Volunteer Services Officer

Catalyste+; Toronto; Hybrid; CAD 50,000 - 70,000; Full time

Job summary

Catalyste+ recherche un(e) Agent(e) des services aux volontaires, responsable de l'engagement et du déploiement des conseillers pour son programme de renforcement du pouvoir des femmes. Le rôle inclut le recrutement de candidats, le soutien administratif, et la gestion des relations avec les conseillers. Ce poste offre un environnement de travail gratifiant avec des horaires flexibles et des avantages sociaux complets.

Benefits

Équilibre travail/vie personnelle

Sécurité sociale complète

Formation interne et événements de développement

Programme de mentorat

Qualifications

• 1-3 ans d'expérience pertinente en programmes internationaux ou administratifs.
• Expérience de travail avec des volontaires dans le secteur à but non lucratif.
• Compétences excellentes en communication écrite.

Responsibilities

• Identifie et engage des candidats appropriés à partir de la base de données.
• Fournit un excellent service client et un soutien administratif aux conseillers.
• Prépare et traite les demandes d'avances avant le départ.

Skills

Service à la clientèle

Recherche et analyse

Communication

Adaptabilité

Sensibilité culturelle

Education

Diplôme universitaire en Développement international, Gestion des ressources humaines

Tools

Microsoft Word

Microsoft Excel

Outlook

Gestion de base de données

Job description

SUMMARY

Reporting to the Recruitment Manager, the Volunteer Services Officer (VSO) is responsible for proactively searching the Catalyste+ database and matching Catalyste+ Advisors (CAs) to assignment requirements for our Accelerating Women’s Empowerment program. The VSO also provides excellent customer service to CAs while preparing them for their assignments and ensuring the smooth deployment, including pre-assignment debrief and post-assignment feedback. The VSO will work closely with Program staff, CAs, and In-Country Team (ICT) members in the day-to-day delivery of assignments and other ad hoc duties.

This position is preferred to be based in either Toronto or Montreal. However, qualified candidates based anywhere in Ontario, Quebec, British Columbia or the Northwest Territories will also be considered.

PRIMARY RESPONSIBILITIES

Assignment Recruitment

• Identifies and engages suitable candidates from the CA database to meet assignment requirements within established timelines
• Builds and maintains a diverse pool of experienced CAs to support both current and future assignment needs
• Conducts ongoing reviews of the CA database to ensure readiness and alignment with evolving program priorities

Volunteer Engagement & Deployment

• Provides excellent customer service and administrative support to CAs in preparation for their assignments;
• Partner with Catalyste+’s travel agency to ensure best available travel is booked for CAs and Global Affairs Canada (GAC) compliant;
• Assists CAs to obtain travel visas, ensure travel documents are valid and that CAs have completed all the necessary forms prior to their departure as required (i.e. medical forms, waivers, expense advances, etc.) through Catalyste+'s online system;
• Communicates with Catalyste+ ICT members and Program Managers (PMs) as needed to coordinate CA travel logistics;
• Provides detailed pre-departure briefing to CAs around ICT members, local customs as required, logistics and assignment preparation;
• Prepares assignment advance requests and liaise with the Accounting department to ensure timely processing of pre-departure expenses;
• Ensures CAs have completed their pre-departure online compliance training modules;
• Manages post-assignment documents collection from CAs, (i.e. expense claims, timesheets, work plans) and follow-up on overdue items;
• Enters all necessary documentation into the database (QuickBase) and ensure all information is up to date;
• Reviews the Catalyste+ Advisor Feedback Form (CAFF) after each assignment for quality assurance and follow-up with CAs for de-briefing purposes when necessary;
• Gathers feedback from ICT’s (and/or Program staff) around CA performance quality to provide additional feedback to the CA post-assignment;
• Other duties as assigned.

SECONDARY RESPONSIBILITIES

• Contributes to the development and execution of Catalyste+’s overall external recruitment strategy;
• Build and maintain relationships with community associations, educational institutions, and other partner organizations to recruit new volunteers;
• Contributes to special projects and training related to client service, CA recruitment and deployment;
• Contributes to the development of new forms and processes to constantly improve the volunteer experience;
• Regularly meets with Program staff to stay informed on assignments and CAs actions in the field;
• Assists, as required, in CA misconduct incidents;
• Responds to general inquiries regarding Catalyste+’s programs and services.

KNOWLEDGE AND SKILL REQUIREMENTS

• University degree in International Development, Human Resources Management / related field or 1-3 years of relevant experience in international or administrative programs
• Experience working with volunteers in the not-for-profit sector is an asset
• Excellent written English skills required
• Excellent customer service skills
• Comfortable speaking to groups and representing the organization at public events
• Demonstrated initiative and entrepreneurial spirit; comfortable taking ownership of outreach efforts and trying new approaches to engage the community
• Strong research and analytical skills with the ability to produce reports and summary of findings
• Culturally sensitive and capable of preserving confidential or sensitive information
• Able to readily adapt to change, multi-task, coordinate and prioritize day-to-day workload to meet tight timelines
• Able to manage high volumes of emails, calls and data management
• Able to work proactively and independently
• Proficient in Microsoft Word, Excel, Outlook and database management
• Knowledge of French or Spanish is an asset

WHAT’S IN IT FOR YOU

• Rewarding and meaningful work environment
• Work/Life balance; remote or hybrid work and flexible schedules
• Competitive base salary
• Comprehensive Health Benefits plan
• Employer-matched pension
• General time-off policies
• Mental Health & Wellness Programs
• Internal training & development events
• Mentorship program
• Innovative, collaborative & creative work environment
• Holiday office closure
• Value diversity and inclusiveness

Application deadline: Friday July 18th, 2025

Catalyste+ is an employer who subscribes to the principle of equal access to employment.

We thank all applicants for their interest, but only those selected for an interview will be contacted.

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AGENT(E) DES SERVICES AUX VOLONTAIRES

RÉSUMÉ

Sous la supervision du gestionnaire de recrutement, l'agent(e) des services aux volontaires (SV) est responsable de rechercher de manière proactive dans la base de données de Catalyste+ et d'associer les conseillers Catalyste+ (CC) aux exigences des affectations pour notre programme Accélérer le renforcement du pouvoir des femmes (AWE). L'agent(e) des services aux volontaires offre un excellent service client aux CC en les préparant à leurs affectations et en garantissant un déploiement fluide, y compris un briefing avant l’affectation et un retour d'expérience après l’affectation. Il/elle travaille en étroite collaboration avec le personnel du programme, les CC et les membres de l'équipe locale pour assurer la mise en œuvre quotidienne des affectations et autres tâches ponctuelles. Ce poste est basé en Ontario, Québec, Colombie-Britannique ou Territoires du Nord-Ouest.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :

Recrutement pour les affectations

• Identifier et engager des candidats appropriés à partir de la base de données des AC pour répondre aux exigences d'affectation dans les délais impartis ;
• Constituer et entretenir un vivier diversifié d'AC expérimentés pour répondre aux besoins d'affectation actuels et futurs ;
• Procéder à des examens continus de la base de données des AC pour s'assurer qu'elle est prête et alignée sur l'évolution des priorités du programme.

Engagement et déploiement des bénévoles

• Offrir un excellent service client et un soutien administratif aux CC en préparation à leurs affectations ;
• Collaborer avec l'agence de voyage de Catalyste+ pour réserver les meilleures options de voyage conformes aux exigences d'Affaires mondiales Canada (AMC) ;
• Aider les CC à obtenir leurs visas, vérifier la validité de leurs documents de voyage et s'assurer qu'ils ont complété tous les formulaires requis avant leur départ (ex. : formulaires médicaux, décharges, avances de frais, etc.) via le système en ligne de Catalyste+ ;
• Communiquer avec les membres de l'équipe locale et les gestionnaires de programme pour coordonner la logistique des voyages des CC ;
• Fournir un briefing pré-départ détaillé aux CC sur les membres de l'ICT, les coutumes locales, la logistique et la préparation de l’affectation ;
• Préparer les demandes d'avances de l’affectation et coordonner avec le service comptable pour assurer un traitement rapide des dépenses pré-départ ;
• S'assurer que les CC ont complété leurs modules de formation en ligne obligatoires avant le

départ ;

• Gérer la collection des documents des CC après l’affectation (ex. : notes de frais, feuilles de temps, plans de travail) et assurer le suivi des documents en retard ;
• Enregistrer tous les documents nécessaires dans la base de données (QuickBase) et garantir la mise à jour des informations ;
• Examiner le formulaire de retour d'expérience des CC après chaque affectation pour assurer la qualité et effectuer un suivi débriefing si nécessaire ;
• Recueillir les retours des membres de l'ICT (et/ou du personnel du programme) sur la qualité des performances des CC afin de leur fournir un retour supplémentaire après l’affectation ;
• Effectuer d'autres tâches au besoin.

Responsabilités secondaires

• Contribuer à l'élaboration et à l'exécution de la stratégie globale de recrutement externe de Catalyste+ ;
• Établir et entretenir des relations avec des associations communautaires, des établissements d'enseignement et d'autres organisations partenaires afin de recruter de nouveaux volontaires ;
• Contribuer à des projets et la formation spéciaux liés au service client, au recrutement et au déploiement des CC ;
• Participer au développement de nouveaux formulaires et processus pour améliorer l'expérience des volontaires ;
• Rencontrer régulièrement le personnel du programme pour rester informé(e) des affectations et des activités des CC sur le terrain ;
• Favoriser les échanges d'informations et d'idées entre le personnel de Catalyste+ au Canada, les équipes locales et les CC ;
• Aider, si nécessaire, à gérer les incidents impliquant des CC ;
• Répondre aux demandes générales concernant les programmes et services de Catalyste+ ;
• Soutenir, si requis, le gestionnaire de programme dans l'engagement et la contractualisation de consultants pour compléter les affectations des CC ;
• Contribuer à la rédaction de rapports et de documents de communication pour la mobilisation du public.

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES REQUISES

• Diplôme universitaire en développement international, gestion des ressources humaines ou domaine connexe, ou 1-3 ans d'expérience pertinente en programmes internationaux ou administratifs ;
• Expérience de travail avec des volontaires dans le secteur à but non lucratif (un atout) ;
• Excellentes compétences rédigées en anglais ;
• Compétences supérieures en matière de service à la clientèle ;
• A l'aise pour s'adresser à des groupes et représenter l'organisation lors d'événements publics ;
• Esprit d'initiative et d'entreprise démontré ; à l'aise pour s'approprier les efforts de sensibilisation et essayer de nouvelles approches pour impliquer la communauté ;
• Solides compétences en matière de recherche et d'analyse, avec la capacité de produire des rapports et des résumés des résultats ;
• Sensibilité culturelle et aptitude à gérer des informations confidentielles ou sensibles ;
• Capacité d'adaptation, multitâche et prioritisation des charges de travail sous des délais serrés ;
• Gestion efficace de volumes importants d'emails, d'appels et de données ;
• Capacité à travailler de manière proactive et autonome ;
• Maîtrise de Microsoft Word, Excel, Outlook et des bases de données ;
• Connaissance de la gestion axée sur les résultats et autres méthodes participatives ;
• Connaissance du français ou de l'espagnol (un atout).

CE QUE VOUS Y GAGNEREZ

• Environnement de travail gratifiant et enrichissant
• Conciliation travail/vie personnelle; travail à distance ou hybride et horaires flexibles
• Régime de prestations de santé complètes
• Pension abondée par l'employeur
• Programmes de santé mentale et de bien-être
• Formation interne et événements de développement
• Programme de mentorat
• Environnement de travail innovant, collaboratif et créatif
• Salaire de base compétitif
• Politique générale en matière de congés
• Fermeture des bureaux pendant les fêtes
• Valorisation de la diversité et de l'intégration

Date limite de dépôt des candidatures : le 18 juillet 2025

Catalyste+ est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais seules les personnes sélectionnées pour un entretien seront contactées.