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Temporary Administrative Assistant

Canadian Association of Labour Media

Toronto

On-site

CAD 45,000 - 55,000

Full time

8 days ago

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Job summary

The Canadian Association of Labour Media is seeking a Temporary Administrative Assistant in Toronto to support various departments. This role entails managing administrative tasks in a fast-paced environment, requiring excellent communication and organizational skills. The ideal candidate will have a background in administrative work and thrive under pressure while juggling several tasks.

Qualifications

  • 2 years of experience in a similar role.
  • Bilingual in French and English is an asset.
  • Experience working in a labor or political environment preferred.

Responsibilities

  • Perform daily administrative functions and provide accurate information.
  • Coordinate conferences and manage travel arrangements for staff.
  • Compile, format, and finalize various documents and correspondence.

Skills

Organizational skills
Time management
Communication skills
Problem solving

Education

Post-secondary education or equivalent

Tools

Microsoft Outlook
Microsoft Word
Microsoft Excel
Microsoft PowerPoint
InDesign

Job description

Job Title: Temporary Administrative Assistant
Departments: Health, Safety and Environment, Skilled Trades
Location: National Office – Toronto

Unifor is looking for an enthusiastic and skilled temporary full-time Administrative Assistant (maternity & parental leave replacement) to provide support to the Health, Safety and Environment (HSE), and the Skilled Trades departments, out of the National office. The successful candidate will be working in a fast-paced, deadline-driven environment, supporting several Service Representatives, and must be highly organized with the ability to prioritize.

Duties and responsibilities may include, but are not limited to:

  • Perform daily administrative functions in a punctual, professional manner;
  • Provide accurate information and exemplary service while managing emails, phone calls from officers, directors, department heads, staff and local members;
  • Prepare all documents and correspondences to support the Directors of the departments;
  • Work with Directors of the departments to organize multiple conferences, training courses and prepare materials for national and regional councils, when needed;
  • Organize cost-effective travel arrangements and itineraries for staff as required;
  • Use independent judgment to compose, format, and edit letters, memos, correspondence, reports and presentations from draft stage to finalization;
  • Follow an organized filing/document management process for electronic and paper documents;
  • Manage schedules/calendars for staff as required;
  • Process office invoices with appropriate approvals in a timely manner.
  • Other duties assigned.

Position Requirements:

  • Post-secondary education, diploma holder or equivalent experience;
  • At least 2 years’ experience in a similar role or equivalent;
  • Experience working in a labour or political environment;
  • Strong proficiency in online meeting coordination (i.e. Zoom and Teams meetings);
  • Strong project, event and time management skills, with the ability to juggle multiple tasks and projects at once while working within sometimes tight and competing deadlines;
  • Excellent interpersonal, written and verbal communication skills, including effective phone etiquette, to diverse audiences and attention to detail;
  • Excellent attention to detail.
  • Strong ability to work in a deadline driven environment while managing competing priorities.
  • Strong proficiency in Microsoft Outlook and Word, Excel and PowerPoint;
  • Proficiency in InDesign or a similar product;
  • Ability to solve problems and deal with ambiguous situations;
  • Highly motivated self-starter with ability to work independently as well as in a team environment.
  • Bilingual in French and English is an asset;

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Titre de poste: Adjointe administrative ou adjoint administratif temporaire
Services : Santé, sécurité et environnement, métiers spécialisés
Lieu: Bureau national, Toronto

Unifor est à la recherche d’une adjointe administrative ou d’un adjoint administratif temporaire à temps plein, à la fois dynamique et compétent (remplacement de congé de maternité et de congé parental), pour soutenir le Service de la santé, de la sécurité et de l’environnement (SSE) et le Service des métiers spécialisés, à partir du bureau national. La candidate retenue ou le candidat retenu travaillera dans un environnement en évolution rapide et grandement influencé par les échéances, et appuiera plusieurs représentantes et représentants du service. La personne retenue devra être très organisée et savoir établir les priorités.

Les tâches et responsabilités peuvent inclure, sans toutefois s’y limiter, ce qui suit:

  • Exécuter les tâches administratives quotidiennes de manière ponctuelle et professionnelle;
  • Fournir des renseignements précis et un service exemplaire tout en gérant les courriels, les appels téléphoniques des dirigeantes et dirigeants, des directrices et directeurs, des responsables de service, des représentantes et représentants, et des membres des sections locales;
  • Rédiger tous les documents et toute la correspondance pour assister la directrice ou le directeur et les initiatives du service;
  • Travailler avec les directrices et directeurs de service afin d’organiser plusieurs conférences, des cours de formation et préparer des documents pour les conseils nationaux et régionaux, au besoin;
    Prendre des réservations et prévoir des itinéraires de voyage rentables pour le personnel, selon les besoins;
  • Faire preuve de discernement pour composer, mettre en forme et réviser des lettres, des notes de service, de la correspondance, des rapports et des présentations, de l’ébauche à la finalisation;
  • Suivre un processus organisé de classement et de gestion des documents électroniques et papier;
  • Gérer les emplois du temps/calendriers des représentant(e)s, selon les besoins;
  • Traiter les factures de bureau munies des approbations appropriées en temps opportun.
  • Autres tâches assignées.

Exigences du poste:

  • Formation postsecondaire, titulaire d’un diplôme ou expérience équivalente;
  • Minimum de 2 ans d’expérience à un poste similaire ou équivalent;
  • Expérience de travail dans un environnement syndical ou politique.
  • Excellente compétence en matière de coordination de réunions en ligne (c.-à-d. réunions Zoom et Teams).
  • Solides compétences en gestion de projets, d’événements et du temps, avec la capacité de jongler avec plusieurs tâches et projets à la fois tout en travaillant dans des délais parfois serrés et concurrents;
  • Excellentes aptitudes en communication interpersonnelle, écrite et verbale, y compris une étiquette téléphonique efficace, à l’égard de divers publics et le souci du détail;
  • Un souci du détail irréprochable.
  • Forte capacité à travailler dans un environnement soumis à des délais serrés tout en gérant des priorités concurrentes.
  • Solide maîtrise de Microsoft Outlook et de Word, Excel et PowerPoint;
  • Maîtrise d’InDesign ou d’un produit similaire;
  • Capacité à résoudre des problèmes et à composer avec des situations ambiguës;
  • Personne autonome et hautement motivée, capable de travailler de manière indépendante et en équipe.
  • Bilinguisme en français et en anglais, un atout;
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