Assistant Head HR Switzerland

Emmi AG; Luzern; On-site; CHF 90,000 - 120,000; Full time

Job summary

Emmi AG in Luzern sucht eine engagierte Assistenz/Koordination, die die Leitung HR Schweiz vorausschauend organisiert und administrative Aufgaben eigenständig übernimmt.

Sie bereiten Sitzungen, Workshops und HR-Veranstaltungen professionell vor, erstellen Präsentationen und korrespondieren zuverlässig mit internen sowie externen Stakeholdern auf Deutsch und Englisch. Dabei nutzen Sie Microsoft 365 und KI-Tools, um Prozesse effizienter zu gestalten.

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz- oder Koordinationsfunktion.
• Selbstständiges, strukturiertes und zuverlässiges Arbeiten.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse; Präsentationen erstellen.

Responsibilities

• Vorausschauend Organisation des Arbeitsalltags der Leitung HR Schweiz, inkl. Kalender- und Terminmanagement.
• Sitzungen, Workshops, HR-Veranstaltungen und Gremien professionell vorbereiten, Inhalte koordinieren und Pendenzen im Blick behalten.
• Erstellst und überarbeitest Präsentationen, Briefings und Entscheidungsgrundlagen; Infos adressatengerecht auf den Punkt bringen.
• Verlässliche Ansprechperson für interne und externe Stakeholder; administrative Aufgaben selbstständig erledigen.
• Kleinere Projekte vorantreiben und digitale Tools sowie KI nutzen, um Abläufe effizienter zu gestalten.

Skills

Organisationsfähigkeit

Terminkoordination

Präsentationen erstellen

Stakeholder-Kommunikation

Microsoft 365

Tools

Microsoft 365

Job description

Das kannst du bewirken

• Den vielseitigen Arbeitsalltag der Leitung HR Schweiz organisierst und koordinierst du vorausschauend – vom Kalender- und Terminmanagement bis zur Korrespondenz.
• Sitzungen, Workshops, HR-Veranstaltungen und wichtige Gremien bereitest du professionell vor und nach, koordinierst die Inhalte und behältst Pendenzen und nächste Schritte im Blick.
• Du erstellst und überarbeitest Präsentationen, Briefings und Entscheidungsgrundlagen und bringst relevante Informationen verständlich und adressatengerecht auf den Punkt.
• Als verlässliche Ansprechperson für interne und externe Stakeholder übernimmst du administrative und organisatorische Aufgaben selbstständig und sorgfältig.
• Kleinere Projekte und Arbeitspakete treibst du eigenständig voran und nutzt digitale Tools und KI, um Abläufe einfacher und effizienter zu gestalten.

Das bringst du mit

• Du verfügst über mehrere Jahre Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz- oder Koordinationsfunktion, idealerweise im Umfeld einer Geschäfts- oder Bereichsleitung.
• Selbstständiges, strukturiertes und ausgesprochen zuverlässiges Arbeiten zeichnet dich aus. Du denkst voraus und erkennst, was als Nächstes gebraucht wird.
• Im Austausch mit unterschiedlichen Ansprechpartner:innen und Hierarchiestufen trittst du sicher und professionell auf – auf Deutsch wie auch auf Englisch.
• Präsentationen und Unterlagen bereitest du, strukturiert und ansprechend auf und bringst Inhalte verständlich auf den Punkt.
• Im Umgang mit Microsoft 365 bist du sicher und nutzt neue digitale Tools und KI gerne, um deine Arbeit effizienter zu gestalten. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen ist für dich selbstverständlich.

Willkommen in der Emmi Welt

Emmi ist die führende Herstellerin von hochwertigen Milchprodukten in der Schweiz mit einer eigenen Präsenz in 15 Ländern. Ihre Qualitätsprodukte vertreibt Emmi in rund 60 Ländern und stellt diese an 73 eigenen Produktionsstandorten in 13 Ländern her. Mit rund 12'800 Mitarbeitenden, von denen rund 75 % ausserhalb der Schweiz tätig sind, erwirtschaftete die börsennotierte Emmi Gruppe (EMMN) 2025 einen Umsatz von CHF 4.7 Milliarden.