cliquant ici.

La Direction médicale et qualité est une structure métier qui incarne l'autorité médicale au sens de la loi genevoise sur les établissements publics médicaux. Elle a pour mission de garantir la qualité et la sécurité des prestations médicales offertes par les HUG. Elle élabore, après consultation du Conseil médical d'établissement, la politique médicale des HUG et la propose aux instances compétentes. Elle veille à son application dans l'ensemble des HUG et en est le garant vis-à-vis du Comité de direction et du Conseil d'administration. La Directrice médicale est responsable, en particulier, de la recherche clinique et de la formation post-graduée. Elle approuve les pratiques médicales et thérapeutiques des services et unités médicales.

Description Du Poste

Au sein de la Direction médicale et qualité, vous assurez, de manière autonome et en étroite collaboration avec les autres membres du secrétariat, les activités d’un secrétariat de direction institutionnel. Vous apportez le soutien nécessaire à la Directrice médicale, membre du Comité de direction, dans la conduite de ses missions et contribuez au bon fonctionnement de la Direction médicale et qualité. Dans un environnement impliquant de nombreux interlocuteurs et interlocutrices internes et externes, vous délivrez des prestations avec un haut degré de professionnalisme, d’autonomie et de discrétion, tout en respectant rigoureusement la confidentialité et en tenant compte des enjeux institutionnels.

Vous assurez la gestion et le suivi de dossiers parfois complexes, coordonnez les échanges avec les directions, services, autorités, instances institutionnelles et partenaires externes, et contribuez à la préparation des éléments nécessaires à la prise de décision de la Direction médicale et qualité.

Dans le cadre des délégations qui vous sont confiées, vous devrez être en mesure de prendre les décisions relevant de votre périmètre de responsabilité, en évaluant les risques associés et en mobilisant les ressources nécessaires, y compris les directeurs directrices des différentes Directions et/ou les chefs et cheffes de Département.

Selon l'organisation du secrétariat et les besoins de la Direction médicale et qualité, il vous est également confié la responsabilité d'activités spécifiques, d'accompagnement d’instances, de commissions, de projets ou de processus transversaux dont vous assurerez la coordination administrative et le suivi dans le cadre du poste. Vous assurez aussi, de manière autonome, des tâches administratives diverses pour la Direction médicale et qualité, notamment en lien avec le support aux membres de l’équipe de ladite Direction.

L’ensemble de votre activité devra être réalisée dans un état d'esprit d'équipe, permettant un fonctionnement proactif du secrétariat de la Direction médicale et qualité.

Qualifications

Au bénéfice d'une maturité commerciale et du brevet fédéral d'assistant ou assistante de direction (ou d'un diplôme jugé équivalent), vous avez une expérience professionnelle d'au moins 5 ans dans un poste d'assistanat de direction au sein d'une grande structure.

Vous possédez un excellent sens de l'organisation, une rigueur administrative et une excellente gestion des priorités. Dans vos précédentes expériences, vous avez traité des dossiers complexes impliquant de multiples parties prenantes. Vos excellentes capacités d'analyse et de synthèse vous permettent d'anticiper les besoins, d'évaluer les enjeux, de gérer plusieurs activités simultanément et d'orienter les dossiers avec discernement dans un environnement exigeant.

Vous possédez d'excellentes capacités relationnelles et de communication et faites preuve de diplomatie vis-à-vis de vos interlocuteurs et interlocutrices. Vous accordez une importance primordiale à la prestation de service et au respect absolu de la confidentialité. De nature flexible, engagée et dynamique, vous privilégiez le travail en équipe et la collaboration.

Vous maîtrisez parfaitement le français et détenez une capacité rédactionnelle de haut niveau. Vous détenez une expertise dans l'utilisation des outils bureautiques et d'informatique de gestion. Enfin, vos connaissances linguistiques en anglais et/ou en allemand sont des atouts pour le poste.

Informations supplémentaires

• Entrée en fonction : dès que possible


• Nombre de postes : 1


• Taux d'activité : 100%


• Classe de fonction : 14


• Contrat : CDI


• Délai de candidature : 28.09.2026


• Demande de renseignements : Mme S. Hertzschuch Tiger, adjointe de direction, [e-mail]

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.