Assistant to Vice President

RUAG AG; Bern; On-site; CHF 90,000 - 130,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Homeoffice-Optionen

13 Monatslöhne

Prämien- und Zulagen

Job summary

RUAG AG in Bern sucht eine/n Assistant to Vice President. Die Rolle dient als zentrale Drehscheibe, unterstützt Leitung und Führungsteam in organisatorischen, administrativen und koordinativen Belangen und sorgt für reibungslosen Informationsfluss.

Sie arbeiten mit verschiedenen Organisationseinheiten, Führungskräften, Mitarbeitenden und externen Partnern zusammen. Neben klassischen Assistenzaufgaben übernehmen Sie kleinere Projekte und tragen zur Weiterentwicklung von Abläufen bei.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• indikation: min. 5 Jahre Berufserfahrung in Assistenz-/Koordinationsfunktionen.
• Sehr gute MS 365-Kenntnisse; SAP/SAP S/4HANA-Kenntnisse vorteilhaft.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse; Französischkenntnisse von Vorteil.
• Führerausweis Kategorie B von Vorteil.

Responsibilities

• Unterstützung der Leitung und des Führungsteams bei organisatorischen, administrativen und koordinativen Aufgaben.
• Koordination von Terminen, Sitzungen, Workshops und Geschäftsanlässen sowie Vor- und Nachbereitung.
• Organisation von Mail- und Kalenderführung; Nachverfolgung von Pendenzen und Fristen.
• Aufbereitung von Präsentationen, Entscheidungsgrundlagen, Reports und Protokollen.
• Bereichsübergreifende Informationskoordination zur Sicherstellung des Informationsflusses.
• Unterstützung operativer SAP-Aufgaben wie Auftragseröffnungen und Geschäftsvorgänge.
• Durchführung kleinerer Projekte, z. B. Organisation von Schulungen oder OE-Projekten.
• Identifikation von Optimierungspotenzialen und Weiterentwicklung administrativer Abläufe.

Skills

Terminmanagement

Kalenderführung

Protokollführung

Organisation

Kommunikation

Diskretion

Selbstständigkeit

Teamfähigkeit

Flexibilität

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

SAP/SAP S/4HANA

Microsoft 365

Job description

Als Assistant to Vice President bist du eine zentrale Drehscheibe innerhalb des Geschäftsfelds. Du unterstützt die Leitung und das gesamte Führungsteam bei organisatorischen, administrativen und koordinativen Themen, sorgst für einen effizienten Informationsfluss und behältst Termine, Pendenzen und wichtige Aufgaben im Blick.
Dabei arbeitest du mit unterschiedlichen Organisationseinheiten, Führungskräften, Mitarbeitenden und externen Partnern zusammen. Neben klassischen Assistenzaufgaben übernimmst du kleinere Projekte und operative Themen und bringst dich aktiv bei der Weiterentwicklung von Abläufen ein.

Assistant to Vice President

80-100

Bern

Das kannst du bewegen

• Du unterstützt die Leitung und das Führungsteam bei organisatorischen, administrativen und koordinativen Aufgaben.
• Du koordinierst Termine, Sitzungen, Workshops und Geschäftsanlässe und stellst deren Vor- und Nachbereitung sicher.
• Du organisierst die Mail- und Kalenderführung, koordinierst Pendenzen und behältst Fristen im Blick.
• Du bereitest Präsentationen, Entscheidungsgrundlagen, Reports und weitere Managementunterlagen auf und führst Protokoll.
• Du koordinierst Informationen über verschiedene Organisationseinheiten hinweg und stellst einen effizienten Informationsfluss sicher.
• Du übernimmst operative Aufgaben in SAP, beispielsweise Auftragseröffnungen und die Bearbeitung von Geschäftsvorgängen.
• Du führst kleinere Projekte und übernimmst eigenständig Themen wie beispielsweise die Organisation von Schulungsprogrammen oder OE-Projekten.
• Du erkennst Verbesserungspotenziale und unterstützt bei der Weiterentwicklung administrativer Abläufe.
• Zusätzlich zur Assistenzfunktion führt die Assistentin, der Assistent kleinere Projekte im Auftrag des Geschäftsfeld-Verantwortlichen und übernimmt operative Aufgaben, wie z.B. Auftragseröffnungen im SAP.

Das bringst du mit

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation sowie mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder vergleichbaren Funktion, idealerweise in einem grösseren oder komplexen Unternehmens- oder ICT-Umfeld.
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 und idealerweise gute SAP-/SAP S/4HANA-Kenntnisse.
• Erfahrung im Termin-, Aufgaben- und Pendenzenmanagement sowie in der Organisation von Sitzungen und Veranstaltungen.
• Du kannst komplexe Informationen strukturieren und adressatengerecht aufbereiten und verfügst über ein gutes Verständnis für organisatorische und projektbezogene Abläufe.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse sind von Vorteil.
• Führerausweis Kategorie B von Vorteil.

Deine Persönlichkeit

• Du bist loyal, vertrauenswürdig und diskret im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Du bist eine aufgestellte, freundliche und kommunikative Persönlichkeit, die gerne auf Menschen zugeht und unterschiedliche Perspektiven einbringt.
• Du arbeitest selbstständig, zuverlässig und strukturiert und behältst auch bei wechselnden Prioritäten den Überblick.
• Du packst gerne selbst mit an, kommunizierst sicher auf unterschiedlichen Hierarchiestufen und greifst auch einmal zum Telefon, statt nur E-Mails zu schreiben.
• Du bist flexibel, lösungsorientiert und hast Freude daran, Dinge zu organisieren, Menschen zusammenzubringen und gemeinsam etwas zu bewegen.
• Du bist damit nicht einfach klassische Assistenz, sondern eine kommunikative und selbstständige Drehscheibe für unser Führungsteam.

Erfüllst du nicht alle Voraussetzungen hundertprozentig? Wir sind stets auf der Suche nach talentierten und motivierten Personen, die unser Team bereichern möchten. Wir legen grossen Wert auf Vielfalt und Chancengleichheit und unser Ziel ist es, ein vielfältiges Team aufzubauen, in dem alle ihre persönlichen Stärken voll entfalten können. Wir ermutigen insbesondere alle Personen, unabhängig von ihrem Geschlecht, die möglicherweise Bedenken haben, eine Stelle in einem armeenahen Umfeld anzunehmen, sich zu bewerben.

Über den Bereich

Das Business Segment Computing, Communication Solutions & Products (CCSP) verantwortet vielfältige Kommunikationslösungen für die Schweizer Armee. Dazu gehören Integrationsprojekte, Eigenprodukte wie ERSA IMFS und TTEL, Service Level Agreements sowie das Handelsgeschäft Polycom. Weitere Schwerpunkte liegen bei Akku-Energie und Mini-Drohnen.

Deine Vorteile

Lohn und Nebenleistungen

Wir legen grossen Wert darauf, dass unsere Mitarbeitenden ein gesundes Gleichgewicht zwischen Beruf und Privatleben finden. Darum bieten wir unter anderem flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Optionen an.

Wir bieten dir ein leistungsorientiertes- und marktgerechtes Salär, 13 Monatslöhne sowie grosszügige Prämien- und Zulagen. Zusammen mit weiteren Nebenleistungen ergibt sich daraus ein attraktives Gesamtpaket.

Flexibles Arbeiten

Vergünstigungen

Bei RUAG profitierst du von Vergünstigungen in den Bereichen Mobilität und Verpflegung. Zudem profitierst du auf unserem Benefit-Portal von attraktiven Angeboten und hast Flottenrabatte bei verschiedenen renommierten Automarken.

Aufstiegs- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Das Potenzial unserer Mitarbeitenden zu fördern und zu entfalten ist uns wichtig. Durch Schulungen, Kurse und Weiterbildungen unterstützen wir sie dabei, ihre Fähigkeiten kontinuierlich auszubauen um ihre beruflichen Ziele zu erreichen.

Freizeitangebote

Unsere Mitarbeitenden liegen uns im Herzen. Deshalb schenken wir ihnen zum Geburtstag einen freien Tag, bieten ein vielfältiges Sportangebot und die Möglichkeit, ergänzend zum jährlichen Ferienguthaben zusätzliche freie Tage gegen Lohnabzug zu beziehen.

Deine Ansprechperson

Lars Thomann

Talent Acquisition Specialist