Archives & Records Managment Specialist

Geneva Com; Genf; Híbrido; CHF 70.000 - 80.000; A tiempo parcial

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

25 jours de congés payés

Pension

Aide à la relocalisation

Descripción de la vacante

La position d’Archives & Records Management Specialist est proposée par Médecins Sans Frontières Suisse (MSF) à Genève. Le poste est à temps partiel (80%) et vise à déployer et maintenir une architecture documentaire harmonisée adaptée aux réalités opérationnelles de MSF-Suisse.

Le rôle couvre le cycle de vie des documents, la conformité RGPD, et la sécurité de l’information, en collaboration avec une équipe internationale et pluridisciplinaire.

Formación

• Diplôme ou équivalent en sciences de l’information ou histoire.
• Expérience en gestion d’archives, idéalement dans un contexte international.
• Bonne connaissance du RGPD et des normes archivistiques.
• Maîtrise des outils de gestion d’archives et de l’information.

Responsabilidades

• Maintenir et adapter le cycle de vie des documents de MSF-Suisse (papier et digital).
• Garantir l’application des obligations de conservation en lien avec le RGPD et les normes archivistiques.
• Mitiger les risques de perte d’information.
• Assurer la collecte, le traitement, la description, la conservation, la communication et la destruction sécurisée des documents.
• Concevoir et mettre à jour des référentiels et outils pour la gestion des documents.
• Assurer la continuité des activités lors des absences du personnel.

Conocimientos

Français

Anglais

Gestion d’archives papier

Cycle de vie des documents

Connaissance RGPD

Microsoft 365

Atom

Educación

Diplôme universitaire en sciences de l’information ou histoire

Herramientas

Microsoft 365

Atom

Descripción del empleo

Administration, HR, Management, Accounting/Finance

Archives & Records Managment Specialist

locations: GENEVA

time type: À temps partiel

time left to apply: Date de fin : 18 octobre 2026

Nous recherchons des candidats passionnés, prêts à contribuer à notre mission humanitaire.

Vous trouverez ci-dessous les détails du poste et le profil recherché.

Inclusion et diversité chez MSF

Vos qualifications et votre expérience ne correspondent pas exactement à toutes les exigences du poste ?

Chez MSF OCG, nous nous engageons en faveur d’une culture inclusive qui soutient et amplifie la diversité des voix de nos collaborateurs. Nous nous efforçons de créer des environnements de travail où des équipes composées de personnes aux origines, caractéristiques, perspectives, idées et expériences diverses travaillent ensemble pour faire avancerla mission sociale de MSF et obtenir de meilleurs résultats pour nos patients et les communautés avec lesquelles nous travaillons.

Nous comprenons que certaines personnes puissent hésiter à postuler si ellesne répondent pas à toutes les exigences du poste. Des études montrent que c'est particulièrement vrai pour les femmes. Si vous estimez que votre profil correspond à ce poste, nous vous invitons à postuler même si vous ne remplissezpastoutes les conditions requises.

Nous encourageons les candidatures de personnes de tous genres, âges, orientations sexuelles, origines ethniques, milieux, religions, croyances, capacités et toutes autres caractéristiques de diversité.

MSF ne tolère pas l'exploitation et les abus sexuels, ni aucune forme de discrimination ou de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel. Tous les candidats sélectionnés feront l'objet d'une vérification de leurs références.

Contexte et mission

Médecins Sans Frontières est une organisation médicale et humanitaire internationale indépendante qui apporte des soins aux personnes dans le besoin, aux personnes touchées par des catastrophes naturelles ou d’origine humaine, ainsi qu’aux victimes de conflits armés, sans discrimination et sans distinction de race, de religion, de croyance ou d’affiliation politique (Charte de MSF).

Le mouvement MSF s'articule autour de 5 centres opérationnels soutenus par 24 sections et bureaux à travers le monde. Le Centre opérationnel de MSF à Genève (MSF OCG) est l'un de ces centres.

La position a pour but de déployer et maintenir une architecture documentaire institutionnelle harmonisée, adaptée aux réalités opérationnelles de MSF-Suisse permettant :

• La continuité des activités malgré l’instabilité (sécurité, turnover, urgences)
• La réduction des risques de perte d’information critique
• La traçabilité, la redevabilité et la mémoire institutionnelle
• L’adaptabilité aux contextes terrain hétérogènes

Principales responsabilités

• Maintient et adapte le cycle de vie des documents, tant papier que digital, de MSF-Suisse, en tenant compte des contextes des missions
• Garantit l’application des obligations légales de conservation en lien avec le RGPD et les normes archivistiques
• Mitige les risques de perte d’information
• Assure la collecte, le traitement, la description, la conservation, la communication et la destruction sécurisée des documents
• Conçoit et met à jour des référentiels et outils pour favoriser la gestion des documents, tant au niveau des missions que du Siège
• Assure la continuité des activités de l’unité ADOC lors de l’absence de ses collègues (documentaliste-archives digitales)

Profil recherché

Education

• Degré tertiaire ou équivalent en Sciences de l’Information ou en Histoire
• Expérience forte en environnement complexe/ international un atout

Expérience

• Expérience avérée en gestion d’archives papier et en cycle de vie de documents
• Expérience dans l’humanitaire un plus

Compétences Techniques

• Maîtrise des normes et réglementations liées aux archives et à la protection des données
• Connaissance des outils de gestion d’archives et de gestion de l’information
• Compétence en modélisation du cycle de vie documentaire
• Intérêts pour les enjeux géopolitiques
• Connaissances en outils bureautique et de collaboration courants (Microsoft 365)
• Connaissance d’Atom est un atout

Langues

• Le Français et l’Anglais sont les langues de travail à MSF-Suisse et nécessaire pour la position
• Toute autre langue bienvenue

Qualités personnelles

• Capacités d’analyse, d’organisation et de structuration
• Aptitude à la pédagogie, au sens du service et au travail transversal
• Capacité à travailler dans un univers multiculturel
• Aptitude à la flexibilité et à la gestion du stress

Conditions de travail

• Poste à temps partiel 80% (32h/semaine)
• Contrat à durée indéterminée
• Lieu de travail : Genève
• Date de début idéale : Dès que possible
• Salaire annuel brut (à 80%) : de CHF 69’897.- à CHF 80’486.- (salaire en fonction de l'expérience équivalente et de la grille salariale interne).
• Vacances payées : 25 jours par an, pro rata temporis, plus les jours fériés suisses tombant pendant la durée du contrat.
• Caisse de pension : contribution à la caisse de pension (2e pilier-LPP) couverte à raison de 3/4 par MSF et 1/4 par l’employé.
• Aide à la relocalisation en cas de déménagement d'un autre pays vers la Suisse.

Comment postuler

Les candidats sont invités à soumettre leur candidature via uniquement notre plateforme de recrutement en respectant les conditions suivantes.

• CV (maximum 2 pages)
• Lettre de motivation (maximum 1 page)
• Les documents doivent être rédigés en français ou en anglais.

La date limite de candidature est fixée au : 2026-10-18

Nous nous réservons le droit de clôturer cette offre d'emploi plus tôt si nous recevons un nombre suffisant de candidatures de qualité.

Toutes les candidatures seront traitées de manière confidentielle.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

Veuillez noter que nous ne souhaitons pas faire appel aux services d'agences de recrutement ou de placement.